30/07/2021

DE PERSONELE REORGANISATIE -
ALS HET PERSONEELSBESTAND JOUW GROOTSTE ZORG IS

Verkeer je in zwaar weer en zijn de loonkosten de grootste molensteen? Bijvoorbeeld omdat je te maken hebt met een omzetdaling. Of er is sprake van beëindiging van een bepaalde bedrijfsactiviteit. In zulke situaties kom je langdurig met boventallig personeel te zitten. Je bent genoodzaakt van één of meerdere mensen tegelijk afscheid te nemen “om bedrijfseconomische redenen”. De personele reorganisatie van artikel 7:669 lid 3a BW kan dan een oplossing bieden.

Inhoudsopgave

Wanneer kan ik dit instrument inzetten?

In feite gaat het hier om het verkrijgen van een ontslagvergunning via het UWV. Die houdt in dat je toestemming krijgt om de arbeidsovereenkomst met de betreffende werknemer(s) op te zeggen. Daarvoor kom je in aanmerking onder de volgende omstandigheden:

  1. Er vervallen definitief één of meerdere arbeidsplaatsen voor minimaal de komende 26 weken;
  2. Je kunt de betreffende werknemer(s) niet inzetten op een andere passende functie, ook niet na bijscholing;
  3. Het vervallen van de arbeidsplaats(en) is te wijten aan “bedrijfseconomische redenen”, zoals een slechte financiële positie, technologische of organisatorische veranderingen, beëindiging van bedrijfsactiviteiten, bedrijfsverhuizing.
  4. Ook moet je een flinke geldsom beschikbaar hebben om de onvermijdelijke transitievergoedingen te kunnen betalen.

Een transitievergoeding is een wettelijke vergoeding die je verschuldigd bent als compensatie voor het ontslag. De hoogte van de transitievergoeding hangt af van het loon van de werknemer en het aantal dienstjaren. Het is dus belangrijk snel een inschatting te maken van de benodigde geldsom. Zeker wanneer je werknemers hebt die al langere tijd in dienst zijn, kunnen de transitievergoedingen hoog oplopen.

Wanneer is er sprake van “bedrijfseconomische redenen”?

Hieronder vind je een aantal typische gebeurtenissen die als “bedrijfseconomische redenen” kunnen gelden:

  • Slechte financiële positie;
  • Organisatorische veranderingen;
  • Technologische veranderingen, zoals automatisering waardoor arbeidsplaatsen vervallen;
  • Een bedrijfsverhuizing;
  • De beëindiging van (een deel van) de bedrijfsactiviteiten;
  • Vervallen van (loonkosten) subsidie;
  • Structurele vermindering van werk binnen het bedrijf.

Vooral die laatste grond is veelvoorkomend. In tijden van Corona zal dat logischerwijs niet anders zijn. Wanneer de omzet fors is teruggelopen en herstel langer uitblijft, volgt verslechtering van de financiële situatie natuurlijk. Deze “bedrijfseconomische redenen” zullen dan een valide opstap zijn om afscheid te kunnen nemen van mensen om zo het bedrijf te redden.

Hoe gaat dat in zijn werk? Wat kan ik verwachten?

Oké, je hebt dus een vergunning nodig van het UWV. Om jou te helpen om te bepalen of dit instrument iets voor jou is, beschrijven we hieronder wat je ongeveer kunt verwachten als je voor zo’n traject kiest.

In de praktijk wisselt het verloop natuurlijk erg. Soms worden er stappen overgeslagen, zijn er complicaties of juist helemaal niet. Wat bijvoorbeeld veel uitmaakt is of de werknemers zich erbij neerleggen of juist fel verweer gaan voeren. Veel hangt ook af van jou als ondernemer. Als je het randje opzoekt, heb je meer weerstand te verwachten dan wanneer je aan de veilige of ruimhartige kant zit.

Stap 1: Maak een reorganisatieplan

Hoeveel ontslagen moeten er vallen, binnen welke functie(s) en – vooral – waarom? Is de reorganisatie in die omvang aantoonbaar noodzakelijk om levensvatbaar te blijven? De voorgenomen maatregelen moeten uitgedacht, onderbouwd en doorgerekend worden. Deze informatie en documentatie heb je nodig voor het verdere proces.

Een typisch reorganisatieplan gaat in op de volgende onderwerpen:

  1. Achtergronden en motieven die tot de voorgenomen organisatieverandering hebben geleid
  2. Beschrijving huidige & gewenste situatie
  3. Financiële onderbouwing: wat kost de reorganisatie en wat levert deze (op termijn) op
  4. Personele gevolgen (was/wordt overzicht, formatieplaatsenplan)
  5. Sociale regelingen: sociaal plan met de vakbonden of met de OR
  6. Planning- en implementatie (data van boventalligheid, duur herplaatsingstermijn)
  7. Advies- en besluitvormingsproces (medezeggenschap & vakbonden)
  8. Communicatie

Stap 2: Breng het speelveld in kaart. Met welke wetten of bijzonderheden moet jij rekening houden?

Hoe groter jouw organisatie en hoe groter jouw reorganisatie, hoe groter de kans is dat je een verzwaard traject moet doorlopen. Deze situaties maken het traject een stuk bewerkelijker.

  • Als je meer dan 20 personeelsleden wilt ontslaan moet er een Melding Collectief Ontslag bij het UWV worden gedaan. Ook moet dan melding bij de betrokken vakbonden worden gedaan. In die gevallen volgt een sociaal plan en moet er bijzondere aandacht worden besteed aan de gevolgen van het ontslag voor de betrokken personeelsleden.
  • Heb je te maken met een Ondernemingsraad (OR), bijvoorbeeld omdat jouw bedrijf meer dan 50 werknemers heeft, dan moet dat orgaan bij de reorganisatie worden betrokken. De OR moet tijdig mee kunnen denken en moet wezenlijke invloed uit kunnen oefenen. Dat is dus vóórdat je een definitief besluit neemt en daar uitvoering aan gaat geven.

Stap 3: Bepaal – volgens de spelregels – welke personeelsleden het ontslag zal treffen en per wanneer

Je kunt niet zomaar de werknemers uitkiezen die je wilt houden en welke je juist kwijt wilt. Als je het slim doet kun je wel een beetje sturen, maar de besluiten moeten op objectieve gronden worden genomen. Zo moet je eerst de functiegroepen bepalen waarbinnen de ontslagen vallen. Vervolgens moet de rangorde worden bepaald.  Zo dien je eerst afscheid te nemen van werknemers met flexibele contracten en pensioengerechtigden voordat werknemers met arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd voor ontslag in aanmerking komen. Tot slot wordt via het afspiegelingsbeginsel bepaald welke werknemers het precies zal betreffen. Een zorgvuldig werkje dus.

Stap 4 : Win advies van de Ondernemingsraad in

Oké, wat jou betreft is het reorganisatieplan nu klaar om ten uitvoer te worden gebracht. Is er een Ondernemingsraad? Dan heb je in dit stadium al overleg met hen gehad. Het plan moet eerst nog aan de OR worden voorgelegd om er advies over uit te brengen.

Het advies van de OR dient in het uiteindelijke totale plan te worden opgenomen. Wordt het advies niet gevolgd, dan dient de reden van afwijking te worden gemotiveerd in het verslag. Daarnaast dien je dan een maand te wachten met de uitvoering van het plan, omdat de OR in die maand bij de Ondernemingskamer bezwaar kan maken tegen de afwijking van het advies.

Stap 5: Dien de ontslagaanvraag in bij het UWV

Hoewel het uitgangspunt is om er met de individuele werknemers via onderhandelingen samen uit te komen, wordt vaak begonnen met het indienen van de ontslagaanvraag. Na die datum hebben bijvoorbeeld ziekmeldingen geen invloed meer. Het UWV biedt ook uitdrukkelijk de ruimte om te onderhandelen, dus het formele en het minnelijke traject gaan op zich prima samen.

Als door het UWV toestemming wordt gegeven tot ontslag moet je nog schriftelijk opzeggen en moet rekening gehouden worden met een opzegtermijn. Je bent dus niet direct van je personeel af zodra de vergunning is verleend. Daarnaast moet na de einddatum de transitievergoeding worden betaald.

Stap 6: Onderhandeling

Het is haast altijd aan te raden het ontslag via de minnelijke weg te proberen dus middels een vaststellingsovereenkomst. Als deze weg slaagt, brengt dit namelijk met zich mee dat je met een prettiger gevoel uit elkaar gaat en lange procedures bij het UWV zijn voorkomen.

Wil je gedetailleerdere informatie? Lees deze uitgebreide brochure van het UWV. Hier kun je precies lezen hoe het UWV de regels toepast en hoe de UWV-procedure verloopt.

Wat is de doorlooptijd van zo'n traject?

Wanneer in een vroeg stadium al met de medewerkers geschikt kan worden, dan kan het in enkele weken geregeld zijn.

Wie de tijd heeft om het proces van begin tot eind zorgvuldig te doorlopen, heeft zeker een aantal maanden nodig voor de voorbereiding, de voorgeschreven overleggen en adviezen en het inrichten en doorlopen van de UWV procedure. 

In de praktijk hebben veel ondernemers die tijd niet. Als de nood echt hoog is, of een faillissement nabij, kan zo’n traject soms – quick and dirty – ook doorlopen worden in 2 maanden. Afhankelijk van de in acht te nemen opzegtermijnen kan het nog even duren voordat het personeel daadwerkelijk uit dienst is.

Deze factoren bepalen in grote mate de doorlooptijd van een personele reorganisatie:

  1. Moet er een Melding Collectief Ontslag worden gedaan?
  2. Is er een Ondernemingsraad betrokken?
  3. Moet er een (volledige) UWV-procedure worden doorlopen of lukt het om snelle schikkingen te treffen met de betrokken werknemers.

Hoe groot is de kans van slagen?

Wat je wil, is een snel en soepel proces met een uitkomst die past binnen de financiële begroting. De impact op de organisatie is dan het kleinst en het kost het minste geld. Of dit lukt hangt voornamelijk af van twee aspecten.

  1. De mate waarin je in staat bent het reorganisatieplan en de noodzaak goed richting de betrokken werknemers te onderbouwen. Hoe meer begrip je bij je werknemers immers creëert, hoe meer draagvlak je krijgt.
  2. De mate waarin je financieel in staat bent snel een relatief hoog of reëel bedrag te betalen (of bij taaie onderhandelingen liever nog wat meer dan dat). Hierdoor wordt de kans groter dat je er snel uit bent met de werknemer. Dat zorgt voor grote tijdswinst, want procedures bij het UWV kunnen lang duren. Ook loop je dan niet het risico dat het UWV de aanvraag afwijst.

Mocht het onverhoopt toch nodig zijn om de volledige procedure bij het UWV te doorlopen, dan is het zaak dat je aan alle vereisten die het UWV stelt, hebt voldaan. Doorloop bovenstaande stappen dan heel zorgvuldig om de kans van slagen groot te houden.

Wat kost dat?

De kosten van het traject hangen af van de omvang van de te verrichten werkzaamheden. Uiteraard denken we hierin graag met je mee. Wil je graag veel zelf doen om zo de kosten laag te houden? Dan beperken wij in overleg met jou onze werkzaamheden. Wil je juist dat wij je zoveel mogelijk werk uit handen nemen? Dat kan ook. In overleg stellen we een investeringsraming op aan de hand van jouw wensen. Zo houd je zicht en grip op de aanpak en kosten. Daarbij maken we onderscheid tussen de algemene begeleiding en voorbereiding van de reorganisatie, het minnelijke traject en de ontslagaanvraag bij het UWV.

Gelinkte artikelen

Meet the experts

Nog niet uitgelezen? Misschien is dit ook interessant