Algemene verkoopvoorwaarden zijn juridische bepalingen die de spelregels en voorwaarden vaststellen waaronder een bedrijf producten of diensten aanbiedt en verkoopt aan klanten. Algemene verkoopvoorwaarden helpen geschillen te voorkomen door de rechten en plichten van zowel het bedrijf als de klant duidelijk vast te leggen.

Bedrijven leggen in hun algemene voorwaarden in feite de algemene spelregels en voorwaarden vast. Het gaat vaak om algemene zaken, zoals betalingsvoorwaarden, leveringsvoorwaarden, aansprakelijkheid, garanties, en geschillenbeslechting. Daarmee zorgt een ondernemer voor juridische zekerheid rondom de zaken die hij doet.

Dit doe je door, voordat de overeenkomst definitief is, aan de klant te schrijven dat jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn.

Plaats in de footer van zoveel mogelijk van je (email)templates de volgende tekst: Op onze verkopen of opdrachten zijn altijd onze algemene verkoopvoorwaarden (versie ….) van toepassing, die je hier kunt lezen en downloaden. Eventuele inkoopvoorwaarden worden uitgesloten. Vergeet daarbij niet het versienummer te noemen en plaats onder “hier” de link naar de downloadbare algemene voorwaarden op je website.

Dit stappenplan kan je hierbij helpen.

Als je het goed wil doen, doe dan het volgende.

1. Zet de volgende tekst in (de footer van) de email: : Op onze verkopen of opdrachten zijn altijd onze algemene verkoopvoorwaarden (versie ….) van toepassing, die je hier kunt lezen en downloaden. Eventuele inkoopvoorwaarden worden uitgesloten.
2. Plaats onder “hier” de link naar de downloadbare algemene voorwaarden op je website.
3. Stuur de algemene voorwaarden ook mee als pdf-bijlage. Als je stap 2 volgde is dit niet per se nodig, maar zo kun je achteraf beter bewijzen welke precieze tekstversie van je algemene voorwaarden geldend is.

Dit stappenplan kan je hierbij helpen.

In Nederland is het deponeren van algemene voorwaarden bij de Kamer van Koophandel (KvK) niet wettelijk verplicht. Toch kan het nuttig zijn om dit te doen:

• Als je algemene voorwaarden bij de KvK deponeert, worden ze opgenomen in het Handelsregister. Dit betekent dat derden, zoals klanten of zakenpartners, eenvoudig toegang kunnen krijgen tot jouw algemene voorwaarden via het KvK nummer, wat bijdraagt aan transparantie.
• Het deponeren van algemene voorwaarden kan fungeren als bewijs dat deze voorwaarden (dus deze specifieke tekstversie) op een bepaald moment van kracht waren. Dit kan handig zijn als jouw bedrijf in de loop der tijd nieuwe versies is gaan gebruiken en er een geschil ontstaat over welke voorwaarden van toepassing waren op een specifieke transactie.

Het enkele deponeren algemene voorwaarden maakt ze nog niet geldig. Het helpt juridisch alleen bij bewijsvoering.

Nee, dat is niet verplicht. Het is echter wel ons advies om de algemene voorwaarden (inclusief eventuele  vertalingen) goed vindbaar op je website te zetten. In emails of correspondentie kun je er dan naar verwijzen. Zorg er wel voor dat het een (pdf) downloadversie is die de klant altijd makkelijk kan raadplegen en opslaan. Dit stappenplan kan je hierbij helpen.

Deze zogenaamde “battle of forms” is en blijft lastig op te lossen. Er is geen sluitende manier waarmee je ervoor kunt zorgen dat jouw voorwaarden altijd “winnen”.

Je kunt je kansen wel vergroten als volgt:

1. Zorg dat je de eerste bent die de eigen voorwaarden van toepassing verklaart. Het helpt als je in al je correspondentie de van toepassing verklaring verwerkt.
2. Zorg dat je naast de van toepassing verklaring, standaard de zin opneemt dat je andermans voorwaarden van de hand wijst. Als je toch niet de eerste bent, dan kun je toch voorkomen dat de inkoopvoorwaarden gelden.

Deze bepaling zou je kunnen gebruiken: “Op onze verkopen of opdrachten zijn altijd onze algemene verkoopvoorwaarden (versie ….) van toepassing, die je hier kunt lezen en downloaden. Eventuele inkoopvoorwaarden worden uitgesloten.” Dit stappenplan kan je verder helpen.

Algemene voorwaarden moeten worden aangeboden in voor de klant begrijpelijke taal. Als je het echt goed wilt doen, dan is er eigenlijk maar één optie en dat is om je algemene voorwaarden in de taal van het land van de klant te gebruiken. Laat ze dus waar nodig vertalen. Doe je dat niet, dan is naar Nederlands recht de kans groot dat de algemene voorwaarden geen onderdeel zijn van de overeenkomst die is gesloten.

Nee. De wet schrijft voor dat je de algemene voorwaarden ter hand moet stellen. Dat kan weliswaar op meerdere manieren, maar het initiatief ligt bij jou.

Alleen wanneer het echt onmogelijk is om je algemene voorwaarden te overhandigen, mag je volstaan met de mededeling dat ze kunnen worden opgevraagd. Denk aan de situatie waarbij je een treinkaartje koopt uit een automaat van de NS: voor de NS is het onmogelijk om je telkens de algemene voorwaarden te bezorgen en dan lossen ze het via de deponering op.

De wet schrijft voor dat je algemene voorwaarden vooraf, dus voordat de koop of opdracht definitief is geworden, van toepassing moet hebben verklaard en ter hand moet hebben gesteld. Een factuur komt haast altijd in een latere fase, dus daar kom je niet mee weg.

Het kan nuttig zijn als je terugkerende klanten hebt, maar het is zonder meer onverstandig om alleen de facturen te gebruiken.