Update 10 okt 2024

Stappenplan bij het terugvorderen van studiekosten

Je hebt als werkgever een studie betaald voor een van je werknemers. Achteraf vind je dat niet terecht, en je wilt die kosten terugvorderen. Hoe beoordeel je of je terecht kunt terugvorderen en hoe pak je dat aan? Een stappenplan.

Uitgangspunt: bij verplichte scholing geen terugbetalingsregeling

Als werkgever dien je de kosten voor verplichte scholing te betalen, als die scholing verplicht is gesteld bij wet of cao. Denk hierbij aan opleidingskosten, reiskosten, studiemateriaal, etc. Bij verplichte scholing moet scholingstijd daarnaast als arbeidstijd worden aangemerkt en verplichte scholing moet in principe ook plaatsvinden binnen de normale arbeidstijden van werknemers. Werkgevers mogen dus alleen een terugbetalingsregeling voor studiekosten afspreken als het gaat om onverplichte scholing. Houd je je niet aan de regels, dan is de studiekostenregeling nietig, wat inhoudt dat de wet ervan uitgaat dat de regeling als het ware nooit heeft bestaan. Je mag in dat geval dus ook geen studiekosten terugvorderen van een werknemer als hij (eerder) uit dienst gaat.

Handig: check of jouw situatie al in de rechtspraak aan bod is gekomen

Er is sinds augustus 2022 al aardig wat geprocedeerd over studiekostenbedingen. Interessant: van de 18 uitspraken die wij opnamen in dit overzicht van de rechtspraak, zijn er 16 uitspraken waarbij sprake is van onverplichte scholing (en waarbij een studiekostenbeding dus nog altijd mogelijk blijft). Dat is positief voor werkgevers.

Heb je te maken met discussies over studiekosten? Zoek dan eerst eens in bovengenoemd overzicht of de betreffende functie hierin voorkomt. Ook lees je daarin de belangrijkste overwegingen van de rechter terug. Staat jouw situatie er niet tussen? Dan doorloop je onderstaand stappenplan om te achterhalen of het terugvorderen van studiekosten nog mogelijk is (of bel je ons, dan helpen wij je verder!).

Stappenplan

In de wet is niet vastgelegd wat precies onder ‘verplichte scholing’ wordt verstaan. Vandaar dat het handig is om stapsgewijs te beoordelen of er sprake is van verplichte scholing of niet. Onderstaand stappenplan helpt hierbij:

  1. Wat is in ieder geval onverplichte scholing (check van de uitzonderingen)?
  2. Is er sprake van noodzakelijke scholing?
  3. Zijn de afspraken geldig overeengekomen?
  4. Is terugbetaling in dit concrete geval redelijk?

Stap 1: Wat is in ieder geval onverplichte scholing (check van de uitzonderingen)?

Uit de wet blijkt wat in ieder geval geen verplichte scholing is en in welke situaties je dus wel studiekostenregelingen mag afspreken.

Scholing ter verkrijging van een beroepskwalificatie
Dat zijn in ieder geval de beroepen die op de lijst “Regeling vaststelling lijst gereglementeerde beroepen” staan. Beroepen die op deze lijst staan, vallen onder de uitzondering. Voor het verkrijgen van een beroepskwalificatie voor een van deze beroepen mag je in beginsel dus wel een studiekostenregeling afspreken. Daarnaast kan er ook – los van deze lijst – sprake zijn van een beroepsopleiding tot het verkrijgen van een beroepskwalificatie zoals bedoeld in de wet. Zo is door de kantonrechter in maart 2024uitgesproken dat een opleiding tot medisch pedicure weliswaar niet op bovengenoemde lijst staat, maar dat er wel sprake is van een daarmee gelijk te stellen beroep. Om die reden mocht er toch een studiekostenregeling worden afgesproken.

Scholing (diploma of certificaten) die wettelijk verplicht is bij eerste aanvang van de werkzaamheden
Sommige scholing is noodzakelijk om überhaupt werkzaam te mogen zijn in een bepaalde functie. Bijvoorbeeld: om werkzaam te zijn als advocaat, moet je een rechtenstudie hebben afgerond en daarin het ‘civiel effect’ hebben behaald. Ook een APK-keurmeester of een leraar, moet eerst een opleiding hebben afgerond om het werk zelfstandig uit te mogen voeren. Voor deze functies mag je dus een studiekostenregeling afspreken, omdat deze onder een uitzonderingscategorie vallen.

BBL traject
BBL trajecten vallen waarschijnlijk onder de uitzonderingen, dus hiervoor mag je vooralsnog ook studiekostenregelingen afspreken. Een rechter heeft zich hier namelijk nog niet over uitgesproken, maar de Minister heeft eerder al wel gezegd dat dit een uitzondering is.

–> Als er sprake is van een uitzondering zoals hieronder genoemd, dan mag je dus studiekostenregelingen afspreken. Wel blijft het van belang dat de studiekostenregeling geldig is overeengekomen (stap 3). Ga bij de aanwezigheid van een uitzondering dus naar stap 3 voor de verdere beoordeling. Zijn er geen uitzonderingen van toepassing? Dan ga je hierna verder met stap 2.

Stap 2: Is er sprake van noodzakelijke scholing?

Op het moment dat er sprake is van noodzakelijke scholing voor de eigen functie van de werknemer of als het gaat om scholing die in redelijkheid moet worden aangeboden door de werkgever? Dan kan er geen studiekostenregeling worden afgesproken. In dat geval is een studiekostenregeling dus nietig.

Onder noodzakelijke scholing verstaan we o.a. de scholing om aan bepaalde certificeringseisen te voldoen, de noodzakelijke scholing om mee te gaan met technologische ontwikkelingen, scholing die verplicht is voor het geval de functie van de werknemer komt te vervallen (in het kader van een reorganisatie bijvoorbeeld) of scholing in het kader van een verbetertraject. Het gaat dan om scholing die de werkgever redelijkerwijs aan de werknemer moet aanbieden om zijn/haar functie goed uit te kunnen oefenen. Nog concretere voorbeelden zijn scholing van BIG-geregistreerde zorgverleners, scholing van piloten om de vliegvaardigheid te onderhouden of de noodzakelijke opleidingspunten die jaarlijks door notarissen/fiscalisten/advocaten moeten worden behaald om de vakbekwaamheid te behouden.

–> Als er sprake is van noodzakelijke scholing, mag je geen studiekostenregeling overeenkomen. Als er geen sprake is van noodzakelijke scholing, dan ga je door naar stap 3 hieronder.

Stap 3: Zijn de afspraken geldig overeengekomen?

  • Een studiekostenregeling kent de volgende uitgangspunten die in de rechtspraak vorm hebben gekregen:
  • De studiekostenregeling moet schriftelijk zijn overeengekomen
  • De studiekosten moeten voldoende zijn gespecificeerd, met concrete bedragen
  • Een glijdende schaal van terugbetaling moet worden opgenomen. Dit houdt in dat de terugbetalingsverplichting naar evenredigheid vermindert gedurende de periode waarvoor de studiekostenregeling geldt.

–> Als hieraan is voldaan, is de kans groot dat de afspraken geldig zijn overeengekomen. Je gaat in dat geval verder met stap 4. Check ook even goed voor welke situaties precies een terugbetalingsverplichting is opgenomen in de studiekostenregeling. Het wil nog wel eens voorkomen dat een werkgever ‘vergeet’ op te nemen dat er ook een terugbetalingsregeling geldt als de werknemer tijdens de opleiding stopt bijvoorbeeld.

Stap 4: Is terugbetaling in dit concrete geval redelijk?

Soms mag je ondanks het voorgaande toch geen terugbetaling vorderen. Dit is dus een ‘feitentoets’. De vraag is dan of het naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid (on)aanvaardbaar is om de werknemer aan de terugbetalingsregeling te houden. Redenen waarom dit in de rechtspraak niet altijd redelijk wordt geacht, zijn:
– hoge kosten in verhouding tot het lage salaris van een werknemer, en/of;
– beëindiging van het dienstverband door de werkgever, terwijl de werknemer hier niet vooraf voor gewaarschuwd is (bijvoorbeeld bij het niet-verlengen van een tijdelijke arbeidsovereenkomst).

–> Is terugbetaling redelijk? Dan mag je dus terugbetaling toepassen.

Toch een studiekostenregeling hanteren als dat niet mag?

Soms zie je dat werkgevers ondanks het voorgaande toch een studiekostenregeling overeenkomen wanneer dat eigenlijk niet mag en een soort ‘piepsysteem’ hanteren van werknemers. De vraag is of je dat als werkgever moet willen en of dit op den duur geen risico’s kent in het kader van ‘goed werkgeverschap’. Op dit moment zijn er nog geen uitspraken van rechters over dit specifieke onderdeel bekend. Wij sluiten echter niet uit dat die nog gaan komen. Ik geef je dit mee ter overweging.

Tot slot: verrekenen studiekosten

Het verrekenen van vorderingen op de werknemer mag niet zomaar. In de wet is namelijk vastgelegd welke typen vorderingen mogen worden verrekend tijdens het dienstverband. Dat zijn de volgende typen vorderingen:

  • Schadevergoedingen die verband houden met het dienstverband. Dit betekent dat een opgelegde verkeersboete veroorzaakt tijdens werk en met de bedrijfsauto verrekend mag worden, maar een door de werkgever voorgeschoten verkeersboete die niks met het werk te maken heeft bijvoorbeeld niet.
  • Boetes die de werknemer aan de werkgever verschuldigd is. Denk hierbij aan boetes die staan op overtredingen zoals die overeengekomen zijn in de arbeidsovereenkomst.
  • Voorschotten op het loon.
  • Teveel betaald loon. Dit kan gaan om daadwerkelijk loon maar bijvoorbeeld ook om foutief berekende belasting of teveel uitbetaald vakantiegeld.
  • De huurprijs van een woning, andere grond/ruimte of van werktuigen, machines en gereedschappen.

Een vordering uit hoofde van studiekosten staat hier niet tussen. Deze mag dus niet tijdens het dienstverband worden verrekend en alleen bij einde dienstverband bij de eindafrekening.

Op het moment dat je bovengenoemde kosten overigens gaat verrekenen, is het van belang dat je altijd de zogenaamde ‘beslagvrije voet’ overhoudt en betaalt aan de werknemer. Dit is een minimumbedrag dat een werknemer altijd moet worden betaald, om van te kunnen leven. De hoogte van de beslagvrije voet is per werknemer (en per gezinssituatie) verschillend. Een werkgever riskeert de wettelijke verhoging (die oploopt tot 50% van het verschuldigde) en wettelijke rente als hij/zij zich niet aan de regels houdt.

Bij een eindafrekening (waarbij niet meer sprake is van een verrekening tijdens dienstverband, maar na einde dienstverband) daarentegen geldt deze beperking niet. Bij de eindafrekening mag je dus volledig verrekenen. Biedt dat onvoldoende mogelijkheid? Dan heeft de werkgever een losse vordering op de werknemer die na afloop van het dienstverband moet worden verhaald.

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van deze blog? Wil je weten of jouw studiekostenregeling voldoet of heb je hulp nodig bij het opstellen ervan? Bel met een van onze specialisten van team Mens & Arbeid via 013 544 04 00 en we helpen je graag ver

Mindy Lodewijks

Meer lezen