Wat als een werknemer overlijdt?

Je hoopt er nooit mee te maken te krijgen: een werknemer die overlijdt. Vanzelfsprekend heeft dit veel impact op de organisatie en collega’s. Vanuit de organisatie zal er bij een dermate ingrijpende gebeurtenis steun moeten worden gegeven aan de werknemers. Ook in de periode daarna is het belangrijk om een vinger aan de pols te houden. Rouwen doet ieder op zijn of haar eigen manier. Helaas ontkomen we ook niet aan de zakelijke kant. Wat moet je (administratief) regelen zodra een van je werknemers komt te overlijden? Goed om dit op voorhand te weten. Wij leggen het hieronder aan je uit.

Eindigen arbeidsovereenkomst en financiële afwikkeling  
De arbeidsovereenkomst (bepaalde of onbepaalde tijd) eindigt automatisch zodra een werknemer overlijdt. Dit wil zeggen dat je géén ontslaghandelingen hoeft te verrichten. Wel moet het dienstverband financieel worden afgewikkeld.

Eindafrekening
Net als bij een gebruikelijke uitdiensttreding, dient ook bij het einde van het dienstverband wegens het overlijden van de werknemer de gebruikelijke eindafrekening te worden opgemaakt. Er vindt uitbetaling plaats van onder andere:
–    Het salaris tot aan de laatste dag van het dienstverband;
–    De reeds opgebouwde, niet uitbetaalde, vakantiebijslag;
–    De waarde van de reeds opgebouwde, niet-genoten, vakantiedagen;
–    Eventuele overeengekomen overige vergoedingen, zoals eindejaarsuitkering en winstdeling.

De overlijdensuitkering aan de nagelaten betrekkingen (nabestaanden)
Op basis van de wet ben je bovendien verplicht om aan de zogeheten nagelaten betrekkingen (nabestaanden) van de werknemer een overlijdensuitkering te betalen. De hoogte van dit bedrag is één maandsalaris, tenzij uit de arbeidsovereenkomst of cao een hogere overlijdensuitkering volgt. Het is overigens niet mogelijk om een overlijdensuitkering contractueel uit te sluiten.
Wie zijn dan die nagelaten betrekkingen (nabestaanden)? De wet geeft daar ook antwoord op:
–    Echtgenoot, geregistreerd partner of persoon met wie de werknemer ongehuwd samenwoonde
Indien niet aanwezig, dan;
–    Minderjarige kinderen
Indien niet aanwezig, dan;
–    Personen met wie de werknemer in gezinsverband leefde en in wiens kosten van bestaan hij/zij grotendeels voorzag (bijvoorbeeld een samenwonende broer en zus).
Zijn er geen personen die vallen onder een van deze categorieën? Dan hoef je geen overlijdensuitkering uit te keren.

Overige praktische zaken
Tot slot zijn er nog een aantal praktische zaken die je niet moet vergeten. Denk bijvoorbeeld aan:
–    Interne communicatie over het overlijden van de werknemer
–    Interne organisatorische aanpassingen doorvoeren, zoals het cancelen of verzetten van geplande afspraken, het overnemen van werkzaamheden et cetera
–    Het inlichten van instanties waar de werknemer is aangemeld op gebied van arbeidsvoorwaarden en verzekeringen, zoals het pensioenfonds, de Belastingdienst, het UWV en eventueel de leasemaatschappij;
–    Afspraken maken met de nabestaanden over de teruggave van de ter beschikking gestelde bedrijfseigendommen, zoals laptop en bedrijfsauto;
–    Het laten blokkeren of verwijderen van het gebruikersaccount op het bedrijfsnetwerk, de autorisaties en het e-mailadres
–    Bepaal – zo veel mogelijk in overleg met de nabestaanden – wat en hoe er word gecommuniceerd naar klanten of leveranciers, als dit van belang is.
–    Denk na over het geven van nazorg. Wees een aanspreekpunt en geef werknemers de ruimte voor verwerking van het verlies van hun (naaste) collega. Onderschat de impact niet. Verwijs aangeslagen werknemers, zo nodig, door naar gespecialiseerde hulpverleners of vertrouwenspersoon.

Bijzondere situatie: vaststellingsovereenkomst
Mocht de werknemer komen de overlijden tussen het moment waarop de vaststellingsovereenkomst is getekend en de dag waarop de arbeidsovereenkomst volgens de vso zou eindigen, dan eindigt de arbeidsovereenkomst op de dag van het overlijden van de werknemer. Het is dan belangrijk om na te gaan wat er in de vso is afgesproken in geval van overlijden van de werknemer. Staat daar niets in? Dan ben je alleen verplicht de wettelijke overlijdensuitkering te betalen. De andere bedragen uit de vso (zoals de beëindigingsvergoeding) hoeft dan niet te worden betaald. In de vso kunnen dus andere afspraken zijn gemaakt, dus controleer dat altijd.