Gepubliceerd op 07 mrt 2023

Waarom een personeelshandboek?

Een personeelshandboek is een centraal document waarin je de beleidsregels, bepaalde arbeidsvoorwaarden of procedures voor al jouw werknemers vastlegt. Zo wordt duidelijkheid verschaft over hoe jouw bedrijf werkt en wat van werknemers wordt verwacht.

Er zijn verschillende redenen waarom je als bedrijf een personeelshandboek zou willen hebben:

  1. Eén centraal document is veel praktischer dan allerlei losse regelingen: als je werkt met een centraal document is het makkelijker om alle belangrijke zaken overzichtelijk te regelen en te beheren. Het voorkomt dat je er allerlei arbeidscontracten in omloop zijn waar telkens iets anders in staat.
  2. Het zorgt voor duidelijkheid: als je compleet en overzichtelijk hebt vastgelegd wat er van werknemers wordt verwacht en hoe je werkt, is dat prettig en het kan misverstanden voorkomen.
  3. Het zorgt ervoor dat dezelfde regels gelden voor iedereen: je moet je aan bepaalde formaliteiten houden, maar met een personeelshandboek kun je regels introduceren of wijzigen die gelden voor zowel nieuwe als voor bestaande medewerkers.
  4. Het zorgt ervoor dat je de arbeidsovereenkomst kort kunt houden: doordat je alle belangrijke regels al hebt vastgelegd in het personeelshandboek, kun je je beperken tot enkele persoonlijke zaken, zoals functie, salaris en het aantal vakantiedagen. Medewerkers kunnen dat vaak erg waarderen.
  5. Het kan dienen als bewijs: in een arbeidsgeschil kan je hiermee laten zien dat jouw bedrijf beleidsregels heeft en dat werknemers op de hoogte waren van die regels.
  6. Het kan helpen om een positieve werkcultuur te behouden: door duidelijk te maken wat de normen en waarden zijn van het bedrijf en hoe werknemers kunnen bijdragen aan een goede werkomgeving.

Waar gaat het in de praktijk vaak mis?

In onze praktijk komt een grote diversiteit aan “personeelshandboeken” voorbij waarbij belangrijke onderwerpen ontbreken of gebrekkig zijn uitgewerkt. De regels zijn op meerdere manieren te interpreteren, er is sprake van een vertrouwenspersoon die meerdere petten op heeft, of sancties ontbreken. Dat leidt dan eerder tot akelige discussies, dan tot snelle oplossingen. Als bedrijven groeien neemt het belang van een goed personeelshandboek toe als vast onderdeel van het personeelsbeleid.

Wat kan een reden zijn om geen personeelshandboek te willen? 

Heb je veel verschillende functies binnen jouw bedrijf waar hele uiteenlopende regelingen voor gelden, neemt het nut af. Ook kan het zijn dat je niet wil dat iedereen kan meekijken in alle regelingen. En verhoudingsgewijs zijn personeelshandboeken nuttiger voor bedrijven die veel werknemers hebben en/of hard groeien, dan voor bedrijven die minder personeel hebben en/of die gaan krimpen.

Veelgestelde vragen

Nog meer vragen? Hieronder vind je veelgestelde vragen over het personeelshandboek.

Het personeelshandboek is bindend voor alle medewerkers binnen de organisatie als dit nadrukkelijk in de arbeidsovereenkomst vastligt en als de medewerker hiermee heeft ingestemd. Voor nieuwe medewerkers regel je dit door in het arbeidscontract op te nemen dat ook het personeelshandboek zal gelden. Voor bestaande medewerkers zul je schriftelijke instemming moeten krijgen, voordat het personeelshandboek bindend is.

Het personeelshandboek bestaat onder meer uit een opsomming van de belangrijkste primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden (salarissen, overwerk- of thuiswerkregeling, pensioenregeling, eindejaarsuitkering, leaseautogebruik en dergelijke). Check ons inkijkexemplaar voor alle hoofdstukken die hierin terug kunnen komen. Verder kunnen daarin ook huisregels, normen en waarden worden verwerkt.

Voor vrijwel ieder bedrijf met personeel is een personeelshandboek (ook wel bedrijfsreglement genoemd) handig. Je hoeft dan ook niet alle regels op te nemen in het arbeidscontract, maar kunt voor de algemene bedrijfsregels verwijzen naar het personeelsreglement. Zo kun je gelijke regels stellen die gelden voor nieuwe medewerkers, maar ook voor alle medewerkers die een lopend arbeidscontract hebben.

Ja, dat kan zeker. Zorg er alleen wel voor dat je bij wijziging van arbeidsvoorwaarden om instemming vraagt van de medewerkers. In sommige gevallen – als er een ondernemingsraad van toepassing is – moet je ook de ondernemingsraad raadplegen, voordat je de arbeidsvoorwaarden uit het personeelshandboek mag wijzigen. Zorg er ook altijd voor dat je het personeelshandboek op de juiste manier van toepassing verklaart.

Dat kun je simpelweg doen door een lijst met handtekeningen voor akkoord te verzamelen of door accordering per mail (of op een andere manier digitaal) te laten plaatsvinden. Dat doe je niet alleen als je voor het eerst met een personeelshandboek gaat werken, maar ook als je het personeelshandboek wijzigt. Dan moet je dat opnieuw van toepassing verklaren en instemming vragen van de medewerkers.

Ja, dat mag op zich. Als werkgever mag je niet zomaar eenzijdig de rechten en plichten veranderen van bestaande contracten. Een medewerker is dus niet verplicht om in te stemmen met een nieuw personeelshandboek waarin arbeidsvoorwaarden worden gewijzigd. “Arbeidsvoorwaarden” zijn bijvoorbeeld salaris, vakantiedagen, werktijden, reiskostenvergoedingen. Als je een personeelshandboek wilt introduceren, doe je er goed aan om ervoor te zorgen dat bestaande medewerkers er (per saldo) niet op achteruit gaan. Als er een aantal voorwaarden in het nadeel zou werken, zorg er dan bijvoorbeeld voor dat er ook een en ander in het voordeel van de medewerkers zijn.

Geef je medewerkers ook even (bijvoorbeeld een week) de tijd om het personeelshandboek door te lezen en verplicht ze niet om per direct te tekenen voor akkoord. Je doet er goed aan om bij een nieuw of gewijzigd personeelshandboek ook een begeleidend schrijven aan te bieden waarin je in het kort de hoofdlijnen van het personeelshandboek toelicht.

Ja, als je het personeelshandboek goed hebt geïmplementeerd wel, dus: toestemming vragen van medewerkers (en in sommige gevallen ook van de ondernemingsraad) en het personeelshandboek van toepassing verklaren op de arbeidsovereenkomst.

Als er alleen instructies gewijzigd worden (en geen arbeidsvoorwaarden), dan zal het nog makkelijker gaan en kan toestemming meestal achterwege gelaten worden.

Bijna alles. Daardoor kunnen je arbeidsovereenkomsten dus ook korter worden gemaakt. Wij raden echter aan om bepaalde bedingen, zoals een concurrentie- en relatiebeding (en het bijbehorende boetebeding) wel altijd in de arbeidsovereenkomst te zetten. Dat komt omdat voor dit soort bedingen een specifiek schriftelijkheidsvereiste geldt in de wet. Daarnaast geldt voor het concurrentie- en relatiebeding in arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd dat je deze schriftelijk en op de specifieke functie en persoon moet motiveren. Als je dit soort bedingen opneemt in een (algemeen en voor iedereen geldend) personeelshandboek, zal het beding niet rechtsgeldig zijn.

Nee, dat hoeft niet. Je kunt een personeelshandboek – net als een arbeidsovereenkomst – ook digitaal laten ondertekenen. Wel is het van belang dat je kunt bewijzen dat het personeelshandboek door de betreffende medewerker is ondertekend. Bedenk dat er verschillende programma’s zijn die ook echt de identiteit van de medewerker controleren voor ondertekening: dat zijn in feite de beste programma’s waar het gaat om de bewijslast van jou als werkgever. Zo krijg je namelijk nooit de discussie dat een medewerker een personeelshandboek niet heeft gezien of geaccordeerd.

Wij raden het af om een concurrentie- en relatiebeding op te nemen in het personeelshandboek. Ook het bijbehorende boetebeding regel je liever individueel dan algemeen. Daarnaast zien we ook dat veel werkgevers bonusregelingen liever individueel overeenkomen per kalenderjaar. Zo kun je per kalenderjaar bepalen hoeveel ruimte je hebt in de toe te kennen bonussen.

Dat hangt ervan af. In de basis kan een goed en volledig personeelshandboek jaren meegaan. Wij raden aan om minimaal 1x per jaar (bijvoorbeeld tegen het einde van het kalenderjaar rond oktober/november) je personeelshandboek nog eens te (laten) controleren. Daarnaast is het goed om bij wetswijzigingen een jurist of advocaat te raadplegen die het personeelshandboek van een update voorziet aan de hand van de nieuwe wetgeving.

Heel simpel: gebruik als versie altijd de versiedatum. Daarmee kun je net wat makkelijker aantonen voor welke versie de medewerker akkoord heeft gegeven. Gebruik als versienummer dus bijvoorbeeld: 1 januari 2023. Dat maakt het ook voor jou als werkgever makkelijker om te achterhalen van welke datum een bepaalde versie is, in plaats van dat je versiedatum “AB.20.01” gebruikt.

Mindy Lodewijks