Het kapitaal van de BV bestaat uit aandelen. Die aandelen worden vervolgens gehouden door de aandeelhouders en die vormen samen weer de algemene vergadering van aandeelhouders. De algemene vergadering van aandeelhouders” is dus eigenlijk geen echte “vergadering”, maar dit is  het consortium van aandeelhouders, oftewel het hoogste orgaan van de BV. Andere organen van een BV zijn bijvoorbeeld het Bestuur of de Raad van Commissarissen. Natuurlijk wordt er ook daadwerkelijk vergaderd. De vergaderingen die algemene vergadering van aandeelhouders  houden en besluiten die ze nemen gebeurt in een zogenaamde “aandeelhoudersvergadering”. Hoeveel keer per jaar moet je een aandeelhoudersvergadering houden? 

Op grond van de wet wordt de aandeelhoudersvergadering minimaal 1 keer per jaar gehouden. Tijdens die vergadering wordt de jaarrekening vastgesteld. Dit gebeurt in ieder geval binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar. Maar de algemene vergadering van aandeelhouders heeft nog meer (wettelijke) bevoegdheden en kan dus meerdere besluiten nemen (zie besluitenlijst). Dat doet de algemene vergadering van aandeelhouders weer in zo’n aandeelhoudersvergadering en dus kan die ook vaker dan 1 keer per jaar worden gehouden.  

Het bestuur (of de raad van commissarissen) neemt een bestuursbesluit om de algemene vergadering van aandeelhouders bijeen te roepen op een aandeelhoudersvergadering. Dit gebeurt doordat het Bestuur oproepingsbrieven aan de aandeelhouders en overige vergadergerechtigden verstuurt. Als de statuten dit toelaten kan dit ook digitaal per e-mail. In de oproepingsbrief staat; datum, tijd, plaats en agendapunten. Als de statuten niet afwijken valt onder de plaats de gemeente van de statutaire zetel van de vennootschap. Een andere plek is mogelijk, maar dan heb je wel instemming nodig van alle vergadergerechtigden en advies hebben gevraagd aan het bestuur hierover. En dan moet je er ook nog voor zorgen dat die oproepingsbrieven 8 dagen voor de dag van de aandeelhoudersvergadering verzonden zijn, want alleen dan kunnen er geldige besluiten worden genomen. Wat een formaliteiten; dat is nogal wat.. Kan dat niet anders? Ja dat kan, lees moeten besluiten worden genomen tijdens de aandeelhoudersvergadering of kan het ook zonder?  

Er kunnenprima besluiten worden genomen zonder dat een aandeelhoudersvergadering heeft plaatsgevonden. Op grond van de wet is daarvoor wel vereist dat vergadergerechtigden hebben ingestemd met het besluit buiten vergadering en de stemmen schriftelijk of elektronisch zijn uitgebracht. Indien op een andere wijze is gestemd dan is dit ook toegestaan als dit schriftelijk is vastgelegd. Voor besluiten buiten vergadering geldt bovendien hetzelfde meerderheidsvereiste. Bovendien moeten bestuurders en commissarissen hun advies kunnen hebben uitgebracht. 

Besluitvorming buiten vergadering gebeurt heel vaak, vooral bij MKB ondernemingen. Daar is het aantal aandeelhouders vaak beperkt (tot 2, 3, 4 of 5 aandeelhouders bijvoorbeeld). Bovendien zijn zij vaak samen (bijvoorbeeld omdat zij ook het bestuur vormen) en er hoeft geen rekening gehouden te worden met een raad van commissarissen of andere organen of formaliteiten. Bij iedere informele samenkomst kan een aandeelhoudersbesluit genomen worden als alle aandeelhouders aanwezig zijn en iedereen (eventueel na wat overleg of discussie) (unaniem) voor het besluit is. Leg het feit dat er vergaderd is en dat dat besluit (unaniem) is genomen, dan wel even vast in notulen. 

De wet geeft de mogelijkheid om zowel fysiek te vergaderen (hoofdregel) als digitaal deel te nemen aan de fysieke vergadering die plaatsvindt. Wanneer iemand digitaal wil deelnemen aan de vergadering, dan moeten de statuten daarin voorzien en moet de persoon te identificeren zijn. Dit ziet dus op de situatie dat de vergadering fysiek is, maar een persoon via de digitale weg kan deelnemen. De vraag is dan of ook de volledige vergadering digitaal (denk aan Zoom) kan plaatsvinden. Op dit moment is dit mogelijk via een tijdelijke regeling die opgesteld is vanwege de Coronapandemie. In die gevallen is het dan toegestaan dat nergens een fysieke vergadering plaatsvindt, maar ieder op zijn eigen plek digitaal deelneemt aan een online vergadering. 

Als er onenigheid is, er moet gestemd worden en je wilt er echt zeker van zijn dat een bepaald besluit vervolgens rechtsgeldig genomen wordt, adviseren wij zoveel mogelijk “oldschool”   (fysiek) te vergaderen. 

Als de wettelijke en statutaire regels omtrent de bijeenroeping en besluitvorming van een algemene vergadering niet in acht worden genomen, kan een genomen besluit vernietigd worden. Het besluit wordt daarmee ongeldig en verliest de werking. Dit is onwenselijk gezien de soort besluiten met de daarbij behorende gevolgen die worden genomen tijdens een algemene vergadering. Om niet het risico te lopen dat een ontevreden aandeelhouder achteraf de rechtsgeldigheid van een besluit aanvecht, is het opmaken van notulen steeds verstandig (waarin je zowel het besluit vastlegt als het feit dat de regels zijn nageleefd). 

In principe neemt het bestuur (of de raad van commissarissen) een bestuursbesluit om een Algemene vergadering van Aandeelhouders bijeen te roepen. Deze bevoegdheid heeft het bestuur ook op grond van de wet. Bij het nemen van dit bestuursbesluit moeten alle bestuurders (of commissarissen) betrokken worden. Soms zit niet iedereen op 1 lijn. In dat geval is het handig dat de statuten kunnen bepalen dat de bevoegdheid om bijeen te roepen ook toekomt aan individuele bestuurders (of commissarissen) of zelfs aandeelhouders. Een minderheid van het bestuur kan op deze manier de Algemene vergadering van Aandeelhouders bijeenroepen.  

De aandeelhouder(s) die (gezamenlijk) minimaal 1% van het geplaatste aandelenkapitaal hebben en aan wie de bevoegdheid op grond van de statuten niet is toegekend om de Algemene vergadering van Aandeelhouders bijeen te roepen, kunnen op grond van de wet een verzoek indienen bij het bestuur en/of de raad van commissarissen tot het bijeenroepen van de Algemene vergadering van Aandeelhouders. Indien het bestuur (of de raad van commissarissen) hier geen gehoor aan geeft, kunnen de aandeelhouders naar de voorzieningenrechter.  

Degene die het initiatief neemt om een vergadering te houden, geeft bij de oproeping ook aan wat er besproken gaat worden (de agenda). Wel zo handig dat alle vergadergerechtigden weten wat er besproken gaat worden om zich voor te kunnen bereiden. Maar wat als alsnog tijdens de vergadering een onderwerp aan de orde komt dat niet op de agenda stond en een besluit wordt genomen? Dit besluit is geldig als alle vergadergerechtigden het hiermee eens zijn en het bestuur (of de raad van commissarissen) advies heeft kunnen geven.  

Vaak zal het bestuur of de raad van commissarissen bepalen wat er wordt besproken, aangezien zij de wettelijke bevoegdheid hebben om de Algemene vergadering van Aandeelhouders bijeen te roepen. De punten die besproken worden tijdens de Algemene vergadering, zijn onderwerpen waarvoor een besluit van de aandeelhouders nodig is (aandeelhoudersbesluit). Denk daarbij aan het vaststellen van de jaarrekening, het benoemen en ontslaan van bestuurders/commissarissen of bijvoorbeeld het goedkeuren van een statutenwijziging. Ook in statuten kan worden opgenomen welke onderwerpen naast het vaststellen van de jaarrekening minimaal jaarlijks op de agenda moeten staan.  

Als in de statuten niets anders is opgenomen, kan een aandeelhouder of vergadergerechtigde die alleen of samen ten minste 1% van het geplaatste aandelenkapitaal vertegenwoordigen het initiatief nemen om een bepaald onderwerp tijdens de vergadering te bespreken. De termijn voor dit verzoek en de wijze waarop dit verzoek moet worden gedaan kunnen in de statuten staan beschreven.  

De aandeelhoudersvergadering heeft invloed op belangrijke besluiten die worden genomen binnen de vennootschap. Wat alleen buiten de grens van de bevoegdheid gaat, is het geven van specifieke instructies aan het bestuur. De aandeelhoudersvergadering beslist op grote lijnen de koers van de vennootschap, maar kan niet het bestuur specifiek instructies geven over het uitvoeren van de bestuurstaak.   

Degene die een vergaderrecht hebben mogen deelnemen aan de Algemene vergadering van Aandeelhouders. Dat betekent nog niet automatisch dat diegene ook een stemrecht binnen die Aandeelhoudersvergadering heeft. Het kan zijn dat er een vergadergerechtigde deelneemt aan de Aandeelhoudersvergadering zonder stemrecht. Lees ook: wie mag er tijdens de Aandeelhoudersvergadering stemmen?  

In ieder geval hebben aandeelhouders (ook zonder stemrecht), certificaathouders (waaraan een vergaderrecht is verbonden op grond van de statuten), vruchtgebruikers en pandhouders met een stemrecht (of zonder stemrecht maar als de statuten dit bepalen) een vergaderrecht.  

Als iemand een vergaderrecht heeft dan mag diegene ook iemand anders een volmacht geven om deel te nemen aan de Aandeelhoudersvergadering. Het vergaderrecht is iets anders dan de raadgevende stem die het bestuur (en de raad van commissarissen) heeft tijdens de Aandeelhoudersvergadering. Het wordt zegt het al; de bestuurders moeten hun visie/raad kunnen geven in de Aandeelhoudersvergadering, zodat de aandeelhouders dit mee kunnen nemen in hun besluitvorming.  

Iemand die geen aandelen heeft, maar wel een vergaderrecht heeft dezelfde bevoegdheden als een aandeelhouder bij de vraag: wie heeft de bevoegdheid om een Algemene vergadering te organiseren?  

Lastig al die termen. Heel kort: er bestaat dus een vergaderrecht (dan mag je erbij zijn), een stemrecht (dan mag je stemmen) en een adviesrecht (dan heb je spreekrecht). 

De vergadergerechtigden die ook een stemrecht hebben, kunnen tijdens de Aandeelhoudersvergadering hun stem uitbrengen. Normaal gesproken heeft iedere aandeelhouder één stem, tenzij sprake is van (i) stemrechtloze aandelen (II) het stemrecht is overgedragen of (III) de aandeelhouder is uitgesloten van stemmen op grond van de statuten. Stemrechtloze aandelen worden geregeld in de statuten. Daarnaast kan in de statuten worden bepaald dat een aandeel meer stemrechten heeft als het stemrecht maar verbonden is aan een aandeel.  

In principe is aan ieder aandeel (bij dezelfde nominale waarde) één stem verbonden, waardoor een aandeelhouder het aantal stemmen uitbrengt dat gelijk staat aan het aantal aandelen. Als de nominale waarde van de aandelen dus niet hetzelfde is, dan werkt het stemmen anders. De stemmen zijn dan evenredig aan de nominale waarde.  

Om een besluit te kunnen nemen is meestal een volstrekte/normale meerderheid van de stemmen nodig; de helft plus één. Het gaat om uitgebrachte stemmen, daaronder vallen dus niet ongeldige stemmen, blanco stemmen of stemonthoudingen.  

Het kan zijn dat voor een bepaald besluit (gezien de ingrijpendheid) op grond van de wet of de statuten (of een onderlinge afspraak) een versterkte meerderheid van de stemmen nodig is. Met andere woorden is er dan een hoger percentage voorstemmers nodig dan de helft plus één. Dit kan bijvoorbeeld 75% of zelfs 100% zijn.  

De wet (of statuten) kent ook nog het fenomeen ‘Quorum’. Dit houdt in dat ten aanzien van (bepaalde) agendapunten enkel een geldig besluit kan worden genomen als een bepaald gedeelte van het kapitaal is vertegenwoordigd tijdens de vergadering.    

Evenveel stemmen voor als tegen een besluit; wat nu? Op grond van de wet betekent dit in beginsel dat het voorgenomen besluit wordt verworpen. Je kunt alleen ook regelen dat (I) een voorstel later opnieuw in stemming wordt gebracht (II) er een doorslaggevende stem is (III) de oplossing aan een derde wordt overgedragen. 

De wet zegt niet expliciet dat er notulen moeten worden gemaakt van een Algemene vergadering. Met andere woorden een gespreksverslag of korte samenvatting van de vergadering is wettelijk gezien niet verplicht. De wet zegt alleen dat het bestuur schriftelijk moet vastleggen welke besluiten zijn genomen. Een enkele opsomming van besluiten lijkt dan dus voldoende te zijn.  

Dit neemt niet weg dat de verplichting tot het opstellen van notulen wel kan zijn opgenomen in de statuten. Het zorgt tevens voor het voeren van een degelijk bestuur van de vennootschap. Bovenstaande geldt ook ten aanzien van wie de voorzitter van de vergadering is.  En het kan simpelweg ook verstandig zijn om notulen op te stellen voor latere raadpleging. Om niet het risico te lopen dat een ontevreden aandeelhouder achteraf de rechtsgeldigheid van een besluit aanvecht, is het opmaken van notulen een goede oplossing. Leg dan zowel het besluit vast, als het feit dat en hoe de regels zijn nageleefd. Laat de notulen ook door iedereen goedkeuren in een volgende bijeenkomst (of – als je het echt dicht wil timmeren – zelfs door iedereen ondertekenen).