Ongewenst gedrag op de werkvloer is een serieuze zaak. Als het zich voordoet ligt de kwestie altijd gevoelig. Hoe pak je zoiets zorgvuldig en respectvol aan? Hoe voorkom je escalatie? Hoe doorloop je de juiste stappen zodat je juridisch kunt ingrijpen als dat moet? 

Waar je de grens trekt verschilt per bedrijf. Duidelijke regels en een transparante procedure zullen je helpen om dit soort situaties effectief op te lossen. Deze stapsgewijze (5 delige) serie helpt je met de juiste aanpak, van voorbereiding tot uitvoering. Alles aan de hand van dit stappenplan. We voorzien je van allerhande tips, checklists en modeldocumentatie. 

De vertrouwenspersoon als sleutelfiguur

Heb je nog geen vertrouwenspersoon aangesteld of is deze nog niet goed kenbaar binnen je organisatie? Dan is het hoog tijd voor actie! Het hebben van een vertrouwenspersoon is noodzakelijk voor de eerste opvang van een klager / melder (mogelijk slachtoffer) en het informeren en begeleiden van werknemers die hulp en advies nodig hebben. 

Als vertrouwenspersoon laat je de melder altijd ‘in the lead’. Als de melder niet wil dat er vanuit de werkgever iets gedaan wordt met de melding, dan dien je dat te respecteren. Wel kun je als vertrouwenspersoon informatie geven over wat er eventueel kan gebeuren met de melding en kun je de melder ondersteunen in de verdere procedure. Bijvoorbeeld als de melder toch wel de stap wil zetten richting zijn of haar leidinggevende of een klacht wil indienen. Als vertrouwenspersoon heb je dus echt een onafhankelijke rol ten aanzien van de werkgever. Dat moet de werkgever respecteren. 

Bij voorkeur is de vertrouwenspersoon niet ook HR-adviseur of directielid. Je hebt dan namelijk twee petten op. Dat nodigt niet uit voor werknemers om een melding te doen van ongewenst gedrag. Vertrouwelijkheid is bij meldingen van ongewenst gedrag het uitgangspunt. De kans is groot dat je als HR-professional of als directielid in een spagaat terechtkomt wanneer je daarnaast ook vertrouwenspersoon bent. 

Denk bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon aan de volgende overwegingen: 

• Interne en/of externe vertrouwenspersoon (bij voorkeur allebei) 
• Man of vrouw (bij voorkeur een man en een vrouw) 
• Is de vertrouwenspersoon tevens HR of directie? (bij voorkeur niet) 
• Certificering via Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (bij voorkeur wel) 
• Is er een OR met instemmingsrecht? In de toekomst kan dat zelfs het geval zijn voor wat betreft de vraag wie de vertrouwenspersoon wordt. 

Handig! Wij verstrekken bij dit stappenplan een modelbrief voor het aanstellen van een vertrouwenspersoon.