Ongewenst gedrag op de werkvloer is een serieuze zaak. Als het zich voordoet ligt de kwestie altijd gevoelig. Hoe pak je zoiets zorgvuldig en respectvol aan? Hoe voorkom je escalatie? Hoe doorloop je de juiste stappen zodat je juridisch kunt ingrijpen als dat moet? 

Waar je de grens trekt verschilt per bedrijf. Duidelijke regels en een transparante procedure zullen je helpen om dit soort situaties effectief op te lossen. Deze stapsgewijze (5 delige) serie helpt je met de juiste aanpak, van voorbereiding tot uitvoering. Alles aan de hand van dit stappenplan. We voorzien je van allerhande tips, checklists en modeldocumentatie. 

Zonder regels geen duidelijkheid – start met een gedragscode en klachtenprocedure 

Zorg voor een duidelijke gedragscode. Deze kan uiteraard vele vormen en maten aannemen. Download hier een voorbeeld van een gedragscode.  

Trek een duidelijke lijn. Eventueel kun je een zerotolerance beleid hanteren. Bij een zerotolerance beleid is het van belang om te handelen naar het beleid, oftewel: niet het ene geval door de vingers zien en het andere (zelfde) geval sanctioneren. Dat doet afbreuk aan de waarde van je zerotolerance beleid. 

Zorg voor duidelijke vervolgstappen naar aanleiding van een melding van ongewenst gedrag in een klachtenprocedure. Een klachtenprocedure kan formeel worden uitgevoerd, bijvoorbeeld door een ingestelde klachtencommissie, maar het kan ook minder formeel.  

Een zorgvuldige klachtenprocedure op een rij: 

• De behandeling van de klachten gebeurt door onafhankelijke en deskundige onderzoekers. 
• Neem je verantwoordelijkheid als werkgever en wuif de melding niet zomaar weg (dit ben je ook wettelijk verplicht!). 

• Zorg ervoor dat je altijd een open houding hebt in de gehele procedure. Trek dus geen conclusies op voorhand en vindt geen excuus in de cultuur van de onderneming (“Ach, dat gaat toch altijd zo”). Zorg ervoor dat mensen zich gehoord voelen. 
• Bij klachten over seksuele intimidatie: zorg voor diversiteit beide seksen zijn vertegenwoordigd in de onderzoekscommissie. 
• Het beginsel van hoor en wederhoor is het uitgangspunt. 
• Alle betrokkenen moeten op tijd geïnformeerd worden over de (verdere) procedure. 
• De beklaagde heeft in beginsel recht op inzage in het verzamelde materiaal. Hij/zij moet zich kunnen verdedigen. Alle andere betrokkenen in de procedure krijgen enkel hun eigen verklaring te lezen, niet het gehele dossier in verband met de privacy van de beklaagde. 

• Vertrouwelijkheid staat voorop in alles wat door betrokkenen naar voren is gebracht. 
• De rapportage die wordt opgemaakt, moet deugdelijk zijn: het oordeel over het al dan niet gegrond zijn van de klacht moet worden gedragen op feiten en omstandigheden zoals die door het onderzoek zijn komen vast te staan. 

TIP! Wij hebben een uitgebreid model voor een klachtenprocedure gemaakt. Neem contact met ons om je te helpen bij een maatwerk klachtenprocedure die past in jullie situatie. 
 

Tot slot. Om de gedragscode onderdeel uit te laten maken van jouw personeelsbeleid voor het voltallige personeel moet je deze duidelijk communiceren, zoals het uitreiken ervan. Vaak is de gedragscode een onderdeel van het personeelshandboek. Is er een verplichte Ondernemingsraad in jouw organisatie aanwezig, denk dan aan het instemmingsrecht van dit orgaan bij de klachtenprocedure.