Werken met zzp’ers: het blijft mogelijk, maar alleen met het juiste beleid

Met nog dertien dagen te gaan tot het einde van het jaar, heeft de Belastingdienst haar handhavingsplan arbeidsrelaties voor 2025 gepubliceerd. In een notendop: er komt een ‘zachtere landing’. Dit betekent echter niet dat je achterover kunt leunen. Werken met zzp’ers blijft mogelijk, maar alleen als je beleid hieromtrent binnen de wet- en regelgeving past. Meer daarover lees je hieronder.

Geen boetes in 2025, wél naheffingen

De Belastingdienst legt vanaf 2025 de focus op opdrachtgevers, terwijl handhaving bij zzp’ers onderdeel blijft van het reguliere toezicht. Een enigszins geruststellende toezegging: in 2025 worden er géén verzuim- of vergrijpboetes opgelegd. De normale boeteregels gaan vanaf 2026 alsnog gelden. Dat klinkt als goed nieuws, maar let op: vanaf 1 januari 2025 kunnen opdrachtgevers wél te maken krijgen met naheffingen, die met terugwerkende kracht tot 1 januari 2025 kunnen worden opgelegd. Alleen bij kwaadwillendheid of een eerder gegeven aanwijzing kijkt de Belastingdienst verder terug. In principe kan de opdrachtgever de naheffingen van de loonbelasting op de schijnzelfstandige verhalen, maar of dat ook lukt is een tweede. Naheffing van de sociale precies? Die zijn áltijd voor rekening van de opdrachtgever.

De gevolgen zijn dus niet mild. En dit is nog niet alles. Vergeet bijvoorbeeld niet dat pensioenfondsen de achterstallige premies kunnen opeisen, etc.

De Belastingdienst in actie: dit moet je weten vanaf 2025

Vanaf 1 januari 2025 zet de Belastingdienst gerichte stappen om schijnzelfstandigheid aan te pakken. Wat kun je als opdrachtgever verwachten?

1. Een bedrijfsbezoek

De eerste stap is een bedrijfsonderzoek. Hierbij gaat de Belastingdienst in gesprek met de opdrachtgever over de inzet van de zzp’ers. Welk beleid wordt hieromtrent gehanteerd? Dit moment wordt gebruikt om aandacht te vragen voor de kwalificatie van de arbeidsrelaties en de risico’s van schijnzelfstandigheid. Indien nodig wordt opgedragen om actie te ondernemen. De Belastingdienst kan besluiten nog geen boekenonderzoek te starten en een waarschuwing te geven.

2. Boekenonderzoek

Als de Belastingdienst grote risico’s inschat of als de opdrachtgever werkt (of blijft werken) met schijnzelfstandigen, kan worden overgegaan tot een boekenonderzoek. Vanaf dit punt worden geen waarschuwingen meer gegeven en kan er worden gehandhaafd.

3. Correctieverplichtingen en naheffingen
   Worden de fiscale regels (inderdaad) niet nageleefd? Dan volgen correctieverplichtingen en/of naheffingen.

In de loop van 2025 publiceert de Belastingdienst een handleiding voor meer details over de bedrijfs- en boekenonderzoeken. Wij houden je hiervan op de hoogte.

Niet stilzitten, maar actie ondernemen!

De boodschap van de Belastingdienst is glashelder: als opdrachtgever draag je zélf de verantwoordelijkheid. Wacht niet af, maar pak de regie en zorg dat je proactief en aantoonbaar (de feitelijke invulling van) de arbeidsrelatie zorgvuldig beoordeelt. Zie je signalen die wijzen op een mogelijk dienstverband (‘werknemersindicaties’)? Dan is het cruciaal om passende maatregelen te treffen om de risico’s te beperken.  Wees – en blijf (!) –  als opdrachtgever gezond kritisch bij het inschakelen van zzp’ers.

Hieronder een aantal aandachtspunten en tips op een rijtje:

• Investeer in een – in de woorden van de Belastingdienst – ‘beheersingskader om de arbeidsrelatie goed te kunnen kwalificeren’. Start bijvoorbeeld met een gedegen checklist en onderhoud een dossier. Tip! Gebruik onze checklist ‘schijnzelfstandigheid’ (klik hier ), eventueel in combinatie met onze presentatie uit september’24 (klik hier ). Onze checklist wordt afgesloten met een aantal quick wins. Doe er je voordeel mee.
• Neem aandachtig het beslis- en afwegingskader van de Belastingdienst door om nog meer inzicht te krijgen in de wijze waarop de Belastingdienst de arbeidsrelatie beoordeelt (klik hier).
• Vergeet ook niet om de aangeboden digitale modules te raadplegen, waaronder de webmodule Beoordeling Arbeidsrelaties (klik hier) en de mini-webmodule (klik hier ) van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.
• Overweeg ook vooroverleg (klik hier en hier). De Belastingdienst beschouwt dit als ‘een belangrijk dienstverlenend instrument’, in aanvulling op het gebruik van de webmodule.
• Sommige situaties kunnen complex zijn. Het kan daarom helpen om de voorbeelden van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid te gebruiken (klik hier).
• Blijf de afspraken opnemen in de modelovereenkomst(en) van de Belastingdienst. De reeds goedgekeurde overeenkomsten blijven geldig tot 2029 (klik hier). Let op! Zorg ervoor dat het niet alleen blijft bij afspraken op papier. De overeenkomst is slechts een nuttig hulpmiddel, maar biedt geen garantie. De feitelijke situatie (‘de feiten en omstandigheden in de praktijk’) blijft leidend bij de beoordeling van de arbeidsrelatie. Het is daarom van belang dat de feitelijke uitvoering van het werk exact aansluit op wat beschreven staat in de overeenkomst.
• Houd de ontwikkelingen in de rechtspraak en de verdere berichtgeving van de Belastingdienst en het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid goed in de gaten. Don’t worry, wij helpen je daarbij.
• Het voorkomen van schijnzelfstandigheid is (vaak) geen eenmalige klus. Zorg voor regelmatige interne controles op de inzet van zzp’ers. Blijf scherp op veranderingen in de praktijk en acteer daar op.

Zo, dat is een hele waslijst. Houd er rekening mee dat alle tools, zoals modules en checklists, slechts een indicatie geven en geen juridische zekerheid vooraf bieden over de arbeidsrelatie.

Last but not least: zorg ervoor dat je elke stap die je zet zorgvuldig vastlegt in een dossier. Voeg bijvoorbeeld ingevulde checklists en gebruikte modules toe aan je dossier, en documenteer de genomen maatregelen.

Good luck!

Wil je sparren over jouw specifieke situatie? Neem contact met ons op. Wij helpen je graag!

Zie jij door de bomen het bos niet meer? Dat is te begrijpen. Een inhouse kennissessie en/of verdere begeleiding op maat is dan dé oplossing. Informeer naar de mogelijkheden.