Werknemers die je na 1 augustus 2022 in dienst neemt, zul je sneller en uitgebreider moeten informeren. Wij leggen hieronder uit wat dit concreet voor jou betekent. 

Wat is de informatieplicht? 
Als werkgever heb je een informatieplicht richting jouw werknemers. Dit betekent dat je verplicht bent om jouw werknemers schriftelijk of elektronisch te informeren over bepaalde essentiële onderwerpen bij de arbeidsovereenkomst. Die informatieplicht is nu uitgebreid. Dit heeft onmiddellijke impact voor alle werkgevers. We praten je bij over wat het inhoudt en wat je moet doen. 

Om welke informatie gaat het? 
Per 1 augustus 2022 moet je jouw werknemers schriftelijk of elektronisch informeren over ten minste de gegevens, rechten en plichten zoals opgesomd in deze checklist. Onder schriftelijk wordt overigens verstaan: in de arbeidsovereenkomst, in het personeelshandboek of in een separate verklaring of overeenkomst. Een vermelding op de loonstrook is onvoldoende.  

Gaat jouw voorkeur uit naar het elektronisch verstrekken van de informatie? Check dan eerst bij de werknemer of dit akkoord is. Wees er alert op dat de informatie door de werknemer afgedrukt en opgeslagen moet kunnen worden. En de handtekening van de werknemer moet een betrouwbare (gekwalificeerde) elektronische handtekening zijn. Geen amateuristische handtekening in Paint dus. Om te kunnen aantonen dat je de informatie hebt verstrekt, is het van belang om een bewijs van overdracht in jouw administratie op te slaan. 

Wat betreft de deadlines voor het delen van de informatie. De meeste gegevens moet je een week na de start van de werkzaamheden al bekend maken. Voor sommige gegevens heb je tot een maand na de start van de werkzaamheden de tijd. Ons advies is om eerst te zorgen voor een getekende arbeidsovereenkomst (en personeelshandboek) met daarin ten minste de vereiste gegevens uit de checklist, voordat de werknemer start met werken. Zo maak je het jezelf makkelijk(er). Bovendien loop je geen risico’s. 

Wat moet je doen? 
Bestaande arbeidsovereenkomsten van werknemers die reeds in dienst zijn, hoef je niet aan te vullen met de nog ontbrekende informatie. Tenzij de werknemer daar zelf om vraagt. In dat geval heb je één maand de tijd om alsnog de ontbrekende informatie te verstrekken. 

Wat je wel moet doen is het checken en updaten van jouw huidige modeldocumentatie. Ga na in hoeverre je met jouw bestaande modeldocumentatie de vereiste informatie al verstrekt. Om dat gemakkelijk te maken, maakten wij deze interactieve checklist voor je. Loop aan de hand hiervan jouw documentatie na, zoals jouw model-arbeidsovereenkomsten en personeelshandboek. Vink af, vul bovenstaande documenten waar nodig aan en verwijs expliciet naar de regels die eventueel in de toepasselijke cao of de wet zijn opgenomen. 

Valt jouw onderneming onder een cao? In een cao staan vaak ook al een hoop zaken in geregeld. In dat geval is het voldoende om in de arbeidsovereenkomst en/of het personeelshandboek expliciet te verwijzen naar die informatie in de cao.  

TIP. Deze informatie mag ook in het personeelshandboek worden opgenomen, in plaats van in de arbeidsovereenkomst. Sterker nog, die informatie hoort daar meer thuis omdat het voor alle werknemers binnen de organisatie geldt. Als je de (nieuwe) informatie in het personeelshandboek verwerkt, informeer je (alsnog) iedereen. Wel zo handig. 

Let er overigens wel op dat je het personeelshandboek op de arbeidsovereenkomst van toepassing verklaart en een exemplaar van (of toegang tot) het handboek aan de werknemer verstrekt bij ondertekening van de arbeidsovereenkomst. Laat tot slot de werknemer het personeelshandboek voor akkoord ondertekenen. 

Wat als ik niet (goed) aan de nieuwe wet voldoe? 
Wanneer je jouw werknemer niet of onvoldoende over de vereiste gegevens informeert, dan ben je aansprakelijk voor de schade die de werknemer daarvan ondervindt. Dat is binnen de huidige wetgeving al zo, en blijft ook na 1 augustus gelden. Zeker als een arbeidsrelatie met een werknemer onder spanning komt te staan, ben je kwetsbaar. 

Vergeet je bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek expliciet te verwijzen naar een ‘ouwelullendagenregeling’ in de toepasselijke cao, dan kan dat je duur komen te staan. Een recente uitspraak van de  Rechtbank Den Haag  maakt dit pijnlijk duidelijk. De betreffende werkgever moest ruim € 16.000,- aan de werknemer betalen. Veel geld dus. 

Kosteloos inbegrepen bij een Arbeid-Optimaal abonnement 
Uiteraard kunnen wij je op maat helpen met het actualiseren van jouw modellen arbeidsovereenkomsten of personeelshandboek. 

Het update van modeldocumentatie bij wetwijzigingen is een vanzelfsprekendheid binnen het Arbeid-Optimaal abonnement. Als je jouw model arbeidsovereenkomst snel, goed en zonder extra kosten wilt laten updaten, sluit je dan aan als Arbeid Optimaal gebruiker (vanaf € 60,00 per maand). Dan zit het updaten van jouw model arbeidsovereenkomst inbegrepen. En in de toekomst hoef je je niet druk meer te maken over wetswijzigingen. Dat doen wij dan voor je. 

Overweeg je te gaan werken met een personeelshandboek, of wil je dat nu op de schop nemen? Wij kunnen je helpen met een volledig personeelshandboek (voor Arbeid-Optimaal houders tegen een gereduceerd tarief van € 750,00 in plaats van € 1.250,00).