Ongewenst gedrag op de werkvloer is een serieuze zaak. Als het zich voordoet ligt de kwestie altijd gevoelig. Hoe pak je zoiets zorgvuldig en respectvol aan? Hoe voorkom je escalatie? Hoe doorloop je de juiste stappen zodat je juridisch kunt ingrijpen als dat moet? 

Waar je de grens trekt verschilt per bedrijf. Duidelijke regels en een transparante procedure zullen je helpen om dit soort situaties effectief op te lossen. Deze stapsgewijze (5 delige) serie helpt je met de juiste aanpak, van voorbereiding tot uitvoering. Alles aan de hand van dit stappenplan. We voorzien je van allerhande tips, checklists en modeldocumentatie. 

Hoofdregel: hoor en wederhoor 
Onderdeel van het feitenonderzoek is (waarschijnlijk) een hoor en wederhoorgesprek met o.a. de beklaagde, de melder/klager en eventuele getuigen. Tips voor het hoor en wederhoorgesprek zetten we hier voor je op een rij! 

Voorbereiding hoor en wederhoor: 

1. De uitnodiging voor het hoor en wederhoor gesprek hoeft nog niet alle informatie tot in de puntjes te bevatten. Zeker niet als de confrontatie of de reactie van de beklaagde van belang is voor het feitenonderzoek en de beklaagde mogelijk liegt of ontkent. Bij getuigen kun je volstaan met een uitnodiging voor een overleg met als onderwerp: “vertrouwelijk”. 
2. Leg een geheimhoudingsverklaring klaar voor de mensen die worden gehoord. 
3. Zorg dat er minstens twee personen aanwezig zijn naast de gehoorde partij. Dit doe je in verband met de bewijslast. De aanwezige personen kunnen op een later moment als getuigen dienen voor de inhoud van het gesprek. 
4. Klager en beklaagde worden gescheiden gehoord (zeker bij seksuele intimidatie!). 
5. Denk na over wie het gesprek gaat voeren. Als HR-medewerker ben je misschien gewend om hoor en wederhoorgesprekken te voeren bij situaties van ontslag op staande voet. Bij hoor en wederhoor in het kader van het feitenonderzoek zoals hier geschetst, dien je echter goed na te denken of je als HR-medewerker nog wel betrokken moet willen blijven op dit punt in de procedure. Zeker als de melding zich richt tegen bijvoorbeeld een directielid (waar jijzelf ook van afhankelijk bent), raden wij aan om je er als HR-medewerker buiten te houden. Wel kom je mogelijk (weer) in beeld zodra de onderzoeksresultaten bekend zijn en wanneer het over sancties gaat. 
6. Leg eventueel een format voor een gespreksverslag bij het hoor en wederhoorgesprek klaar. Hier vind je een model gespreksverslag dat je kunt gebruiken. 

 Tijdens het hoor en wederhoorgesprek: 

1. Laat bij voorkeur een derde partij het hoor en wederhoor gesprek doen. 
2. Schets de aanleiding voor het gesprek. Geef aan dat het een hoor- en wederhoorgesprek is en in welke hoedanigheid de persoon betrokken is geraakt in het onderzoek (getuige, beklaagde, melder/klager, etc.). 
3. Wanneer sprake is van een situatie die voor jou een ontslag op staande voet zou rechtvaardigen, indien een en ander waar blijkt, maar waarbij de verklaring van de beklaagde nog van belang is om de feiten “rond” te krijgen, is het van belang dat je de beklaagde op de praatstoel krijgt. Gooi niet meteen alle constateringen op tafel en stel open vragen. Vragen/voorbeeldzinnen die je hierbij kunt gebruiken, zijn: 

• • Waarom denk je dat je betrokken bent in een onderzoek? 
  • Wat is er gebeurd? 

• • En toen? (en toen… en toen…?) 
  • Waaruit blijkt dit?  
  • Bij de beklaagde: zijn er persoonlijke omstandigheden waarvan jullie op de hoogte moeten zijn?  

Na het hoor en wederhoorgesprek 

1. Laat gespreksverslagen en een rapportage opstellen. In het meest ideale geval laat je de gehoorde mensen tekenen “voor akkoord” met de inhoud van hun gespreksverslag. Tekenen ze niet, dan vraag je ze in ieder geval te tekenen “voor gezien”. Willen ze ook dat niet? Dan heb je als stok achter de deur nog altijd de aanwezige personen die kunnen verklaren dat de inhoud van het gespreksverslag juist is. 
2. Vervolgstappen bepalen aan de hand van de opgemaakte rapportage en gespreksverslagen.