Waarom je altijd een KVK nummer moet gebruiken

Het noemen van een Kamer van Koophandel (KvK) nummer in een juridisch contract biedt diverse voordelen.

Het enige echte identificatiemiddel

Het KvK-nummer is het enige unieke middel om jouw contractspartij te identificeren. Dat verkleint de kans op misverstanden, die juridisch tot hele lelijke complicaties kunnen leiden.

Zoek je naar “Philips” uit “Eindhoven”, dan volgen er bijna 300 zoekresultaten. Daar is geen beginnen aan. Dit probleem zien we heel vaak bij gelieerde bedrijven met gelijkende namen op veelal dezelfde adressen. Bij een echt juridisch geschil kan jouw advocaat pas een vuist maken als je 100% zeker weet welke entiteit je juridisch moet hebben. Bij een handelsgeschil maakt de wederpartij vaak dankbaar gebruik van deze formele verwarring.

Simpel te raadplegen

Het KvK-nummer maakt het eenvoudig om aanvullende informatie over de onderneming op te zoeken in het Handelsregister. Zoals de vraag wie tekeningsbevoegd is. En je kunt jaarcijfers opvragen.

Zoek jouw contractspartij op de website van de Kamer van Koophandel via deze link (of deze link in Europa). Vind je meerdere partijen met dezelfde naam, vraag je klant dan vooraf om welke entiteit het precies gaat.

Makkelijk bij administratie

Door in het contract, maar ook in alle opvolgende documentatie, steeds met het KvK nummer te werken vereenvoudig je het beheer van contracten, omdat alle relevante documenten en correspondentie aan een specifiek nummer kunnen worden gekoppeld.

Conclusie

Als je het belangrijk genoeg vindt om afspraken met een andere partij schriftelijk vast te leggen, dan is dit een kleine extra moeite voor een juridisch essentieel punt.