Klachttermijn in je algemene voorwaarden: klein detail, groot verschil

Het lijkt misschien een klein detail, maar de klachttermijn in je algemene voorwaarden kan je veel gedoe besparen. Deze termijn bepaalt hoeveel tijd je klant heeft om te laten weten dat er iets mis is met het geleverde product of de dienst.

Waarom is dat zo belangrijk?

Door te werken met concrete klachttermijnen verklein je de kans dat je onterecht aansprakelijk wordt gehouden. Bijvoorbeeld als door het verstrijken van tijd de oorzaak niet meer kan worden achterhaald, of als er in de tussentijd iets gebeurt wat eigenlijk niet aan jou is toe te rekenen.

Zonder duidelijke termijn kan een klant weken of zelfs maanden later nog met een klacht komen. Tegen die tijd is het vaak lastig om te achterhalen wat er precies is gebeurd – en kun je het probleem soms niet eens meer herstellen. Met een vaste klachttermijn weet iedereen waar hij aan toe is.

Een concreet voorbeeld

Stel: je levert een partij maatwerkonderdelen aan een vaste klant. Een paar weken later meldt de klant een klein defect. Zonder klachttermijn ontstaat discussie: “Had je dat niet eerder moeten zeggen?” of “Kan dit nog gerepareerd worden?” Met een duidelijke termijn, bijvoorbeeld 14 dagen na levering, weet iedereen dat klachten na die datum niet meer in aanmerking komen. Geen discussie, geen verrassingen.

Hoe lang moet zo’n termijn zijn?

Dat hangt af van wat je levert:

• Bederfelijke producten: vaak maar een paar dagen.
• Goederen die direct in gebruik gaan: 7 tot 14 dagen.
• Complexe producten of diensten: soms 30 dagen of langer.

Daarnaast is het belangrijk om in je algemene voorwaarden duidelijk te maken wat er gebeurt als een klant de termijn overschrijdt. Meestal betekent dit dat klachten die na de termijn worden gemeld, niet meer leiden tot herstel, vervanging of korting. Door dit rechtsgevolg expliciet op te nemen, voorkom je discussie en zorg je dat iedereen weet waar hij aan toe is.

Kortom: een goede klachttermijn geeft duidelijkheid, voorkomt discussies en zorgt dat problemen snel worden opgelost. Bij het opstellen van je algemene voorwaarden helpen wij je graag bij het kiezen van een termijn die past bij jouw bedrijf en je klanten – inclusief heldere afspraken over de gevolgen van te laat klagen.