Wat begon als een tijdelijke noodoplossing, is niet meer weg te denken: thuiswerken is het nieuwe normaal. Maar met dat nieuwe normaal komen ook nieuwe verplichtingen. Hoe zit het met jouw zorgplicht als werkgever? En moet je de thuiswerkplek vergoeden?
In dit artikel lees je wat je als werkgever wél en niet moet regelen en hoe je problemen voorkomt.

Sinds de COVID-19 pandemie is thuiswerken voor veel werknemers een gewoonte of zelfs een arbeidsvoorwaarde geworden. Werknemers verwachten flexibiliteit en werkgevers zien de voordelen. Maar thuiswerken brengt ook juridische plichten en risico’s met zich mee.

Zorgplicht van de werkgever

Volgens de Arbowet moet je zorgen voor veilige en gezonde werkomstandigheden — ook thuis. Dat betekent dat werknemers hun werk moeten kunnen doen zonder lichamelijke of psychische klachten. Denk aan een ergonomische werkplek en voldoende pauzes.

Toezicht en verantwoordelijkheid

De Arbeidsinspectie benadrukt dat je als werkgever niet kunt volstaan met “dat is thuis, dus dat is hun eigen verantwoordelijkheid”. Je mag afspraken maken over het zelf inrichten van de werkplek, maar blijft verantwoordelijk voor bewustwording en toezicht.

Vergoedingen en fiscale regels

De Belastingdienst staat een onbelaste thuiswerkvergoeding toe van €2,40 per dag (2025).
Bij structureel thuiswerken kunnen ook arbovoorzieningen zoals bureaustoelen of beeldschermen onbelast worden vergoed, mits verplicht vanuit de Arbowet. Deze noodzakelijke kosten mogen niet op de werknemer worden verhaald.
Heeft een werknemer de ergonomische middelen al? Dan hoef je geen extra compensatie te bieden.

Voorkom verworven rechten

Zonder duidelijk beleid kan langdurig thuiswerken leiden tot verworven rechten. Hoe langer iemand thuiswerkt zonder afspraken, hoe lastiger het wordt om dit terug te draaien. Schriftelijke afspraken zijn daarom essentieel.

Waarom is dit relevant?

Thuiswerken brengt risico’s met zich mee waarvoor je als werkgever verantwoordelijk bent.

Risico 1: Aansprakelijkheid bij fysieke klachten

Bij klachten door een slecht ingerichte werkplek kun je aansprakelijk worden gesteld. Zonder thuiswerkbeleid sta je zwak.

Risico 2: Ongelijke behandeling

Als de ene werknemer wél voorzieningen of vergoedingen krijgt en de andere niet, kan dat leiden tot onrust of zelfs claims.

Risico 3: Fiscale fouten

De fiscus kijkt kritisch: een thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding op dezelfde dag mag niet. Dit kan leiden tot naheffingen.

Wat betekent dit voor jou als ondernemer of HR-professional?

Het is tijd om thuiswerken structureel te regelen: in beleid, contracten en vergoedingen. Zo voorkom je risico’s en bied je duidelijkheid.

1. Maak een thuiswerkbeleid

Leg vast:

• op welke dagen werknemers mogen thuiswerken

• welke voorwaarden daarbij gelden

• welke voorzieningen jij aanbiedt

2. Informeer en controleer

Informeer werknemers over een gezonde werkplek en laat hen een checklist invullen (stoel, schermhoogte, licht). Daarna kan de werknemer via een thuiswerkovereenkomst bevestigen dat de werkplek aan de arboregels voldoet. Op ons portaal staat zo’n overeenkomst al klaar.

3. Regel een duidelijke vergoeding

Kies voor een dagvergoeding of een structurele vergoeding en zorg dat dit fiscaal klopt. Combineer geen thuiswerkvergoeding met reiskostenvergoeding voor dezelfde dag.

Let op: volgens het Belastingplan 2026 gaat de maximale onbelaste thuiswerkvergoeding mogelijk omhoog naar €2,45 per dag per 1 januari 2026. Halverwege december wordt dit definitief.

Tot slot

Thuiswerken is inmiddels niet meer weg te denken. Maar ook thuis ben je als werkgever verantwoordelijk voor een veilige werkplek. Heldere afspraken en goede informatievoorziening verkleinen de risico’s op aansprakelijkheid en discussie.

Meer weten? In onze Handleiding bij Thuiswerken vind je uitgebreide uitleg en veelgestelde vragen. Ook staat er een Thuiswerkovereenkomst op ons portaal om alle afspraken vast te leggen.