Functiewaardering voor loontransparantie: zo bouw je de juiste categorieën op

Wie de loontransparantieregels wil implementeren, moet niet beginnen met het vergelijken van salarissen. Eerst moet duidelijk zijn welke werknemers binnen de organisatie gelijke of gelijkwaardige arbeid verrichten.

Daarvoor heb je een bruikbare functiewaardering en -indeling nodig.

In de praktijk kun je dat in vier stappen aanpakken:

1. maak een werkbare uitgangspositie met de functies in je organisatie;
2. maak de vier waarderingscriteria concreet;
3. waardeer en vergelijk de functies en vorm categorieën;
4. voeg daarna per categorie de beloning toe.

Hoe dat werkt, laten we zien aan de hand van een fictief administratiekantoor met 21 medewerkers.

Het voorbeeld is niet bedoeld als standaardindeling voor ieder administratiekantoor. Het laat vooral zien hoe je de methode toepast: eerst het werk ordenen, vervolgens functies langs dezelfde meetlat leggen en pas daarna bepalen welke werknemers bij de beloningsvergelijking bij elkaar horen.

Stap 1. Maak eerst een werkbare uitgangspositie

Voordat je functies kunt waarderen, moet duidelijk zijn welke functies je als vertrekpunt neemt.

Heb je al een bruikbaar en actueel functiehuis, dan kun je daarmee starten.

Heb je dat niet, stel dan eerst alsnog een functiehuis samen. Dat hoeft in deze fase nog niet juridisch verfijnd te zijn. Het doel is vooral om het werk in de organisatie praktisch te ordenen. Dat kan bijvoorbeeld op basis van afdelingen, teams of de aard van het werk. Zorg dat het functiehuis herkenbaar genoeg is voor de mensen die het werk doen, zodat je “hun” functie later betrouwbaar kunt waarderen, indelen en transparant aan de werknemer uitleggen.

Bij het administratiekantoor kun je bijvoorbeeld eerst onderscheid maken tussen:

• administratie;
• salarisverwerking;
• klantadvies;
• marketing;
• operations;
• leidinggevende functies.

Binnen die groepen bepaal je vervolgens welke functies er feitelijk bestaan.

Stel bijvoorbeeld dat drie werknemers allemaal de functietitel ‘administratief medewerker’ hebben. Twee van hen verwerken vooral standaardboekingen en controleren aangeleverde gegevens. De derde behandelt zelfstandig complexere klantdossiers, signaleert afwijkingen en bespreekt die met klanten.

De functietitel is hetzelfde, maar het werk niet.

Na het ordenen van de werkzaamheden kan het functieoverzicht er bijvoorbeeld zo uitzien:

Deze eerste indeling is alleen de werkbare uitgangspositie. Pas in de volgende stappen bepaal je aan de hand van dezelfde criteria welke functies daadwerkelijk gelijk of gelijkwaardig zijn.

Stap 2. Maak de vier criteria concreet voor jouw organisatie

Vervolgens bepaal je langs welke meetlat je de functies gaat vergelijken.

Voor de beoordeling van de waarde van functies moet je in ieder geval kijken naar:

• vaardigheden;
• inspanningen;
• verantwoordelijkheden;
• arbeidsomstandigheden.

Die begrippen zijn nog vrij algemeen. Maak daarom eerst concreet wat ze in jouw organisatie betekenen.

Bij het administratiekantoor kan dat er bijvoorbeeld zo uitzien:

Hiermee voorkom je dat verschillende functies ongemerkt volgens verschillende maatstaven worden beoordeeld.

Bij een salarisadministrateur kan verantwoordelijkheid bijvoorbeeld zitten in correcte salarisverwerking en het werken met gevoelige persoonsgegevens. Bij een marketingmedewerker kan verantwoordelijkheid juist zitten in externe communicatie en het zelfstandig uitvoeren van campagnes.

Dat zijn verschillende soorten verantwoordelijkheid. De vraag is vervolgens hoe zwaar die verantwoordelijkheid binnen de functie weegt. Hetzelfde geldt voor vaardigheden. Vakinhoudelijke kennis is niet de enige vaardigheid die relevant kan zijn. Ook analyseren, organiseren, communiceren, adviseren en problemen oplossen kunnen voor een functie noodzakelijk zijn

• Moeite om dit bij jouw organisatie toe te passen? probeer dan deze Toolkit met varianten die misschien een beter startpunt vormen.
• Telt jouw organisatie 250 of meer werknemers? Dan moet je naast deze vier criteria naar nog twee criteria kijken bij het waarderen van functies, namelijk opleiding en werkervaring. Aanvullende criteria zijn ook toegestaan, maar alleen voor zover die relevant, genderneutraal en objectief zijn. Denk aan: complexiteit en reikwijdte van taken, autonomie en beslissingsbevoegdheid, leidinggevende verantwoordelijkheden, specifieke technische of domeinkennis, taalvaardigheid of specifieke beroeps- en veiligheidsregistraties (denk aan BIG, VCA).

Stap 3. Waardeer en vergelijk de functies

Nu leg je iedere functie langs de meetlat uit stap 2.

Je kunt daarvoor bijvoorbeeld met niveaus werken. Zo’n schaal is geen doel op zichzelf. Het helpt vooral om functies consequent te vergelijken.

Een sterk vereenvoudigde beoordeling kan er zo uitzien:

De cijfers alleen zeggen weinig. De onderbouwing is belangrijker dan de score.

Voorbeeld: salarisadministrateur en marketingmedewerker

Deze functies lijken op het eerste gezicht nauwelijks op elkaar.

De salarisadministrateur heeft bijvoorbeeld:

• specialistische salaris- en systeemkennis nodig;
• veel concentratie nodig rond salarisruns;
• verantwoordelijkheid voor correcte verwerking en persoonsgegevens;
• terugkerende deadlinepieken.

De marketingmedewerker heeft bijvoorbeeld:

• communicatiekennis, digitale vaardigheden en analytisch vermogen nodig;
• te maken met meerdere werkzaamheden en deadlines tegelijk;
• zelfstandige verantwoordelijkheid voor externe communicatie en campagnes;
• eveneens periodieke piekdrukte.

Het werk is duidelijk verschillend. Toch kan de waarde van het werk op de vier criteria vergelijkbaar blijken.

Dat is precies waarom je niet alleen naar functietitels, afdelingen of bestaande salarisschalen kijkt.

Van waardering naar categorieën

Na de vergelijking kun je functies groeperen die gelijk of gelijkwaardig zijn.

Bij het administratiekantoor kan dat bijvoorbeeld leiden tot:

De categorieën zijn dus het resultaat van de functiewaardering, niet het vertrekpunt.

De marketingmedewerker zit niet in categorie B omdat marketing standaard op dat niveau hoort. Dat kan alleen als de feitelijke functie bij dit bedrijf op de vier criteria daadwerkelijk vergelijkbaar uitkomt.

Hetzelfde geldt andersom. Twee werknemers met dezelfde functietitel hoeven niet automatisch in dezelfde categorie terecht te komen als het structurele werk wezenlijk verschilt. Het signaleren van een verschil in beloning tussen mensen in eenzelfde functie is dus niet meteen een probleem. Het gaat erom dat je dit kunt motiveren. Daarom is het ook zo van belang om eerst naar de basis te gaan en functies goed te waarderen en te kijken (en ook goed vast te leggen!) welke criteria je daarbij toepast. Dat biedt je juist speelruimte bij vooraf gesignaleerde beloningsverschillen.

De controlevraag is daarom steeds:

Kun je uitleggen waarom de functies binnen één categorie, bekeken naar dezelfde vier criteria, gelijk of gelijkwaardig zijn?

Zo niet, dan moet je terug naar de functiewaardering.

Stap 4. Voeg daarna pas de beloning toe

Pas als de categorieën zijn vastgesteld, komt de beloning in beeld.

Stel dat categorie B bestaat uit:

• vier financieel administrateurs;
• drie salarisadministrateurs;
• één marketingmedewerker;
• één operationscoördinator.

Dan voeg je per werknemer de benodigde beloningsgegevens toe.

Bijvoorbeeld:

Hier begint de financiële vergelijking.

De volgorde is dus:

werk ordenen → functies waarderen → categorieën vormen → beloning vergelijken

Niet andersom.

Je moet dus niet eerst kijken welke werknemers ongeveer hetzelfde verdienen en daar vervolgens een categorie van maken. Dan laat je de bestaande beloning mede bepalen welk werk je gelijkwaardig vindt.

De categorie moet juist onafhankelijk van het salaris kunnen worden onderbouwd.

Waar begin je vandaag?

Als je hiermee aan de slag wilt, begin dan niet bij de salarisadministratie maar bij het werk.

1. Maak een werkbare uitgangspositie.
Gebruik een bestaand functiehuis of stel eerst een traditionele functie-indeling samen op basis van bijvoorbeeld afdelingen, teams en aard van het werk.

2. Maak de vier criteria concreet.
Bepaal wat vaardigheden, inspanningen, verantwoordelijkheden en arbeidsomstandigheden binnen jouw organisatie betekenen.

3. Waardeer en vergelijk de functies.
Leg iedere functie langs dezelfde meetlat en groepeer functies die gelijk of gelijkwaardig blijken.

4. Voeg daarna de beloning toe.
Breng per categorie in beeld welke werknemers erin vallen en hoe zij worden beloond.

De belangrijkste test voordat je naar de salarissen gaat:

Kun je van iedere categorie uitleggen waarom de functies daarin gelijk of gelijkwaardig zijn, zonder naar de huidige beloning te kijken?

Als dat lukt, heb je een bruikbare basis gelegd voor de volgende stap van de loontransparantie.