Loontransparantie bij 50, 100, 150 of 250 werknemers? Dit moet je per categorie regelen

Heb je 38 werknemers, 98 of 260? Voor een groot deel van de nieuwe loontransparantieregels maakt dat niet uit. De basis geldt breed. Maar bij 50, 100, 150 en 250 werknemers verandert er wel iets.

Je werknemersaantal bepaalt bijvoorbeeld of je extra informatie over loonontwikkeling beschikbaar moet maken, of je moet rapporteren en hoe vaak je dat moet doen.

De Europese Richtlijn loontransparantie is definitief. De Nederlandse Wet implementatie Richtlijn loontransparantie mannen en vrouwen is op dit moment nog in behandeling bij de Tweede Kamer. De precieze Nederlandse regels kunnen dus nog wijzigen. Hieronder gaan we uit van het huidige wetsvoorstel.

Minder dan 50 werknemers

Ook met 20 of 40 werknemers krijg je met loontransparantie te maken. De grens van 50 is dus geen ondergrens voor de nieuwe regels.

Let vooral op:

• zorg voor een objectieve en genderneutrale functie- en beloningsstructuur;
• pas de nieuwe transparantieregels toe bij werving en selectie;
• richt het informatierecht van werknemers in;
• maak de criteria waarmee je loon en loonniveaus bepaalt gemakkelijk toegankelijk;
• je hoeft volgens het huidige wetsvoorstel nog geen gemakkelijke toegang te geven tot de criteria voor loonontwikkeling;
• je hoeft geen formele loonrapportage te maken.

Die uitzondering voor loonontwikkeling betekent overigens niet dat je salarisgroei willekeurig mag bepalen. Ook bij minder dan 50 werknemers moet de loonontwikkeling zijn gebaseerd op objectieve en genderneutrale criteria.

Extra opletten rond 50: zit je in de buurt van deze grens? Controleer dan hoe je werknemersaantal voor deze regels wordt berekend. Daarover verderop meer.

50 tot 99 werknemers

Vanaf 50 werknemers vervalt de uitzondering voor de criteria voor loonontwikkeling.

Let vooral op:

• alle algemene loontransparantieregels blijven gelden;
• maak ook de criteria voor loonontwikkeling gemakkelijk toegankelijk voor werknemers;
• zorg dus dat bijvoorbeeld duidelijk is wat nodig is om binnen een salarisschaal te groeien of naar een hogere schaal te gaan;
• richt het informatierecht praktisch in: wie behandelt een informatieverzoek, waar komen de gegevens vandaan en wie controleert de reactie?;
• een formele loonrapportage is nog niet verplicht.

De criteria voor loonontwikkeling kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op prestaties, ontwikkeling van vaardigheden en anciënniteit.

Extra opletten rond 100: nader je de grens van 100 werknemers? Wacht dan niet tot het rapportagemoment zelf. Je moet eerst weten of je rapportageplichtig wordt én of je data en categorie-indeling daarvoor bruikbaar zijn.

100 tot 149 werknemers

Vanaf 100 werknemers komt er een belangrijke verplichting bij: de formele loonrapportage. Volgens het huidige Nederlandse wetsvoorstel rapporteert deze groep eens per drie jaar. De eerste rapportage is voorzien uiterlijk 7 juni 2031 over kalenderjaar 2030.

Let vooral op:

• bepaal welke gegevens je voor de loonrapportage nodig hebt;
• controleer of werknemers goed zijn ingedeeld in categorieën van gelijk of gelijkwaardig werk;
• zorg dat relevante loonverschillen objectief en genderneutraal kunnen worden verklaard;
• richt in wie verantwoordelijk is voor de gegevens, analyse, controle en opvolging;
• houd rekening met de 5%-grens.

Die 5%-grens is geen algemene veilige marge voor loonverschillen. Zij wordt relevant na rapportage. Een gezamenlijke loonevaluatie kan nodig zijn als binnen een categorie het gemiddelde loonverschil tussen vrouwen en mannen ten minste 5% bedraagt, daarvoor geen objectieve genderneutrale rechtvaardiging bestaat én het verschil niet binnen zes maanden wordt verholpen.

Extra opletten rond 100: hier kan de telling dus een groot praktisch verschil maken. 99 of 101 is niet alleen een statistisch verschil; het kan bepalen of de formele rapportageplicht geldt.

150 tot 249 werknemers

Ook deze werkgevers rapporteren volgens het huidige wetsvoorstel eens per drie jaar. Het verschil zit vooral in het startmoment: voor deze groep is de eerste Nederlandse rapportage voorzien uiterlijk 7 juni 2028 over kalenderjaar 2027.

Let vooral op:

• zorg dat je de gegevens over 2027 vanaf het begin bruikbaar kunt verzamelen;
• controleer vóór het rapportagejaar of je functiewaardering en categorie-indeling voldoende stevig staan;
• onderzoek relevante loonverschillen voordat je voor het eerst formeel rapporteert;
• bereid voor hoe je niet-objectief verklaarbare verschillen gaat opvolgen;
• richt een terugkerende rapportagecyclus in in plaats van één los rapportageproject.

Extra opletten rond 150: de grens bepaalt niet óf je moet rapporteren — dat geldt al vanaf 100 — maar volgens het huidige voorstel wel wanneer je voor het eerst moet rapporteren.

250 werknemers of meer

Vanaf 250 werknemers wordt de formele loonrapportage een jaarlijks terugkerende verplichting. Volgens het huidige Nederlandse voorstel start ook deze groep uiterlijk 7 juni 2028 met een rapportage over 2027.

Let vooral op:

• richt gegevensverzameling in als een vast proces en niet als jaarlijkse zoekactie;
• zorg dat functie-indeling, beloningscriteria en personeelsgegevens structureel actueel blijven;
• analyseer loonverschillen gedurende het jaar en niet pas vlak voor de rapportagedatum;
• richt een proces in voor verklaring en correctie van relevante verschillen;
• leg duidelijk vast welke verantwoordelijkheid bij bijvoorbeeld HR, finance, management en werknemersvertegenwoordiging ligt.

Extra opletten: vanaf deze omvang wordt loontransparantie steeds meer een kwestie van structurele proces- en datakwaliteit. Als je ieder jaar opnieuw moet reconstrueren waarom mensen zijn ingeschaald en beloond zoals ze zijn, wordt rapporteren onnodig zwaar.

Zit je bij een grens? Dan eerst tellen

Zit je met je organisatie ruim onder of boven 50, 100, 150 of 250 werknemers? Dan is een precieze telling waarschijnlijk niet je eerste implementatievraag.

Maar zit je in de buurt van zo’n grens, zeker met veel parttimers, tijdelijke werknemers, uitzendkrachten, meerdere bv’s of internationale arbeidsverhoudingen? Bepaal dan eerst zorgvuldig hoeveel werknemers je voor deze regels hebt. Dat ene getal kan namelijk bepalen welke extra stap je in de rest van je loontransparantie-implementatie moet zetten.

Maar hoeveel werknemers heb je dan precies?

Dat klinkt eenvoudiger dan het is.

Voor deze grenzen kijk je volgens het huidige wetsvoorstel niet simpelweg naar het aantal mensen dat vandaag op je loonlijst staat. Voor het werknemersaantal in een kalenderjaar wordt gekeken naar het voorgaande kalenderjaar. Daarbij wordt de arbeidsomvang uitgedrukt in arbeidsjaareenheden (AJE). De memorie van toelichting omschrijft dat ook als fte.

Het uitgangspunt is eenvoudig:

• iemand die het hele jaar voltijd werkt = 1 AJE;
• iemand die het hele jaar 50% werkt = 0,5 AJE;
• iemand die drie maanden voltijd werkt = 0,25 AJE;
• iemand die zes maanden 60% werkt = 0,3 AJE.

Werk je dus in deeltijd of maar een deel van het jaar, dan telt die arbeidsomvang naar rato mee. Dat sluit aan bij de Europese rekenmethode waarnaar bij de uitwerking van deze telling wordt verwezen.

Een voorbeeld: 118 mensen betekent niet automatisch 118 werknemers voor de grens

Stel dat in het voorgaande kalenderjaar bij jouw organisatie hebben gewerkt:

• 80 werknemers die het hele jaar voltijd werken → 80 AJE;
• 20 werknemers die het hele jaar 50% werken → 10 AJE;
• 8 werknemers die drie maanden voltijd werken → 2 AJE;
• 10 uitzendkrachten die het hele jaar voltijd bij jouw organisatie werken → 10 AJE.

Opgeteld kom je uit op 102 AJE.

Er hebben in dit voorbeeld 118 verschillende mensen gewerkt, maar voor de toepasselijke werknemersgrens kom je uit op 102.

En dat laatste getal is relevant. Je valt dan volgens het huidige wetsvoorstel boven de grens van 100 en krijgt dus met de formele rapportageplicht te maken.

Uitzendkrachten? Die kunnen jouw telling verhogen

Ter beschikking gestelde arbeidskrachten, zoals uitzendkrachten, tellen voor de organisatiegrootte mee bij de organisatie waar zij feitelijk werken: de inlener. De uitlener hoeft hen voor deze telling niet óók mee te rekenen.

Heb je bijvoorbeeld:

• 94 AJE aan eigen werknemers; en
• 8 AJE aan uitzendkrachten die bij jouw organisatie werken?

Dan kom je voor deze regels uit op 102 AJE. De inzet van uitzendkrachten kan dus net het verschil maken tussen wel of niet rapportageplichtig zijn.

En een stagiair?

Volgens het huidige wetsvoorstel telt als werknemer voor deze telling degene die een arbeidsovereenkomst of publiekrechtelijke aanstelling met de werkgever heeft.

Een stagiair telt dus niet automatisch mee omdat hij of zij binnen je organisatie rondloopt. Is de stage juridisch ook een arbeidsovereenkomst, dan kan dat anders liggen.

Meerdere bv’s? Tel niet automatisch het hele concern bij elkaar op

Heb je drie bv’s met ieder personeel? Tel dan niet automatisch alle werknemers binnen de groep bij elkaar op.

Uitgangspunt van het wetsvoorstel is de afzonderlijke werkgever. Iedere dochteronderneming rapporteert daarom in beginsel zelfstandig. Alleen in bijzondere situaties kan rapportage op concernniveau aan de orde zijn, bijvoorbeeld wanneer het moederbedrijf het beloningsbeleid centraal bepaalt en dochterondernemingen daarvan niet kunnen afwijken.

Voorbeeld: drie werkmaatschappijen hebben respectievelijk 70, 65 en 40 AJE. Samen zijn dat 175 AJE. Dat betekent niet automatisch dat iedere bv voor de rapportage wordt behandeld als een werkgever met 175 werknemers.

Bij concernstructuren is dus niet alleen de rekensom belangrijk. Je moet eerst bepalen welke entiteit voor deze regels werkgever is.

Internationale werknemers? Dan kan de telling ingewikkelder worden

Ook werknemers in een internationale setting kunnen meetellen. De memorie van toelichting noemt als hoofdregel voor de organisatiegrootte dat werknemers worden meegenomen die in Nederland loonbelastingplichtig zijn. Bij grensoverschrijdend werken kan daarnaast het toepasselijke arbeidsrecht een rol spelen.

Heb je bijvoorbeeld Nederlandse en buitenlandse vestigingen, werknemers die structureel over de grens werken of personeel dat formeel bij een buitenlandse entiteit in dienst is? Dan is het verstandig de telling niet alleen op basis van je HR-overzicht te maken.

Niet iedereen die meetelt, komt ook hetzelfde terug in de rapportage

Tot slot nog een belangrijk onderscheid: de telling van je organisatiegrootte en de inhoud van de loonrapportage zijn niet precies hetzelfde.

Zo vermeldt de memorie van toelichting expliciet dat non-binaire werknemers wel meetellen voor het bepalen van de organisatiegrootte, terwijl zij in beginsel niet worden meegenomen bij de berekening van de loonkloof tussen vrouwelijke en mannelijke werknemers.

Je beantwoordt dus eerst de vraag:

Hoe groot is mijn organisatie voor deze regels?

Pas daarna bepaal je welke werknemers en welke gegevens je voor een specifieke verplichting nodig hebt.