Loontransparantie: zo ziet jouw rapportageplicht eruit

Heb je straks 100 werknemers of meer? Dan krijg je te maken met de rapportageplicht uit de loontransparantieregels. Maar wat rapporteer je dan eigenlijk?

Dat is meer dan één percentage over het loonverschil tussen mannen en vrouwen. Je brengt eerst de loonverschillen binnen je hele organisatie in beeld en zoomt daarna in op mannen en vrouwen die gelijk of gelijkwaardig werk doen.

We laten het zien aan de hand van Loonlijn B.V., een fictief productiebedrijf met 175 werknemers.

Let op: we gaan in deze blog uit van het huidige Nederlandse wetsvoorstel. De wet is nog niet definitief en onderdelen van de rapportage worden nog nader uitgewerkt.

Moet je rapporteren en wanneer?

De inhoud van de rapportage is voor iedere rapportageplichtige werkgever in principe hetzelfde. Je personeelsomvang bepaalt vooral wanneer je voor het eerst rapporteert en hoe vaak daarna.

Loonlijn heeft 175 werknemers. Het bedrijf valt dus in de staffel van 150 tot 249 werknemers en moet volgens het huidige voorstel uiterlijk 7 juni 2028 voor het eerst rapporteren over kalenderjaar 2027.

Zit je rond een grens? Dan moet je eerst goed bepalen hoeveel werknemers voor deze regeling meetellen. Dat behandelen we apart in onze blog over de toepasselijkheid van de loontransparantieregels.

Maak kennis met Loonlijn B.V.

Loonlijn produceert metalen precisiecomponenten voor de machinebouw. Er werken 120 mannen en 55 vrouwen, verdeeld over productie en assemblage, logistiek, technische dienst, engineering, planning, customer support en projectleiding.

De productie draait in twee ploegen. Loonlijn werkt met negen salarisschalen en kent naast het basissalaris onder meer ploegentoeslagen, overwerkvergoeding, persoonlijke toeslagen en een jaarlijkse prestatiebonus.

Ook de samenstelling van het personeelsbestand verschilt. Vrouwen werken gemiddeld vaker in deeltijd. Mannen zijn relatief sterker vertegenwoordigd in functies met ploegendienst en in enkele technische en hoger betaalde functies.

Dat zijn precies de omstandigheden waardoor een loonverschil op organisatieniveau kan ontstaan, zonder dat daarmee al vaststaat dat mannen en vrouwen voor gelijk of gelijkwaardig werk verschillend worden beloond.

Met die context kunnen we de cijfers beter lezen.

Wat moet Loonlijn rapporteren?

De loonrapportage begint breed: wat verdienen alle vrouwen binnen Loonlijn gemiddeld ten opzichte van alle mannen?

Het gemiddelde brutojaarloon van de mannen bedraagt in ons voorbeeld € 54.400. Bij de vrouwen is dat € 48.100. Dat geeft een verschil van 11,6%.

Kijken we naar het gemiddelde brutouurloon, dan wordt het verschil kleiner: 5,7%.

Dat verschil is logisch te plaatsen. Omdat vrouwen binnen Loonlijn gemiddeld vaker in deeltijd werken, zegt een verschil in jaarloon niet automatisch hetzelfde als een verschil in loon per gewerkt uur.

Daarom rapporteert Loonlijn niet alleen over het jaarloon, maar ook over het uurloon.

Daarnaast moet worden gekeken naar de mediaan. Dat is het loon precies in het midden van de groep: de helft verdient meer en de helft minder. De mediaan voorkomt dat enkele heel hoge of lage lonen het beeld te sterk bepalen.

Ook aanvullende en variabele beloning telt mee. Denk bij Loonlijn bijvoorbeeld aan ploegentoeslag, overwerkvergoeding en de prestatiebonus. De rapportage laat zowel zien hoe groot het verschil daarin is als welk aandeel mannen en vrouwen zulke beloningscomponenten ontvangt.

Waar zitten mannen en vrouwen in de loonverdeling?

Vervolgens kijkt Loonlijn naar de verdeling van mannen en vrouwen over de loonkwartielen.

Een loonkwartiel is simpel gezegd een kwart van het personeelsbestand, gerangschikt naar beloning. Alle werknemers worden van laag naar hoog op hun loon gerangschikt en daarna verdeeld over vier ongeveer even grote groepen:

1. de 25% laagst betaalde werknemers;
2. de volgende 25%;
3. de volgende 25%;
4. de 25% hoogst betaalde werknemers.

Bij 175 werknemers bestaan de groepen van Loonlijn uit 44, 44, 44 en 43 werknemers.

De verdeling ziet er in ons voorbeeld zo uit:

Vrouwen vormen 31,4% van het totale personeelsbestand, maar slechts 16,3% van het hoogste loonkwartiel. In het laagste kwartiel is juist 45,5% vrouw.

Betekent dit dat Loonlijn vrouwen ongelijk beloont? Nee.

Het laat wel zien dat mannen en vrouwen anders over de loonstructuur van de organisatie zijn verdeeld. Dat kan bijvoorbeeld samenhangen met de functies waarin zij werken, de verdeling over deeltijd en voltijd, doorstroom of andere objectieve factoren.

Om te beoordelen of er binnen gelijk of gelijkwaardig werk loonverschillen bestaan, moet Loonlijn daarom verder inzoomen.

De belangrijkste vergelijking: gelijk of gelijkwaardig werk

Loonlijn heeft de werknemers voor dit voorbeeld verdeeld over zes categorieën van gelijk of gelijkwaardig werk.

Dat zijn niet automatisch afdelingen, functietitels of salarisschalen. Werknemers moeten worden gegroepeerd op basis van de waarde van het werk.

Binnen iedere categorie wordt vervolgens de loonkloof tussen mannen en vrouwen zichtbaar gemaakt, uitgesplitst naar basisloon en aanvullende of variabele beloning.

Een deel van de rapportage van Loonlijn ziet er bijvoorbeeld zo uit:

Nu ontstaat een ander beeld dan bij het organisatiebrede verschil van 5,7%.

Bij vijf categorieën blijft het verschil in het basisloon per uur onder 5%. Bij projectleiding & accountmanagement bedraagt het verschil 6,4%.

Dat is een signaal om verder te kijken.

Meer dan 5% verschil: wat nu?

De 5%-grens wordt nogal eens gelezen alsof een verschil boven 5% automatisch verboden is. Zo werkt het niet.

Loonlijn moet eerst onderzoeken of het verschil kan worden verklaard door objectieve en genderneutrale criteria. Denk bijvoorbeeld aan relevante ervaring, verantwoordelijkheden of andere criteria die aantoonbaar onderdeel zijn van het beloningsbeleid en consequent worden toegepast.

Een verplichte gezamenlijke loonevaluatie komt volgens het huidige wetsvoorstel pas in beeld als drie voorwaarden samenkomen:

1. binnen een categorie bedraagt het verschil in het gemiddelde loonniveau ten minste 5%;
2. het verschil kan niet worden gerechtvaardigd door objectieve en genderneutrale criteria; én
3. het ongerechtvaardigde verschil wordt niet binnen zes maanden na de rapportage verholpen.

Een verschil onder 5% mag je overigens niet automatisch negeren. Ook een kleiner ongerechtvaardigd loonverschil kan moeten worden aangepakt.

Kun je deze rapportage straks ook daadwerkelijk maken?

Daar zit voor veel organisaties waarschijnlijk de echte voorbereiding.

Je salarisadministratie bevat veel loondata. Maar voor deze rapportage moet je die gegevens ook kunnen koppelen aan bijvoorbeeld:

werknemer → categorie van gelijk of gelijkwaardig werk → basisloon → aanvullende en variabele beloning.

En vervolgens moet je gevonden verschillen kunnen begrijpen en waar nodig verklaren.

Voor Loonlijn betekent dat bijvoorbeeld dat HR, salarisadministratie en de verantwoordelijken voor het beloningsbeleid dezelfde indeling en gegevens moeten gebruiken.

Praktische vuistregel: wacht niet tot de eerste officiële rapportagedatum. Doe vooraf een proefrapportage. Dan ontdek je op tijd of gegevens ontbreken, categorieën niet goed aansluiten of beloningsverschillen bestaan die nader onderzoek vragen.

Van cijfers naar uitleg

De rapportageplicht is dus niet alleen een rekensom.

Eerst zie je hoe mannen en vrouwen over je totale loongebouw zijn verdeeld. Daarna zoom je in op gelijk of gelijkwaardig werk. Pas dan wordt zichtbaar waar een verschil een logische verklaring heeft en waar je verder moet onderzoeken of bijsturen.

Dat is uiteindelijk de vraag waarop je voorbereid wilt zijn:

kun je jouw beloningsverschillen niet alleen berekenen, maar ook uitleggen?

Bij deze blog voegen we een volledige fictieve voorbeeldrapportage van Loonlijn B.V. toe. Daarin zie je hoe de verschillende onderdelen van de rapportage in samenhang kunnen worden weergegeven.