Servicekosten 2027: is je verhuuradministratie er klaar voor? 

Vanaf 1 januari 2027 gelden voor nieuwe huurcontracten voor woonruimte nieuwe regels voor servicekosten. Voor professionele verhuurders zit de voorbereiding daarom niet alleen in het aanpassen van een modelhuurovereenkomst. Contract, kostenstructuur, verdeelsleutels én administratie moeten straks op elkaar aansluiten.

De relevante vraag voor de komende maanden is dus: kun je voor ieder nieuw huurcontract vanaf 1 januari 2027 uitleggen welke servicekosten je doorberekent, hoe je die berekent en verdeelt, en kun je dat achteraf met je administratie onderbouwen?

Eerst bepalen welk regime geldt

De datum waarop de huurovereenkomst wordt ondertekend is bepalend. Is dat op of na 1 januari 2027, dan gelden de nieuwe regels. Voor contracten die vóór die datum zijn ondertekend, blijven voor de servicekosten in beginsel de bestaande regels gelden. Sommige wijzigingen rond procedures bij de Huurcommissie gelden vanaf 1 januari 2027 echter óók voor bestaande contracten.

Dat onderscheid kan bij een grotere portefeuille praktische gevolgen hebben. In hetzelfde wooncomplex kunnen straks bijvoorbeeld oude en nieuwe huurcontracten naast elkaar bestaan waarop verschillende regels voor de berekening van servicekosten van toepassing zijn.

Voor verhuurders van woonruimte zijn daarom vier controles relevant.

1. Welke kosten breng je nu als servicekosten in rekening?

Voor nieuwe contracten werkt het Besluit servicekosten vanaf 1 januari 2027 met een limitatieve lijst. Alleen kosten die binnen een van de acht categorieën vallen, mogen als servicekosten worden doorberekend:

1. warmte en koude;
2. elektriciteit, gas en water;
3. roerende zaken;
4. kleine herstellingen;
5. toezicht, beveiliging en vuil;
6. signaallevering;
7. verzekeringen en fondsvorming;
8. administratiekosten.

Een praktische eerste stap is daarom niet alleen je modelcontract controleren, maar juist je huidige kostenadministratie erbij pakken. Welke posten worden daadwerkelijk aan huurders doorbelast? Onder welke categorie vallen die straks? Een kostenpost die niet binnen de limitatieve lijst past, kun je bij een nieuw contract niet alsnog tot servicekosten maken door hem zo in het contract te noemen.

2. Hoe bereken je die kosten?

Dat een kostenpost binnen een toegestane categorie valt, is pas het begin. De nieuwe Regeling servicekosten schrijft voor nieuwe contracten ook regels voor over de berekening en verdeling van servicekosten. De precieze methode verschilt per categorie.

Daarmee wordt de inrichting van je administratie belangrijker. Controleer niet alleen wat je doorberekent, maar ook waarop het bedrag is gebaseerd. Kun je de berekening vanuit facturen, werkelijk gemaakte kosten of de toepasselijke berekeningsregel reconstrueren? En sluit de manier waarop je systeem rekent daarop aan?

De Regeling servicekosten is op 1 april 2026 gepubliceerd en bevat de regels voor berekening en maximering waarop die controle moet worden gebaseerd.

3. Kun je je verdeelsleutels uitleggen?

Bij collectieve kosten komt daar nog een vraag bij: hoe verdeel je het totaal over de verschillende huurders?

Een verdeelsleutel kan jarenlang in een systeem staan zonder dat nog duidelijk is waarom juist die sleutel wordt gebruikt. Onder het nieuwe regime is het verstandig dat vóór nieuwe verhuringen opnieuw te controleren. Welke verdeelsleutel wordt per kostenpost toegepast? Past die bij de betreffende kostensoort en de nieuwe regels? En kun je vanuit de administratie laten zien hoe het aandeel van een individuele huurder tot stand is gekomen?

Juist hier moeten juridische afspraken en administratieve uitvoering elkaar vinden. Een correcte regel in een huurovereenkomst helpt weinig als het beheersysteem vervolgens volgens een andere systematiek afrekent.

Kan jouw administratie een controleerbare afrekening opleveren?

De vierde controle gaat daarom over het eindproduct: de afrekening. Kun je vanuit de administratie herleiden welke kosten zijn gemaakt, welk deel voor rekening van een huurder komt en hoe dat bedrag is berekend?

Dat wordt extra relevant doordat vanaf 1 januari 2027 ook de positie van de Huurcommissie verandert. Wanneer geen of geen goede afrekening wordt verstrekt, kan de Huurcommissie wettelijke normbedragen toepassen. Dat kan leiden tot een laag bedrag en in sommige gevallen zelfs € 0. De Huurcommissie kan de verhuurder wel eerst gelegenheid geven de ontbrekende of onjuiste afrekening te herstellen. Deze wijziging is ook relevant voor bestaande huurcontracten. Daarnaast kunnen vanaf 1 januari 2027 twee of meer huurders gezamenlijk een collectief verzoek bij de Huurcommissie indienen.

Een controleerbare administratie is daarmee niet alleen een administratief sluitstuk. Zij bepaalt mede of je een afrekening kunt onderbouwen wanneer daar discussie over ontstaat.

Eén of twee regimes in een gemengde portefeuille?

Heb je na 1 januari 2027 zowel bestaande als nieuwe contracten, dan kan werken met verschillende regimes extra uitvoeringslast opleveren. De wetgever heeft daar rekening mee gehouden. Verhuurder en huurder kunnen afspreken dat de nieuwe regels ook op een bestaand contract worden toegepast. Daarvoor is instemming van de bestaande huurder nodig.

Dat kan bijvoorbeeld binnen één wooncomplex aantrekkelijk zijn als één uniforme werkwijze minder foutgevoelig is. Het is echter geen administratieve omzetting die de verhuurder eenzijdig kan doorvoeren. Per portefeuille of complex zal dus moeten worden beoordeeld of uniformeren praktisch voordeel oplevert en of bestaande huurders daarmee instemmen.

Kortom: vier vragen voor je voorbereiding op 2027

De voorbereiding hoeft niet te beginnen met een groot implementatieproject. Leg eerst je huidige inrichting langs vier vragen:

1. Posten: vallen alle servicekosten die je bij nieuwe contracten wilt doorberekenen binnen een van de acht toegestane categorieën?
2. Berekening: sluit de manier waarop je iedere post berekent aan bij de nieuwe regels?
3. Verdeling: zijn de gebruikte verdeelsleutels juist, consequent toegepast en uitlegbaar?
4. Afrekening: kan je administratie per huurder een afrekening opleveren waarvan kosten, berekening en verdeling controleerbaar zijn?

Een afwijking bij één van deze vragen kan doorwerken in meerdere onderdelen: contractmodellen, grootboekposten, verhuur- of beheersoftware, verdeelsleutels en uiteindelijk de eindafrekening. Daarom is het verstandig die keten vóór de eerste nieuwe contracten van 2027 als geheel te controleren.

De Wet modernisering servicekosten ziet hierbij op woonruimte. Voor de verhuur van bedrijfsruimte geldt dit nieuwe servicekostenregime niet.