Wat als jij als DGA tijdelijk niet meer kunt handelen?

Wat als jij als DGA tijdelijk niet meer kunt handelen?

Als DGA ben je vaak de enige die rechtsgeldige besluiten kan nemen, stukken mag ondertekenen, betalingen mag goedkeuren en er zo voor zorgt dat jouw BV blijft draaien. Maar wat gebeurt er als je door ernstige ziekte of een ongeval tijdelijk niet meer in staat bent om zelf te handelen? Al snel loopt alles spaak, terwijl het juridisch eenvoudig te ondervangen is. Mits je er op tijd bij bent. Dit risico speelt niet alleen bij een actieve werkmaatschappij, maar vooral bij iedere personal holding.

Gelukkig is de kans dat dit gebeurt klein, maar de potentiële problemen zijn groot (en die komen dan bovenop de andere ellende). Vooral: het is heel eenvoudig op te lossen.

Wat is het probleem bij uitval van een DGA? 

Bij veel BV’s is de DGA ook de enige bestuurder. Als jij plotseling wegvalt, kan dat grote gevolgen hebben voor de onderneming, maar ook voor anderen zoals jouw gezin. Het gaat dan niet om gewone afwezigheid, een drukke periode of een korte ziekmelding, maar om een situatie waarin je feitelijk zelf geen besluiten meer kunt nemen of namens de BV kunt optreden, bijvoorbeeld door coma of andere ernstige medische uitval. 

In zo’n situatie is er niemand meer die namens de BV formeel kan handelen. En je bent dan ook niet meer in staat om daar iemand anders voor aan te wijzen. Dat leidt snel tot problemen. Betalingen moeten doorgaan, fiscale aangiftes moeten de deur uit, jaarstukken moeten worden goedgekeurd, stukken moeten worden getekend en bepaalde besluiten moeten op tijd worden genomen. Meestal relatief eenvoudige zaken, maar niemand is meer bevoegd en in staat om dat te doen. 

Hoe op te lossen? Wijs nu al een waarnemend bestuurder aan! 

Om te voorkomen dat jouw BV stuurloos raakt, kun je vooraf een vervangend bestuurder aanwijzen. Dat is iemand die in zo’n noodsituatie tijdelijk het bestuur kan overnemen o voorwaarde dat vast staat dat jij dat echt niet meer kunt, zodat de belangrijkste zaken blijven doorlopen. 

Dat kan een partner, familielid of andere vertrouwenspersoon zijn, zolang die persoon bereid is die rol te aanvaarden. Daarmee bescherm je niet alleen de onderneming zelf, maar ook de belangen van mede-aandeelhouders en andere betrokkenen. 

Hoe regel je dat formeel? 

Het aanwijzen van een vervangend bestuurder moet juridisch wel goed worden vastgelegd. Het gaat immers om een formele bevoegdheid, die moet worden geaccepteerd door externe partijen (fiscus, bank, etc).

Praktische aandachtspunten:

1. Zorg voor een rechtsgeldig aandeelhoudersbesluit
   Leg de aanwijzing van de waarnemend bestuurder vast in een formeel aandeelhoudersbesluit. De inhoud en formulering moeten juridisch kloppen, zodat er geen discussie ontstaat over de bevoegdheid en wanneer die intreedt.
2. Borg de externe acceptatie
   Banken, de Belastingdienst en andere partijen moeten de bevoegdheid ook erkennen. Laat het besluit daarom waar nodig toetsen of vastleggen via een advocaat of notaris.
3. Regel directe toegang tot documentatie en/of belangrijke contactpersonen
   Zorg dat de waarnemend bestuurder direct beschikt over het besluit en over de namen van de belangrijkste vertrouwens- of contactpersonen (naam notaris, bank, accountant, advocaat) en alle relevante stukken om zijn/haar rol te kunnen uitoefenen.
4. Evalueer periodiek de aanwijzing
   Controleer regelmatig of de aangewezen persoon nog passend is, zowel qua beschikbaarheid als vertrouwen en competentie.

Wat bij overlijden van de DGA?

De regeling voor een waarnemend bestuurder ziet op tijdelijke uitval. Bij overlijden werkt het anders. Als de bestuurder ook aandeelhouder is, gaan de aandelen over op de erfgenamen. Zij krijgen daarmee de bevoegdheid om een nieuwe bestuurder te benoemen. De regeling voor een waarnemend bestuurder is in die situatie dus niet meer nodig.

Waarom dit wat ons betreft een must is bij iedere personal holding

Heb je een personal holding? Dan is dit eigenlijk geen keuze, maar een must. In de praktijk ben je daar bijna altijd enig aandeelhouder én enig bestuurder. Val jij weg, dan is er niemand die kan handelen. Bovendien bestuurt jouw holding vaak één of meer werkmaatschappijen, waardoor het probleem zich direct doorvertaalt naar de hele structuur. Daar komt bij dat in de holding vaak ook vermogen zit (dividendstromen, pensioenvoorzieningen, fiscale posities). Stilstand raakt dus niet alleen de onderneming, maar ook je privépositie en je gezin. Juist daarom wil je hier vooraf iets voor geregeld hebben.

Kortom

Door op tijd (gewoon bij leven en welzijn dus) een vervangend bestuurder aan te wijzen, voorkom je dat jouw BV op een kwetsbaar moment stilvalt. Met een goed opgesteld besluit maak je die regeling praktisch én juridisch duidelijk, voor jezelf én voor de anderen die op de continuïteit van de BV vertrouwen.