Beloningsvergelijking bij loontransparantie: hoe je dat uitvoert en oplost

Je hebt bepaald welke werknemers binnen jouw organisatie gelijk of gelijkwaardig werk doen. Dan komt de volgende vraag: verdienen zij ook gelijk? En als dat niet zo is: waardoor komt het verschil en kun je dat goed uitleggen?

Dat is de volgende praktische stap bij loontransparantie. Het uitgangspunt is daarbij niet dat iedereen binnen een categorie exact hetzelfde moet verdienen. Je mag bijvoorbeeld rekening houden met relevante ervaring, prestaties of andere objectieve factoren. Maar verschillen moeten wel kunnen worden verklaard aan de hand van objectieve en genderneutrale criteria die je ook daadwerkelijk zo toepast.

In ons eerdere artikel over functiewaardering en het vormen van categorieën lieten we aan de hand van een fictief administratiekantoor zien hoe je bepaalt welke werknemers gelijk of gelijkwaardig werk doen. Heb je die stap nog niet gezet? Begin dan daar. Lees eerst: Functiewaardering voor loontransparantie – zo bouw je de juiste categorieën op

In dit artikel pakken we hetzelfde administratiekantoor weer op en voegen we de beloning toe.

Let op: de Europese Richtlijn loontransparantie is al vastgesteld. De Nederlandse implementatiewet is op het moment van schrijven nog in behandeling bij de Tweede Kamer. De precieze Nederlandse uitwerking kan dus nog wijzigen.

Begin binnen je categorie

Ons administratiekantoor heeft 21 werknemers. In het vorige artikel hebben we die werknemers op basis van functiewaardering verdeeld over vier categorieën. Categorie B bestaat uit:

• vier financieel administrateurs;
• drie salarisadministrateurs;
• één marketingmedewerker;
• één operationscoördinator.

Het zijn verschillende functies, maar op basis van vaardigheden, inspanningen, verantwoordelijkheden en arbeidsomstandigheden zijn ze voor dit fictieve administratiekantoor als gelijkwaardig gewaardeerd.

Nu voegen we fictieve beloningsgegevens toe. Voor de eenvoud zijn de bedragen op fulltimebasis weergegeven.

Kijk daarbij niet alleen naar het basissalaris. Onder de Richtlijn is beloning breder dan alleen het vaste loon. Ook aanvullende en variabele componenten kunnen meetellen, zoals bonussen, overwerkvergoedingen, bepaalde toeslagen en andere voordelen die de werknemer vanwege het werk ontvangt. Twee werknemers kunnen dus hetzelfde basissalaris hebben en toch verschillend worden beloond.

Wil je precies zien hoe de Richtlijn het begrip beloning omschrijft en welke voorbeelden daarbij worden genoemd? Kijk dan met name naar overweging 21 en artikel 3 van de Richtlijn. Bekijk Richtlijn (EU) 2023/970 op EUR-Lex

Nu begint de interessante stap: waar zitten verschillen en waardoor worden die veroorzaakt?

Een loonverschil is een signaal, nog geen conclusie

Neem B1 en B2. Ze zijn allebei financieel administrateur, maar B2 verdient € 300 per maand meer.

Dat valt op. Maar het betekent niet automatisch dat het verschil ongeoorloofd is.

B1 heeft twee jaar relevante ervaring en B2 acht jaar. Stel dat het administratiekantoor werkt met salarisbanden waarin relevante ervaring aantoonbaar meeweegt. Als die systematiek objectief en genderneutraal is én consequent wordt toegepast, kan daarin een goede verklaring voor het verschil liggen.

De belangrijkste gedachte is daarom:

Het doel is niet om ieder loonverschil weg te poetsen. Je moet kunnen uitleggen waarom verschillen bestaan en dezelfde meetlat consequent gebruiken.

En hoe zit het dan met die 5%?

Je hebt in verband met loontransparantie misschien al gehoord over een grens van 5%. Die grens bestaat inderdaad, maar betekent niet dat een loonverschil van minder dan 5% is toegestaan.

De 5%-grens hoort bij een specifieke verplichting voor werkgevers die onder de loonrapportageplicht vallen. Komt uit die rapportage binnen een categorie een gemiddeld beloningsverschil tussen mannen en vrouwen van ten minste 5%, kan de werkgever dat verschil niet objectief en genderneutraal verklaren én is het verschil zes maanden later nog niet verholpen? Dan moet een formele loonevaluatie worden uitgevoerd. De drie voorwaarden gelden dus samen.

Een verschil onder de 5% krijgt daarmee geen vrijbrief. Ook de toelichting op de Nederlandse regeling zegt expliciet dat een ongerechtvaardigd verschil van minder dan 5% binnen een redelijke termijn moet worden verholpen.

Zie 5% dus niet als veilige marge. De eerste vraag blijft: kun je het verschil objectief en genderneutraal verklaren?

Voor ons fictieve administratiekantoor met 21 werknemers speelt die 5%-trigger bovendien niet: die hoort bij de rapportageplicht voor werkgevers vanaf 100 werknemers. Dat betekent niet dat kleinere werkgevers loonverschillen kunnen negeren. De rapportageplicht en de verplichting tot gelijke beloning voor gelijk of gelijkwaardig werk zijn twee verschillende zaken.

Verklaar je het verschil, of alleen hoe het ooit is ontstaan?

Nu B3 en B4.

Beiden zijn financieel administrateur. Beiden hebben zeven jaar relevante ervaring. Toch verdient B4 € 150 per maand meer.

Bij navraag blijkt waarom: B4 heeft bij indiensttreding een hoger salaris uitonderhandeld. Daarna kregen beide werknemers steeds ongeveer dezelfde procentuele salarisverhogingen. Het oorspronkelijke verschil is daardoor blijven bestaan.

Daarmee weet je hoe het verschil is ontstaan. Maar daarmee heb je nog niet automatisch een objectieve reden waarom B4 vandaag meer verdient.

Dat onderscheid is belangrijk.

De goede vraag is dus niet alleen:

Waar komt dit salaris vandaan?

Maar vooral:

Welke objectieve en genderneutrale reden rechtvaardigt dit verschil nu?

Kun je die niet aanwijzen, dan vraagt het verschil om nader onderzoek.

Verschilt het werk of verschilt de werknemer?

Er zit nog een belangrijke valkuil in de analyse.

Stel dat het administratiekantoor zegt:

“De operationscoördinator verdient meer omdat die veel meer verantwoordelijkheid draagt en zwaardere beslissingen neemt.”

Dat klinkt misschien als een verklaring voor een hoger salaris. Maar verantwoordelijkheid is juist één van de criteria waarmee je de waarde van het werk zelf bepaalt. Naast verantwoordelijkheid gaat het om vaardigheden, inspanningen en arbeidsomstandigheden.

Als de operationscoördinator structureel zwaarder werk verricht dan de andere werknemers in categorie B, moet je daarom eerst terug naar je functiewaardering.

De vuistregel:

Verschilt het werk? Controleer je categorie.
Is het werk gelijk of gelijkwaardig? Controleer de reden voor het loonverschil.

Zo voorkom je dat je een verkeerde categorie-indeling achteraf probeert te repareren met een beloningsargument.

Leg de verklaring langs dezelfde meetlat

Heb je vastgesteld dat het echt om gelijk of gelijkwaardig werk gaat? Kijk dan naar de reden achter het verschil.

Gebruik daarvoor vier vragen.

1. Is er een concrete en relevante reden?
“Meer ervaring” is nog vrij algemeen. Welke ervaring telt mee en waarom is die relevant voor het werk en de beloning?

2. Is het criterium objectief en genderneutraal?
De gebruikte criteria moeten losstaan van geslacht en ook op een genderneutrale manier worden toegepast.

3. Pas je het criterium consequent toe?
Als acht jaar relevante ervaring bij B2 een hogere inschaling rechtvaardigt, moet je kunnen controleren hoe andere werknemers met vergelijkbare ervaring zijn ingeschaald.

4. Kun je achteraf uitleggen hoe je tot de uitkomst bent gekomen?
Denk aan een salarismatrix, vastgelegde ervaringscriteria, certificeringen of duidelijke beoordelingscriteria.

Een verklaring moet dus meer doen dan logisch klinken. Je moet haar ook consequent kunnen toepassen en kunnen onderbouwen.

En als de verklaring wel logisch klinkt, maar nog niet stevig genoeg is?

Dan komen we bij B5 en B7.

Beiden zijn salarisadministrateur. Ze hebben zes jaar relevante ervaring, hetzelfde basisloon en dezelfde vaktoeslag vanwege dezelfde certificering.

Maar B7 ontvangt daarnaast € 200 prestatiebonus per maand.

De leidinggevende legt uit:

“Hij presteert bovengemiddeld, pakt veel verantwoordelijkheid en zet vaak een stap extra.”

Dat kan een relevante reden zijn. Maar dan moet wel duidelijk zijn wat “bovengemiddeld” betekent.

Vraag bijvoorbeeld:

• Welke prestaties tellen mee?
• Over welke periode beoordeel je die?
• Wie beoordeelt ze?
• Wordt B5 langs dezelfde meetlat gelegd?
• Wanneer krijgt iemand € 0, € 100 of € 200?
• Kun je achteraf uitleggen waarom B7 de bonus wel kreeg en B5 niet?

Kun je die vragen nog niet goed beantwoorden, dan is de conclusie niet meteen dat de bonus verkeerd is. Wel dat je nog onvoldoende basis hebt om het verschil als goed verklaard te beschouwen.

Drie mogelijke uitkomsten

Na deze analyse kun je de gevonden verschillen praktisch in drie groepen verdelen.

Let ook op gedeeltelijke verklaringen. Kun je van een verschil van € 300 maar € 150 goed verklaren, dan is daarmee niet ineens het volledige verschil onderbouwd.

Zorg dat je ruimte houdt om te differentiëren

Loontransparantie betekent niet dat je alle ruimte om verschillend te belonen moet weghalen. Als werkgever wil je bijvoorbeeld rekening kunnen houden met relevante ervaring, prestaties, ontwikkeling of bijzondere kwalificaties.

De kunst is om die ruimte vooraf goed te organiseren.

Denk bijvoorbeeld aan:

• salarisbandbreedtes bij instroom, waarbij duidelijk is welke factoren bepalen of iemand onderin, middenin of bovenin de bandbreedte start;
• vaste criteria voor salarisgroei, zodat duidelijk is wanneer ervaring, ontwikkeling of prestaties tot een volgende stap kunnen leiden;
• duidelijkere bonus- en beoordelingscriteria, zodat leidinggevenden beoordelingsruimte houden, maar vergelijkbare werknemers wel langs dezelfde meetlat leggen;
• spelregels voor uitzonderingen, zodat je in bijzondere situaties kunt afwijken, maar duidelijk is waarom en wie daarover beslist;
• periodieke controle van de uitkomsten, zodat oude salarisverschillen bijvoorbeeld niet ongemerkt jarenlang blijven doorwerken door telkens dezelfde procentuele verhoging.

Je hoeft je beloningsbeleid dus niet volledig dicht te timmeren. De praktische vraag is:

Waar willen we bewust verschillend kunnen belonen en welke spelregels hebben we nodig om die ruimte verantwoord te gebruiken?

Dezelfde analyse werkt ook bij andere organisaties

De vorm verschilt per bedrijf.

Bij een installatiebedrijf kan een loonverschil bijvoorbeeld samenhangen met relevante ervaring of een specifieke certificering. Bij een productiebedrijf kan een ploegentoeslag een belangrijk onderdeel van de totale beloning vormen. En bij een adviesbureau kan individuele prestatiebeloning een grotere rol spelen, waardoor juist de kwaliteit van de beoordelingscriteria belangrijk wordt.

De toolkit bij het vorige artikel laat zien dat dezelfde criteria voor functiewaardering per type organisatie een andere praktische invulling krijgen. Ook bij de beloningsvergelijking geldt vervolgens: kijk naar de echte praktijk van jouw organisatie.

De centrale controlevraag blijft steeds:

Kun je uitleggen waarom dit verschil bestaat op basis van een relevante, objectieve en genderneutrale reden die je consequent toepast?

Waar sta je daarna?

Als je deze analyse per categorie uitvoert, krijg je veel meer dan een lijst met salarissen. Je weet:

• waar relevante loonverschillen zitten;
• welke verschillen goed uitlegbaar zijn;
• welke nader onderzoek vragen;
• welke mogelijk moeten worden hersteld;
• en op basis van welke criteria je werknemers verschillend beloont.

Daarmee komt vanzelf de volgende vraag op tafel: wat moeten werknemers daar eigenlijk over kunnen weten?

Welke beloningscriteria moet je beschikbaar maken? Welke informatie mag een werknemer opvragen? En hoe ver moet je als werkgever gaan bij het beantwoorden van zo’n verzoek?

Daar gaat het volgende artikel in deze serie over.