Richtlijn Loontransparantie; zo pak je dat aan! (1/2)

Het is een van de meest besproken onderwerpen op de HR-agenda voor de komende jaren: de Europese Richtlijn loontransparantie. Hoewel de officiële deadline in juni 2026 ligt, heeft de Nederlandse wetgever aangegeven te mikken op 1 januari 2027 voor de volledige implementatie. Maar laat je niet misleiden door dat jaartal, de eerste acties kun (en moet je wat ons betreft) nu al uitzetten om later niet achter de feiten aan te lopen.  

Hoewel de Richtlijn nog niet helemaal uitgeschreven is in de Nederlandse wet, weten wel in hoofdlijnen wel wat je nu al kunt doen. Dit is dus ook een dynamische blog, we zullen deze steeds updaten als er nieuwe informatie beschikbaar is. Daarmee helpen wij werkgevers om de Richtlijn stapsgewijs te implementeren in hun eigen organisatie, richting een eerlijk en transparant beloningsbeleid. 

 Deze blog is als volgt opgebouwd: 

1. Wat je moet doen: een stappenplan
2. Wat je moet weten: de uitgangspunten van de Richtlijn
3. Wat je moet weten: wat wijzigt er voor wie? 

 Later volgt nog een tweede blog waarin we de rol van de OR toelichten. 

Wat je moet doen: een stappenplan 

Als werkgever moet je nu al in actie komen. De Richtlijn is meer dan alleen een jaarlijkse rapportage. Het raakt de kern van je werving, beloning en cultuur. Je moet je salarisprocessen en beloningsbeleid beoordelen en waar nodig aanpassen. Hieronder vind je een stappenplan waarmee je de eerste belangrijke acties kunt uitzetten binnen jouw organisatie. Daarna lees je onder ‘wat je moet weten’ nog de verdere uitwerking van het stappenplan. 

Stap 1: Definieer gelijke of gelijkwaardige functies (‘categorieën van werknemers’) 

• Zorg ervoor dat je personeelsdata up-to-date is. 
• Kijk met een andere ‘bril’ naar je huidige functiewaarderingssysteem. Twee totaal verschillende functies (qua titel en taken) kunnen namelijk nog steeds onder dezelfde categorie van werknemers vallen!  
• Breng alle werknemers per ‘categorie’ in kaart op in ieder geval de volgende aspecten: vaardigheden, inspanning, verantwoordelijkheden en arbeidsomstandigheden. 
• Je mag hierbij andere aspecten betrekken (zorg er wel voor dat je kunt uitleggen dat dit op objectieve en genderneutrale wijze gebeurt). 
• Houd er rekening mee dat binnen een specifieke loonschaal verschillende categorieën van werknemers kunnen bestaan!  
• Leg de indeling van categorieën/functies schriftelijk vast als basis voor toekomstige analyses. 

 Stap 2: Maak beloningscriteria expliciet 

• Noteer hoe startsalaris, salarisontwikkeling en variabele beloning worden bepaald. 
• Zorg dat dit consistent en uitlegbaar is binnen de organisatie. 

 Stap 3: Inventariseer loonverschillen 

• Voer een eerste analyse uit op vast en variabel loon, uitgesplitst naar functiegroep en geslacht. 
• Zo weet je waar actie nodig kan zijn en voorkom je verrassingen later. 

 Stap 4: De rapportage 

• Controleer of je een rapportageplicht hebt aan de hand van je werknemersbestand, maar zorg ook zonder rapportageplicht voor bewijs dat je voldoet aan de Richtlijn. Tip: gebruik ons model ‘voorbeeldrapportage loontransparantie’ vanuit ons portaal (of mail even, dan sturen we deze op).
• Begin met interne proefrapportages, zo ontdek je mogelijke knelpunten en kun je vroegtijdig bijsturen. 

 Stap 5: Pas werving en selectie aan 

• Check je huidige wervingsbeleid. Zijn vacatures en functiebeschrijvingen genderneutraal beschreven? Welke vragen worden gesteld in de sollicitatieprocedure? In hoeverre is het wervingsbeleid genderneutraal? 
• Vermeld op tijd (dus vóór de start van de onderhandelingen) het loon dat de sollicitant kan gaan verdienen voor de functie. 
• Vraag sollicitanten niet naar hun salarisverleden of meest recente salarisstrookje; beloning is functiegericht, niet historiegericht. 

 Stap 6: Borg privacy van loondata 

• Gebruik looninformatie uitsluitend voor gelijke beloning.  
• Houd gegevens waar mogelijk anoniem en beperk toegang. 

 Stap 7: Betrek de OR 

• Hierover schrijven wij meer in blog 2, wordt vervolgd! 

Wat je moet weten: de uitgangspunten van de Richtlijn 

Het doel van de Richtlijn is simpel in woorden, maar ingrijpend in de praktijk: het waarborgen van gelijke beloning voor mannen en vrouwen voor gelijke of gelijkwaardige arbeid. Daarnaast wordt je verplicht om transparanter te zijn over lonen en salarisstructuren. De Richtlijn is opgeknipt in simpelweg drie kernonderdelen: 

Het elimineren van de loonkloof

In de EU verdienen vrouwen gemiddeld nog steeds minder dan mannen. Het doel is om dit verschil volledig te dichten. Door werkgevers te verplichten de cijfers zwart-op-wit te zetten (rapportageplicht), worden onverklaarbare verschillen direct zichtbaar. 

De werknemer ‘empoweren’

Op dit moment hebben werknemers vaak geen idee of ze eerlijk worden betaald, omdat ze niet weten wat collega’s verdienen. Werknemers moeten juridische middelen krijgen om hun recht op gelijke beloning op te eisen, o.a. door het gebruik van recht op informatie en het omkeren van de bewijslast. Werknemers krijgen dus de mogelijkheid om inzicht te vragen in de beloning van collega’s bij gelijk of gelijkwaardig werk en het recht om te weten hoe jouw beloningsbeleid werkt. De omkering van de bewijslast houdt in dat de werkgever moet bewijzen dat zij de regels heeft gevolgd als er sprake is van een loonverschil en de transparantieregels niet heeft gevolgd. 

Objectiviteit in beloning afdwingen 

Veel loonverschillen ontstaan door ‘historische groei’ of omdat de ene persoon beter heeft onderhandeld dan de andere. Beloning moet op grond van de richtlijn losgekoppeld worden van persoonlijke onderhandelingsvaardigheid of salarisgeschiedenis. Werkgevers moeten gaan werken met genderneutrale systemen voor functiewaardering. Je betaalt voor de waarde van de functie (vaardigheden, inspanning, verantwoordelijkheid en arbeidsomstandigheden), niet voor de persoon of hun vorige loonstrookje. 

Wat je moet weten: wat wijzigt er voor wie?  

Allereerst is het goed om te weten wat er niet wijzigt met de komst van de Richtlijn. Momenteel is namelijk al in de wet vastgelegd (in de Wet gelijke beloning mannen en vrouwen) wanneer er sprake is van ongelijke beloning. Dat blijft onveranderd. Een werknemer kan nu ook al naar de rechter stappen als hij/zij ongelijk beloond wordt, maar diegene komt momenteel nog moeilijker aan die informatie die daarvoor nodig is. Loontransparantie is dus nieuw in dit verhaal.  

 Het is ook goed om te weten wanneer je ‘werkgever’ bent volgens het wetsvoorstel. In de basis is dat de contractuele werkgever, maar we kijken bij deze Richtlijn niet alleen naar de directe contractspartij. Ook de entiteit die feitelijk de beloningsvoorwaarden bepaalt, kan als ‘werkgever’ worden gekwalificeerd. Binnen concerns wordt het hiermee dus lastiger om loonverschillen te ‘verstoppen’ achter verschillende BV’s als de werkzaamheden in de praktijk gelijkwaardig zijn. Ook ingeleend personeel en uitzendkrachten zullen steeds vaker betrokken worden in de rapportageplicht. Houd hier dus rekening mee met je verdere vervolgstappen: kijk verder dan alleen de contractspartijen. Dit kan namelijk gevolgen hebben voor je rapportageplicht! 

Het is ook niet zo dat alle wijzigingen die de Richtlijn teweeg brengt, altijd van toepassing zijn voor iedere organisatie. Wij maken in dit onderdeel inzichtelijk welke organisaties waaraan moeten voldoen, kijkende naar: 

• genderneutrale systemen voor functiewaardering en -indeling
• de rapportageplicht
• het recht op informatie 
• omkering van de bewijslast 
• transparantieverplichtingen richting sollicitanten 

Genderneutrale systemen voor functiewaardering en -indeling (geldt voor iedereen) 

Alle werkgevers moeten een systeem voor functiewaardering en  -indeling hebben dat gelijk loon voor gelijke of gelijkwaardige arbeid (in categorieën van werknemers) waarborgt. Wat nou precies onder zo’n ‘systeem’ verstaan wordt, is nog niet helder gedefinieerd in het wetsvoorstel. Dit systeem moet in ieder geval objectief én genderneutraal zijn. Dat betekent dat de aspecte waarop categorieën van werknemers worden beoordeeld niet mogen verschillen naar geslacht, zowel in formulering als in toepassing. 

 Verplichte aspecten/criteria op grond waarvan je een categorie van werknemers  vaststelt, zijn: 

• Vaardigheden: kennis, ervaring en competenties; 
• Inspanningen: mentale, psychosociale en fysieke inspanning; 
• Verantwoordelijkheden: beslissingsruimte, toezicht en resultaatverantwoordelijkheid; 
• Arbeidsomstandigheden: fysieke, sociale en organisatorische omstandigheden. 

 Deze aspecten moeten worden gewogen. De weging van deze aspecten mag steeds anders zijn. Aanvullende aspecten (zoals opleiding, werkervaring of soft skills) mogen ook worden meegewogen. Het gaat erom dat je per categorie van werknemers weegt op objectieve en genderneutrale basis, althans dat je het goed kunt uitleggen waarom je tot deze vaststelling bent gekomen.  

De categorie van werknemers die je vaststelt bestaat dus uit werknemers die gelijke of gelijkwaardige arbeid verrichten. Dat is complex en hier worden terecht veel vragen over gesteld. Een voorbeeld dat laat zien dat het niet zo simpel is, staat in de oude Memorie van Toelichting. Daar staat dat een fotojournalist en een lezersredacteur binnen een dagbladuitgeverij verschillen van taken en titel, maar dat deze binnen het systeem voor functiewaardering en – indeling wél gelijkwaardig worden beoordeeld vanwege de vaardigheden die hiervoor gevraagd worden. Als ze daardoor dus in dezelfde categorie vallen, moeten ze ook gelijk beloond worden. 

Let op: binnen een specifieke loonschaal van een bepaalde functie kunnen ook verschillende categorieën werknemers bestaan, bijvoorbeeld wanneer er verschillende verantwoordelijkheden gelden voor werknemers binnen die schaal. Je moet dus echt met een andere ‘bril’ kijken naar je huidige functiewaarderingssysteem! 

In de Memorie van Toelichting (oud) stond overigens dat werkgevers ondersteund gaan worden met methoden en instrumenten bij het opstellen van loonstructuren. We weten alleen nog steeds niet wat die hulp precies gaat inhouden. Wij hopen dat de wetgever nog meer handvatten geeft voor het indelen van de werknemers in categorieën. Er zijn op dit moment nog veel variaties mogelijk en daardoor ontstaan er onduidelijkheden. 

De rapportage- en evaluatieplicht (verplichtingen afhankelijk van grootte van de werkgever) 

Niet iedere organisatie krijgt een rapportageplicht. De verplichtingen tot rapportage verschillen per organisatiegrootte:  

In de wet is opgenomen dat het aantal werknemers in het voorgaande kalenderjaar geteld moet worden om te bepalen of je onder de rapportageplicht van het huidige kalenderjaar valt. Daarbij tellen de volgende werknemers mee: 

• Fulltimers 
• Parttimers pro rato (dus: iemand is het hele jaar in dienst, maar werkt 20 van de 40 uur. Die telt dan als 0,5 werknemer mee) 
• Werknemers die slechts een gedeelte van het jaar in dienst zijn geweest, pro rato 
• Ingeleend personeel 
• Stagiairs als zij een arbeidsovereenkomst hebben 

 In de rapportage staan de volgende gegevens: 

• de loonkloof;
• de loonkloof in aanvullende of variabele componenten;
• de mediane loonkloof;
• de mediane loonkloof in aanvullende of variabele componenten;
• het aandeel vrouwelijke en mannelijke werknemers dat aanvullende of variabele componenten ontvangt;
• het aandeel vrouwelijk en mannelijke werknemers in elke kwartielbeloningsschaal;
• de loonkloof tussen werknemers uitgesplitst naar categorieën van werknemers en naar basislonen en aanvullende of variabele componenten. 

Dit betekent dat je nu al data moet verzamelen en processen moet inrichten! Maar let op: op dit moment is nog niet bekend wat precies onder ‘loon’ wordt verstaan. We weten alleen dat er een breed loonbegrip geldt, dus wij adviseren vooralsnog gewoon je eigen looncomponenten als zodanig te hanteren (toeslagen, basisloon, etc.).  

Houd er bij het rapporteren rekening mee dat je geen individuele salarissen herleidbaar maakt (bijvoorbeeld als een categorie slechts uit 2 personen bestaat). 

Val je onder een (verplichte) cao? Dan wordt het rapporteren vaak een stuk makkelijker. Cao-partijen zijn namelijk indirect betrokken bij de rapportage en opvolging: 

• Functiewaarderingssystemen, loonstructuren en categorisering worden vaak in cao’s vastgelegd. Vakbonden vertegenwoordigen hierbij de werknemersbelangen, werkgeversorganisaties zien toe op consistentie. 
• Cao-partijen moeten waarborgen dat de systemen objectief, transparant en genderneutraal zijn, zodat werkgevers kunnen voldoen aan hun rapportageplicht. 
• Wanneer correcties van ongerechtvaardigde loonverschillen een aanpassing van de cao vereisen, komen de vakbonden in beeld. Cao-afspraken mogen de werkgever niet belemmeren bij het corrigeren van verschillen binnen de organisatie. 

Loonevaluatie 

Als uit je rapportage blijkt dat er een loonkloof van 5% of meer bestaat tussen mannen en vrouwen in een specifieke categorie van werknemers én je kunt dit verschil niet rechtvaardigen op objectieve en genderneutrale criteria? Dan moet je als grote werkgever ook een loonevaluatie (plan van aanpak) uitvoeren als je dit niet-gerechtvaardigde verschil niet binnen 6 maanden na indiening van de loonrapportage hebt verholpen. Is er sprake van een lager percentage dan 5% zonder objectieve en genderneutrale reden? Ook dan moet je aan de bak! In dat geval moet je ‘binnen een redelijke termijn’ het verschil oplossen. Ook hier weer een grijs gebied, maar weet dat er wel actie vereist is. Meer over de loonevaluatie lees je in onze volgende blog. 

Het recht op informatie (geldt voor iedereen, voor sommige werkgevers zwaardere verplichtingen) 

De Richtlijn breidt het informatierecht van werknemers uit. Iedere werknemer krijgt hierdoor het recht om inzage te krijgen in zijn of haar beloning. Dit betekent dat werknemers informatie kunnen opvragen over: 

• hun eigen loon, en 
• het gemiddelde loon per geslacht binnen hun categorie van werknemers. 

Dit geldt voor alle organisaties, groot of klein. Je bent als werkgever ook verplicht om jaarlijks werknemers erop te wijzen dat ze dit recht hebben. Doe dit schriftelijk, zodat je kunt aantonen dat je de werknemers hierop hebt gewezen. 

Werkgevers met 50 of meer werknemers moeten daarnaast laagdrempelige toegang bieden tot de criteria die bepalen hoe het loon zich ontwikkelt. Bij kleinere organisaties geldt deze verplichting alleen voor de criteria voor het vaststellen van het loon. 

Let op: als werkgever ben je verplicht om binnen twee maanden na een informatieverzoek de gevraagde informatie te verstrekken. Doe je dat niet? Dan riskeer je inspecties, eisen tot naleving of zelfs een last onder dwangsom of bestuurlijke boete. De Nederlandse Arbeidsinspectie krijgt namelijk bevoegdheden om toezicht te houden en handhavend op te treden. 

Transparantieverplichtingen richting sollicitanten (geldt voor iedereen) 

Sollicitanten krijgen een ander recht op informatie: de werkgever (of een uitzendbureau) moet uit eigen beweging informatie verstrekken over het ‘op objectieve en genderneutrale gebaseerde loon’ voor de functie. Dit moet gebeuren op een zodanig tijdstip dat de sollicitant simpelweg transparant de onderhandelingen in kan gaan. Je hoeft dit niet in de vacaturetekst te plaatsen, maar dit wordt wel vaak aanbevolen. In ieder geval ben je te laat als je de sollicitant pas het salaris mededeelt tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek! Let op: je mag niet meer vragen naar een loongeschiedenis. Mag je dan nog wel vragen wat iemand qua salaris verwacht? Ja, als het passend salaris waar je het over hebt met de sollicitant, gebaseerd is op de objectieve criteria die je hanteert binnen een bepaalde categorie. Het helpt om het open en transparante gesprek te hebben over beloning. 

Omkering van de bewijslast (geldt voor iedereen) 

Tot slot regelt het wetsvoorstel dat de bewijslast verder bij de werkgever wordt neergelegd. Zodra een werknemer feiten aandraagt die een loonverschil doen vermoeden, moet de werkgever aantonen dat geen sprake is van ongelijke beloning. 

Dus, loonverschillen altijd aanpakken? 

Nee! Er mag nog steeds onderhandeld worden over loon, vanwege ervaring of geleverde prestaties. Er mag alleen geen onderscheid meer zijn op grond van gender en het loonverschil moet objectief uitgelegd kunnen worden. Het College voor de Rechten van de Mens heeft eerder geconcludeerd dat er rechtvaardigingsgronden voor loonverschillen kunnen zijn, zoals: 

• anciënniteit; 
• dienstjaren; 
• werkervaring; 
• het functioneren zelf; 
• arbeidsresultaten (extra beloning op basis van uitstekend presteren, indien dit op objectieve wijze wordt vastgesteld en vastgelegd is in geformuleerd beleid); 
• opleidingsniveau; 
• diplomavereisten. 

Ook eerder verworven rechten kunnen een objectieve verklaring vormen, bijvoorbeeld werknemers die na een overname in dienst komen van een nieuwe werkgever. 

Als blijkt dat een werknemer onterecht niet gelijk beloond wordt, dan kan er een loonvordering volgen, die tot wel 5 jaar kan teruggaan! Een loonvordering op deze grondslag kan trouwens ook nu al worden ingesteld door de werknemer die ongelijk beloond wordt, maar het bewijs wordt met deze Richtlijn voortaan makkelijker verkregen. Onderdelen van die loonvordering zijn ook de wettelijke verhoging en wettelijke rente. Dat kan dus een aardige claim opleveren. 

Vragen?

Of de implementatie van de Richtlijn ervoor gaat zorgen dat er meer procedures door werknemers gestart gaan worden, moet blijken. Wij kunnen ons wel voorstellen dat je in de praktijk vaker met vragen omtrent salarisverschillen/transparantie wordt geconfronteerd door werknemers. 

Heb je vragen over dit onderwerp of wil je intensievere begeleiding bij je loontransparantie-project? Wij helpen je graag. Mail naar mi*************@***********en.nl of eva.korver@vdt-advocaten of bel naar 013 – 544 04 00 en vraag naar Team Mens en Arbeid.