Richtlijn Loontransparantie: de rapportageplicht, zo pak je dat aan! (2/3)

In deel 1 van deze blogreeks schreven we over de hoofdlijnen van de Richtlijn loontransparantie: wat verandert er, voor wie geldt wat en welke stappen kun je als werkgever nu al zetten? In dit tweede deel zoomen we in op één onderwerp dat in de praktijk veel vragen oproept: de rapportageplicht.
De rol van de ondernemingsraad verdient wat ons betreft een eigen blog. Die rol is namelijk breder dan alleen de rapportage: de OR krijgt ook te maken met functiewaardering, categorieën van werknemers, herstelmaatregelen en eventueel een loonevaluatie. Daarover schrijven we in deel 3 van deze reeks.
In deze blog houden we het dus bij de rapportageplicht: wanneer moet je rapporteren, welke werknemers tellen mee, welke gegevens moet je verzamelen en wat gebeurt er als uit de rapportage een loonkloof blijkt?
Let op: Nederland heeft aangegeven te mikken op inwerkingtreding per 1 januari 2027, terwijl de Europese implementatiedeadline 7 juni 2026 is. De eerste rapportagedata worden bovendien nog bij algemene maatregel van bestuur vastgesteld. De planning kan dus nog schuiven. Wacht daar alleen niet op: de data waarover straks gerapporteerd moet worden, worden nu al opgebouwd.
Deze blog is als volgt opgebouwd:

• Wat je moet doen: een praktisch stappenplan
• De rapportageplicht: wie, wanneer en waarover?
• Wat telt mee bij het aantal werknemers?
• Wat moet er in de rapportage staan?
• Wat gebeurt er bij een loonkloof van 5% of meer?
• Privacy, handhaving en risico’s
• Praktische tips voor werkgevers

Wat je moet doen: een praktisch stappenplan

Moet je straks rapporteren? Dan heb je eigenlijk geen tijd te verliezen. De rapportage gaat namelijk niet alleen over het invullen van een formulier. Je moet kunnen uitleggen waarom werknemers in dezelfde categorie zitten, waarom loonverschillen bestaan en waarom die verschillen objectief en genderneutraal zijn.

Stap 1: bepaal of je onder de rapportageplicht valt

Breng eerst in kaart hoeveel werknemers meetellen. De rapportageplicht geldt voor werkgevers met ten minste 100 werknemers. Daarbij kijk je naar het voorgaande kalenderjaar. Het aantal werknemers wordt berekend in arbeidsjaareenheden. Parttimers tel je dus naar rato mee. Ook werknemers die maar een deel van het jaar hebben gewerkt, tellen naar rato mee. Ter beschikking gestelde arbeidskrachten tellen mee bij de inlener.
Zit je rond de grens van 100 werknemers? Reken dan zorgvuldig en kijk niet alleen naar je vaste werknemers op één peildatum. Groei, seizoensfluctuaties, parttimers en ingeleend personeel kunnen invloed hebben op de vraag of je onder de rapportageplicht valt.

Stap 2: controleer je functiewaardering en categorieën

De rapportage werkt alleen als de categorieën van werknemers goed zijn vastgesteld in jullie organisatie. Een categorie bestaat uit werknemers die gelijke of gelijkwaardige arbeid verrichten. Dat is dus niet automatisch hetzelfde als een functietitel, afdeling of loonschaal.
Kijk kritisch naar je systeem voor functiewaardering en -indeling. Dat systeem moet in ieder geval gebaseerd zijn op:

• vaardigheden;
• inspanningen;
• verantwoordelijkheden; en
• arbeidsomstandigheden.

Deze criteria moeten objectief en genderneutraal zijn én ook zo worden toegepast. Dat laatste is belangrijk: een systeem kan op papier keurig neutraal zijn, maar in de praktijk toch scheef uitwerken.

Stap 3: verzamel loondata op tijd

Voor de rapportage heb je verschillende soorten loondata nodig: basisloon, aanvullende of variabele componenten, gemiddelde loonniveaus, mediane loonniveaus en gegevens per categorie van werknemers. Wacht hier niet mee tot het rapportagejaar voorbij is. Juist de kwaliteit van je data bepaalt straks of je de rapportage kunt onderbouwen.
Praktisch voordeel: uit de toelichting op het wetsvoorstel volgt dat de wetgever zoveel mogelijk wil aansluiten bij gegevens die werkgevers al beschikbaar hebben, zoals gegevens uit de salarisadministratie en de loonaangifteketen. Dat maakt het uitvoerbaarder, maar betekent niet dat je niets hoeft te organiseren. Je moet nog steeds kunnen koppelen aan de juiste categorieën van werknemers.

Stap 4: maak een eerste proefrapportage

Een proefrapportage is misschien wel de belangrijkste stap. Daarmee zie je:

• of je data compleet zijn;
• of de categorieën werkbaar zijn;
• waar loonverschillen zitten;
• of die verschillen objectief te verklaren zijn;
• of je aanvullende informatie nodig hebt van uitleners;
• welke privacyrisico’s spelen; en
• waar je beleid moet worden aangescherpt.

Zie een proefrapportage dus niet als extra werk, maar als een generale repetitie.

Stap 5: maak een plan voor gevonden verschillen

Als je loonverschillen ziet, moet je beoordelen of deze objectief en genderneutraal te rechtvaardigen zijn. Denk aan werkervaring, opleiding, functioneren, anciënniteit of tijdelijk aantoonbare arbeidsmarktkrapte. Kun je een verschil niet uitleggen? Dan moet je het verhelpen.
Leg die beoordeling vast. Niet pas als er vragen komen, maar meteen.

De rapportageplicht: wie, wanneer en waarover?

Niet iedere werkgever krijgt een rapportageplicht. De verplichting geldt voor werkgevers met 100 of meer werknemers. De frequentie hangt af van de omvang van de werkgever.

Let op: het wetsvoorstel bepaalt dat de eerste rapportagedatum bij algemene maatregel van bestuur wordt vastgesteld. Daarbij wordt in ieder geval onderscheid gemaakt tussen werkgevers met ten minste 150 werknemers en werkgevers met ten minste 100 maar minder dan 150 werknemers. Door de discussie over de Nederlandse implementatiedatum kan de planning dus nog schuiven.

Praktisch gezegd

Heb je 100 of meer werknemers? Dan moet je je voorbereiden op rapportage. Heb je 150 of meer werknemers? Dan is de urgentie groter. En heb je 250 of meer werknemers? Dan wordt rapporteren een jaarlijks terugkerend proces.
Ook werkgevers net onder de grens doen er verstandig aan zich voor te bereiden. Voor kleinere werkgevers geldt de rapportageplicht niet, maar zij krijgen wél te maken met andere verplichtingen, zoals het recht op informatie, transparantie richting sollicitanten en het moeten hebben van een objectief en genderneutraal systeem voor functiewaardering en -indeling.

Wat telt mee bij het aantal werknemers?

Het aantal werknemers wordt berekend op basis van het voorgaande kalenderjaar, in arbeidsjaareenheden. Daarbij tellen in ieder geval mee:

• werknemers met een arbeidsovereenkomst;
• werknemers met een publiekrechtelijke aanstelling;
• parttimers, naar rato;
• werknemers die slechts een gedeelte van het jaar hebben gewerkt, naar rato;
• ter beschikking gestelde arbeidskrachten, voor zover zij bij de inlener werkzaamheden verrichten.

Deeltijdarbeid en arbeid gedurende een deel van het jaar worden uitgedrukt in fracties van arbeidsjaareenheden. Een werknemer die het hele jaar 20 uur per week werkt bij een fulltime norm van 40 uur, telt dus als 0,5. Een werknemer die drie maanden fulltime heeft gewerkt, telt in beginsel als 0,25.

Hoe zit dit als de onderneming ook in het buitenland actief is?

Concrete vuistregel voor de Nederlandse BV die ook werknemers in het buitenland heeft:

• Werknemers die in Nederland werken (ook buitenlandse nationaliteit) en hier loonbelastingplichtig zijn, tellen mee voor de drempel en voor de loonkloof-berekening van de Nederlandse entiteit.
• Werknemers die uitsluitend in het buitenland werken voor de Nederlandse BV en daar loonbelasting betalen, tellen niet mee.
• Een buitenlandse dochtermaatschappij (bijv. een Poolse BV) valt onder het Poolse implementatierecht van de richtlijn, op grond van het gewoonlijk werklandbeginsel van artikel 8 van de Rome I-verordening. De richtlijn regelt de internationale toepassingsverdeling zelf niet uitputtend; de conflictregels van Rome I zijn leidend.

Voorbeeld: Nederlandse BV met 60 NL-werknemers en 60 Poolse werknemers via een Poolse dochter

De Nederlandse BV telt voor de Nederlandse rapportageplicht 60 werknemers – en zit daarmee onder de drempel van 100. De Poolse dochtermaatschappij rapporteert op haar beurt zelfstandig op grond van het Poolse implementatierecht zodra zij de aldaar geldende drempel overschrijdt. Pas als het Nederlandse moederbedrijf het beloningsbeleid centraal en dwingend bepaalt voor beide entiteiten, is concernrapportage een optie maar ook dan moet de loonkloof per entiteit uitgesplitst worden gepresenteerd.

Ingeleend personeel: let extra op

Ingeleend personeel is een belangrijk aandachtspunt. De inlener moet ter beschikking gestelde arbeidskrachten meetellen bij het bepalen van de omvang. Voor de rapportage moet de inlener bovendien beschikken over relevante looninformatie. Het wetsvoorstel regelt daarom informatieverplichtingen tussen inlener en uitlener. Kort gezegd:

• de inlener verstrekt aan de uitlener informatie over het loon of de loonbandbreedte voor de functie;
• de inlener verstrekt de criteria voor loon, loonniveaus en loonontwikkeling aan de uitlener;
• de uitlener verstrekt tijdig de looninformatie die de inlener nodig heeft voor de rapportage en eventuele loonevaluatie;
• deze informatie-uitwisseling moet plaatsvinden met een model dat bij cao of ministeriële regeling kan worden vastgesteld.

Praktische tip: leg tijdig vast welke informatie de uitlener moet aanleveren, op welk moment en in welk format. Anders loop je vast bij de rapportage.

Apart rapporteren over ingeleende arbeidskrachten

Uit de toelichting bij het wetsvoorstel volgt dat de rapportage bij ter beschikking gestelde arbeidskrachten uit twee onderdelen moet bestaan:

• een onderdeel over de eigen werknemers; en
• een onderdeel over de ter beschikking gestelde arbeidskrachten.

De gedachte daarachter is logisch: de looninformatie van eigen werknemers en ingeleende arbeidskrachten is niet altijd goed vergelijkbaar. Door apart te rapporteren, ontstaat een zuiverder beeld. De categorieën van werknemers moeten in beide onderdelen wel hetzelfde zijn.

Wat moet er in de rapportage staan?

De loonrapportage bevat informatie over de organisatie in het voorgaande kalenderjaar. Het gaat in ieder geval om:

• de loonkloof;
• de loonkloof in aanvullende of variabele componenten;
• de mediane loonkloof;
• de mediane loonkloof in aanvullende of variabele componenten;
• het aandeel vrouwelijke en mannelijke werknemers dat aanvullende of variabele componenten ontvangt;
• het aandeel vrouwelijke en mannelijke werknemers in elke kwartielloonschaal; en
• de loonkloof tussen werknemers, uitgesplitst naar categorieën van werknemers en naar basislonen en aanvullende of variabele componenten.

Het bestuur van de werkgever moet de getrouwheid van de informatie bevestigen. Dat maakt de rapportage nadrukkelijk ook een governance-onderwerp. Dit is niet iets wat HR of finance “erbij” kan doen zonder bestuurlijke betrokkenheid.

Wat is loon?

Het wetsvoorstel hanteert een breed loonbegrip. Loon bestaat uit:

• het basisloon; en
• aanvullende of variabele componenten.

Denk bij aanvullende of variabele componenten bijvoorbeeld aan bonussen, toeslagen, overwerkvergoedingen, onregelmatigheidstoeslagen, gratificaties of voordelen in geld of natura.
Tegelijkertijd wordt het loonbegrip voor de rapportage nog nader uitgewerkt. In de toelichting staat dat voor de uitvoerbaarheid zoveel mogelijk wordt aangesloten bij de loonaangifteketen. Dat kan betekenen dat niet iedere component hoeft te worden meegenomen, bijvoorbeeld als die niet individueel wordt geregistreerd of voor iedereen op dezelfde manier beschikbaar is. Denk aan bepaalde verstrekkingen onder de werkkostenregeling, zoals een bedrijfsfeest of werkkleding. De exacte uitwerking volgt nog.

Wat is de loonkloof?

De loonkloof is het verschil in gemiddelde loonniveaus tussen vrouwelijke en mannelijke werknemers, uitgedrukt als percentage van het gemiddelde loonniveau van mannelijke werknemers.
Belangrijk: een loonkloof betekent niet automatisch dat sprake is van verboden onderscheid. Een verschil kan objectief te verklaren zijn. Denk aan relevante werkervaring, opleiding, functioneren of anciënniteit. Maar je moet die verklaring wel kunnen onderbouwen.

Wat wordt openbaar?

Een groot deel van de rapportagegegevens wordt openbaar gemaakt. Het wetsvoorstel bepaalt dat gegevens over onder meer de loonkloof, mediane loonkloof en verdeling in kwartielloonschalen op een toegankelijke en gebruikersvriendelijke manier bekend worden gemaakt.
De informatie over de loonkloof per categorie van werknemers moet de werkgever zelf aan werknemers verstrekken. Op verzoek moet de werkgever de informatie ook verduidelijken, specificeren en waar nodig toelichten. Dat betekent dat loontransparantie niet alleen intern effect heeft. Ook werknemers, sollicitanten, vakbonden, toezichthouders, journalisten en concurrenten kunnen straks mogelijk meekijken. Dat maakt het des te belangrijker dat je rapportage klopt én dat je verhaal erbij klopt.

Wat gebeurt er bij een loonkloof van 5% of meer?

Bij een loonkloof van 5% of meer in een categorie van werknemers gaat er een extra verplichting spelen, maar alleen als aan drie voorwaarden is voldaan:

• uit de rapportage blijkt een loonkloof van 5% of meer in een categorie van werknemers;
• de werkgever kan die loonkloof niet rechtvaardigen op basis van objectieve en genderneutrale criteria; en
• de werkgever heeft de ongerechtvaardigde loonkloof niet binnen zes maanden na de informatieverstrekking verholpen.

Zijn die drie voorwaarden vervuld? Dan moet de werkgever een loonevaluatie uitvoeren.

Wat staat er in een loonevaluatie?

De loonevaluatie bevat onder meer:

• een analyse van het aandeel vrouwelijke en mannelijke werknemers in elke categorie;
• informatie over gemiddelde loonniveaus en aanvullende of variabele componenten per categorie;
• de loonkloof in elke categorie;
• de redenen voor die loonkloof, voor zover objectief en genderneutraal;
• informatie over loonsverhogingen na terugkeer van zwangerschaps- of bevallingsverlof, geboorteverlof, ouderschapsverlof of zorgverlof;
• maatregelen om ongerechtvaardigde loonverschillen aan te pakken; en
• een evaluatie van eerdere maatregelen.

De loonevaluatie moet worden verstrekt aan de werknemers en aan de minister. Ook hier geldt dus: dit is niet vrijblijvend.
Als loonverschillen niet objectief en genderneutraal te rechtvaardigen zijn, moeten deze binnen een redelijke termijn worden verholpen. Wat redelijk is, hangt af van de omstandigheden. Maar “we kijken er volgend jaar nog eens naar” zal in veel gevallen te mager zijn. Maak daarom een concreet plan:

• welke verschillen zijn gevonden?
• welke verschillen zijn gerechtvaardigd?
• welke verschillen zijn niet gerechtvaardigd?
• welke correcties worden doorgevoerd?
• per wanneer?
• hoe voorkom je herhaling?

Privacy: let op herleidbaarheid

Loondata zijn gevoelig. Persoonsgegevens die in het kader van de loontransparantieverplichtingen worden verwerkt, mogen uitsluitend worden gebruikt voor toepassing van het beginsel van gelijk loon. Dat moet je organisatorisch goed borgen.
Let vooral op kleine categorieën. Als een categorie uit één man en één vrouw bestaat, kan informatie al snel herleidbaar zijn tot individuen. Dat risico speelt vooral bij het individuele recht op informatie, maar kan ook bij rapportage en loonevaluatie ontstaan wanneer categorieën klein zijn.
Praktische aandachtspunten:

• beperk toegang tot ruwe loondata;
• werk waar mogelijk met geaggregeerde gegevens;
• leg vast wie welke informatie mag zien;
• controleer of categorieën niet onnodig klein zijn;
• gebruik loondata niet voor andere doeleinden;
• gebruik bij informatie-uitwisseling met uitleners alleen gegevens die nodig zijn voor rapportage en evaluatie.

Handhaving en risico’s

De Nederlandse Arbeidsinspectie krijgt toezicht- en handhavingsbevoegdheden. Niet-naleving van bepaalde verplichtingen kan leiden tot:

• een eis tot naleving;
• een schriftelijke waarschuwing;
• een last onder dwangsom;
• een bestuurlijke boete;
• openbaarmaking van opgelegde maatregelen.

Het wetsvoorstel merkt onder meer het niet naleven van de verplichting om een objectief en genderneutraal functiewaarderingssysteem te hebben, de rapportageplicht en de loonevaluatieplicht aan als bestuursrechtelijke overtreding.
Daarnaast speelt civielrechtelijk een belangrijk risico: als een werkgever bepaalde loontransparantieverplichtingen niet naleeft, verschuift de bewijslast in een procedure verder naar de werkgever. De werkgever moet dan aantonen dat geen sprake is van verboden onderscheid, tenzij de niet-naleving onmiskenbaar onopzettelijk en van geringe aard was.
Ook kunnen werknemers loonvorderingen instellen. Zoals in deel 1 al genoemd: ongelijke beloning kan ook nu al tot claims leiden. De Richtlijn maakt vooral dat werknemers straks makkelijker aan informatie komen.

Praktische tips voor werkgevers

Tip 1: maak loontransparantie een project

Wijs een projectteam aan met HR, finance/payroll, legal, privacy en management. Betrek ook de OR op tijd, zeker bij onderwerpen waar instemming, raadpleging of samenwerking nodig is. Daarover meer in deel 3.

Tip 2: begin met een proefrapportage

Maak een interne nulmeting. Je hoeft die nog niet extern te delen, maar je ziet wel waar de knelpunten zitten.

Tip 3: check je functiewaardering

Vraag je af of je huidige systeem voldoende objectief en genderneutraal is. Kijk daarbij niet alleen naar de tekst, maar ook naar de toepassing in de praktijk.

Tip 4: leg rechtvaardigingen vast

Als loonverschillen bestaan, leg vast waarom. Bijvoorbeeld vanwege ervaring, prestaties, diploma’s, arbeidsmarktkrapte of eerder verworven rechten. Zorg dat die redenen objectief, controleerbaar en consequent toegepast zijn.

Tip 5: bereid communicatie voor

Werknemers krijgen meer informatie. Dat is goed, maar kan ook vragen oproepen. Bereid leidinggevenden daarom voor op gesprekken over salarisverschillen.

Tip 6: maak afspraken met uitleners

Werk je met uitzendkrachten, gedetacheerden of andere ter beschikking gestelde arbeidskrachten? Zorg dan dat informatie-uitwisseling contractueel en praktisch goed is geregeld. Denk aan afspraken over:

• welke loondata worden aangeleverd;
• op welk moment;
• in welk format;
• wie verantwoordelijk is voor correctheid;
• hoe gegevens worden beveiligd;
• hoe wordt omgegaan met verzoeken van werknemers.

Tot slot

De rapportageplicht lijkt op het eerste gezicht een cijfermatige verplichting. Maar wie verder kijkt, ziet dat het vooral gaat om de vraag of je beloningsbeleid uitlegbaar, objectief en genderneutraal is. Begin daarom niet bij het rapportageformulier, maar bij de basis: je data, je functiewaardering, je categorieën en je onderbouwing van loonverschillen. Dan voorkom je dat de loonrapportage straks een haastklus wordt.
In deel 3 gaan we verder met de rol van de OR, want bij loontransparantie is medezeggenschap geen sluitpost, maar een belangrijk onderdeel van het proces.

Vragen?

Heb je vragen over de rapportageplicht of wil je sparren over een praktische aanpak voor jouw organisatie? Mail naar mindy.lodewijks@vdt-advocaten.nl of eva.korver@vdt-advocaten.nl of bel naar 013 – 544 04 00 en vraag naar Team Mens en Arbeid.