Richtlijn Loontransparantie: de rol van de OR, zo pak je dat aan! (3/3)

In deel 1 van deze blogreeks schreven we over de hoofdlijnen van de Richtlijn loontransparantie. In deel 2 gingen we dieper in op de rapportageplicht. In dit derde deel staat de rol van de ondernemingsraad (OR) centraal. Die rol is belangrijker dan je misschien denkt. Loontransparantie is namelijk niet alleen een HR-, payroll- of legalproject. Het raakt direct aan beloningsbeleid, functiewaardering, categorieën van werknemers, privacy, communicatie en soms ook cao-afspraken. Precies de onderwerpen waarbij medezeggenschap vaak een duidelijke plek heeft.

De OR komt op meerdere momenten in beeld. Soms heeft de OR instemmingsrecht, soms moet de OR worden geraadpleegd en soms moet de werkgever in nauwe samenwerking met de werknemersvertegenwoordiging optreden. Dat vraagt om een goed proces.

Deze blog is als volgt opgebouwd:

• Waarom krijgt de OR een rol bij loontransparantie?
• Instemming bij functiewaardering, loonstructuren en categorieën
• Raadpleging bij de loonrapportage
• Samenwerking bij loonevaluatie en herstelmaatregelen
• En de pvt, vakbond of cao?
• Wat als er geen OR is?
• Scholing, deskundigen en privacy
• Praktische tips voor werkgevers
• Conclusie

Waarom krijgt de OR een rol bij loontransparantie?

De Richtlijn loontransparantie moet ervoor zorgen dat mannen en vrouwen gelijk worden beloond voor gelijke of gelijkwaardige arbeid. Om dat te kunnen controleren, moet de werkgever transparanter worden over loon, looncriteria, functiewaardering en eventuele loonverschillen. Daarmee kom je al snel bij onderwerpen die niet alleen individueel zijn, maar de hele organisatie raken:

• hoe functies worden gewaardeerd;
• welke criteria bepalen in welke categorie werknemers vallen;
• hoe salarisontwikkeling plaatsvindt;
• hoe loonverschillen worden verklaard;
• hoe ongerechtvaardigde verschillen worden opgelost;
• hoe hierover met werknemers wordt gecommuniceerd.

Dat zijn bij uitstek onderwerpen waarbij de OR een rol heeft. Niet om op de stoel van de werkgever te gaan zitten, maar wel om kritisch te toetsen of het systeem eerlijk, uitlegbaar en controleerbaar is.

Instemming bij functiewaardering, loonstructuren en categorieën

De OR had al instemmingsrecht bij regelingen op het gebied van beloning en functiewaardering. Het wetsvoorstel loontransparantie verduidelijkt en versterkt die rol. De werkgever heeft instemming van de OR nodig voor besluiten over onder meer:

• een beloningssysteem;
• een systeem voor functiewaardering en -indeling;
• de objectieve en genderneutrale criteria die aan dat systeem ten grondslag liggen;
• de indeling in categorieën van werknemers die gelijke of gelijkwaardige arbeid verrichten;
• de wijze waarop ongerechtvaardigde loonverschillen worden verholpen;
• de loonevaluatie, inclusief het plan van aanpak.

Dit betekent dat de OR niet pas aan het einde van het traject moet worden aangehaakt. De OR moet juist mee kunnen kijken naar de uitgangspunten van het systeem.

Waar moet de OR dan op letten?

Een categorie van werknemers bestaat uit werknemers die gelijke of gelijkwaardige arbeid verrichten. Dat is niet hetzelfde als een functietitel, afdeling of loonschaal. Twee functies kunnen een heel andere titel hebben, maar toch gelijkwaardig zijn. Andersom kunnen werknemers in dezelfde loonschaal zitten, terwijl zij niet automatisch tot dezelfde categorie behoren. Het gaat om de inhoudelijke waardering van het werk. De criteria moeten in ieder geval zien op:

• vaardigheden;
• inspanningen;
• verantwoordelijkheden; en
• arbeidsomstandigheden.

De OR kan kritisch toetsen of deze criteria goed zijn uitgewerkt. Denk bijvoorbeeld aan vragen als:

• Worden soft skills voldoende meegewogen?
• Worden fysieke, mentale én psychosociale inspanningen meegenomen?
• Worden functies waarin veel vrouwen werken niet structureel lager gewaardeerd?
• Zijn de criteria duidelijk genoeg om consequent toe te passen?
• Past de praktijk bij het systeem op papier?
• Is voor werknemers begrijpelijk waarom zij in een bepaalde categorie vallen?

Geen instemming?

Krijgt de werkgever geen instemming van de OR? Dan geldt het gewone WOR-spoor. De werkgever kan de kantonrechter vragen om vervangende toestemming. Dat is natuurlijk niet de route waar je naartoe wilt. Beter is om vooraf genoeg tijd en informatie te organiseren, zodat werkgever en OR inhoudelijk tot een gedragen regeling kunnen komen.

Raadpleging bij de loonrapportage

Bij de loonrapportage heeft de OR een andere rol. De werkgever moet de OR raadplegen over de getrouwheid van de informatie in de rapportage. Dat is geen instemmingsrecht op de rapportage zelf. De werkgever moet uiteindelijk rapporteren en kan die verplichting niet laten liggen omdat de OR niet of niet tijdig reageert. Maar de raadpleging is wel serieus bedoeld.

De OR moet kunnen beoordelen of de rapportage betrouwbaar is. Daarvoor heeft de OR informatie nodig over bijvoorbeeld:

• welke werknemers zijn meegeteld;
• hoe parttimers zijn omgerekend;
• hoe ter beschikking gestelde arbeidskrachten zijn meegenomen;
• welke looncomponenten zijn meegenomen;
• welke categorieën van werknemers zijn gebruikt;
• hoe de loonkloof is berekend;
• welke data zijn gebruikt;
• welke aannames zijn gemaakt;
• hoe privacy en herleidbaarheid zijn geborgd.

De werkgever moet de OR op grond van de WOR tijdig alle informatie verstrekken die de OR redelijkerwijs nodig heeft voor zijn taak. De OR kan dus om verduidelijking vragen.

Praktisch aandachtspunt

Plan deze raadpleging niet te laat. Als de rapportage al helemaal af is en de deadline nadert, voelt de OR zich snel voor het blok gezet. Bovendien kan de OR dan nauwelijks nog zinvol reageren. Neem de raadpleging daarom op in de planning van het rapportageproces.

Samenwerking bij loonevaluatie en herstelmaatregelen

Een loonevaluatie is verplicht als aan drie voorwaarden is voldaan:

• uit de rapportage blijkt een loonkloof van 5% of meer in een categorie van werknemers;
• de werkgever kan die loonkloof niet rechtvaardigen op basis van objectieve en genderneutrale criteria; en
• de werkgever heeft de ongerechtvaardigde loonkloof niet binnen zes maanden na de informatieverstrekking verholpen.

Als een loonevaluatie nodig is, moet de werkgever maatregelen nemen om ongerechtvaardigde loonverschillen te verhelpen. Daarbij krijgt de OR opnieuw een stevige rol. Het plan van aanpak om ongerechtvaardigde verschillen te verhelpen valt onder het instemmingsrecht. Daarnaast volgt uit de toelichting bij het wetsvoorstel dat ongerechtvaardigde verschillen binnen een redelijke termijn in nauwe samenwerking met de werknemersvertegenwoordiging moeten worden verholpen. Dat betekent dat werkgever en OR hierover echt met elkaar in gesprek moeten. Niet alleen over de vraag dát verschillen moeten worden opgelost, maar ook over de manier waarop. Denk aan vragen als:

• Corrigeer je salarissen ineens of gefaseerd?
• Corrigeer je met terugwerkende kracht?
• Hoe voorkom je nieuwe verschillen?
• Moet het beoordelingsbeleid worden aangepast?
• Moet het promotiebeleid worden aangescherpt?
• Moet de functie-indeling opnieuw worden bekeken?
• Hoe communiceer je richting werknemers?

En de personeelsvertegenwoordiging, vakbond of cao?

Niet iedere organisatie heeft een OR. Bij kleinere organisaties kan sprake zijn van een personeelsvertegenwoordiging (pvt). Ook de pvt krijgt bij bepaalde onderdelen een rol, met name waar het gaat om de objectieve en genderneutrale criteria en de indeling in categorieën. Is de loonstructuur of functiewaardering vastgelegd in een cao? Dan ligt de rol in belangrijke mate bij de cao-partijen, dus bij werkgeversorganisaties en vakbonden. De vakbonden zijn dan de werknemersvertegenwoordigers die betrokken zijn bij het vastleggen van de loonstructuur, objectieve criteria en categorieën. Belangrijk: cao-afspraken ontslaan de individuele werkgever niet automatisch van verantwoordelijkheid. De werkgever moet nog steeds kunnen rapporteren over de eigen onderneming en moet kunnen uitleggen hoe het beleid binnen de organisatie uitwerkt.

Wordt later een cao afgesloten terwijl de onderneming eigen afspraken met de OR heeft gemaakt? Dan kan de cao voorrang krijgen en moeten ondernemingsafspraken daarmee in lijn moeten worden gebracht.

Wat als er geen OR is?

Een onderneming met in de regel ten minste 50 werknemers moet een OR instellen. Heeft een werkgever geen OR terwijl dat wel verplicht is? Dan ontstaat een praktisch en juridisch probleem. De wetgever creëert geen alternatieve route voor werkgevers die ten onrechte geen OR hebben ingesteld. Anders gezegd: je kunt niet profiteren van het feit dat je je medezeggenschap niet op orde hebt. Voor werkgevers zonder OR is dit dus een extra reden om nu in actie te komen. De verplichtingen uit de Richtlijn loontransparantie komen boven op de bestaande WOR-verplichtingen. Wie straks een loonstructuur wil aanpassen, categorieën wil vaststellen of een herstelplan wil uitvoeren, heeft de medezeggenschap nodig. De loontransparantiewet schrijft op cruciale momenten voor dat de werkgever moet samenwerken met of raadplegen van de werknemersvertegenwoordiging. Denk aan het in samenwerking vaststellen van de categorieën van werknemers, het bevestigen van de juistheid van de loonkloofrapportages na raadpleging van werknemersvertegenwoordigers, of het gezamenlijk uitvoeren van een verplichte loonevaluatie wanneer uit de rapportage een loonkloof van 5% of meer blijkt. Als uit die loonevaluatie volgt dat het verschil niet objectief gerechtvaardigd is, moet de werkgever vervolgens een actieplan opstellen. De volgorde is dus: loonkloof ≥5% → loonevaluatie (gezamenlijk met werknemersvertegenwoordigers) → indien ongerechtvaardigd → actieplan.

Bij het ontbreken van een OR zul je als werkgever dus zélf alternatieve wegen van medezeggenschap moeten organiseren om aan de raadplegingsplicht te voldoen. Dit kan via een personeelsvergadering of personeelsvertegenwoordiging (PVT) als gekozen orgaan met formele bevoegdheden, een speciaal ad-hoc comité, directe digitale raadpleging van het gehele personeel, of via een actieve vakbond. Het dringende advies: gebruik de komst van deze wetgeving als een vliegwiel om alsnog een PVT of OR op te richten. Dat maakt de formele afstemming van het beloningsbeleid een stuk eenvoudiger en juridisch veiliger.

Scholing, deskundigen en privacy

De OR hoeft geen salarisadministrateur, data-analist of beloningsexpert te worden. Maar de OR moet wel voldoende kunnen begrijpen wat de werkgever voorlegt. Heeft de OR onvoldoende kennis in huis? Dan kan de OR gebruikmaken van het recht op scholing en het recht om deskundigen te raadplegen. Dat kan bijvoorbeeld nuttig zijn bij:

• beoordeling van het functiewaarderingssysteem;
• toetsing van categorieën van werknemers;
• uitleg van de loonrapportage;
• beoordeling van een loonevaluatie;
• bespreking van een plan van aanpak voor herstelmaatregelen.

De OR kan bij dit onderwerp te maken krijgen met gevoelige looninformatie. Dat vraagt om duidelijke afspraken over vertrouwelijkheid, toegang en gebruik van gegevens.

Praktische aandachtspunten:

• werk zoveel mogelijk met geaggregeerde informatie;
• beperk toegang tot ruwe loondata;
• leg vast wie welke informatie ontvangt;
• voorkom herleidbaarheid bij kleine categorieën;
• gebruik loondata alleen voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt;
• maak duidelijke afspraken over vertrouwelijkheid binnen de OR.

Praktische tips voor werkgevers

Tip 1: betrek de OR vroeg

Wacht niet tot de rapportage klaar is of het systeem al is uitgedacht. De OR heeft op belangrijke onderdelen instemmingsrecht en moet dus op tijd kunnen meedenken. Nog geen OR of geen animo? Zorg er dan voor dat je werknemers via een alternatieve manier van medezeggenschap wel betrekt in dit proces. En leg alles hierover schriftelijk vast.

Tip 2: maak het begrijpelijk

Leg niet alleen de uitkomst voor, maar ook de systematiek. Welke criteria gebruik je? Hoe zijn categorieën vastgesteld? Welke looncomponenten neem je mee? Hoe verklaar je verschillen?

Tip 3: plan het OR-traject apart

Neem de OR-momenten op in je projectplanning. Denk aan voorbereiding, informatieverstrekking, overleg, eventuele deskundigen, instemmingsaanvraag en besluitvorming.

Tip 4: voorkom dat medezeggenschap een vertrager wordt

Als je de OR laat aanhaken wanneer de druk al hoog is, wordt het OR-traject al snel een probleem. Als je de OR vroeg betrekt, kan medezeggenschap juist helpen om het beleid beter en gedragen te maken.

Tip 5: leg keuzes vast

Leg vast waarom bepaalde criteria zijn gekozen, waarom werknemers in een categorie vallen en waarom bepaalde verschillen wel of niet gerechtvaardigd zijn. Dat helpt richting OR, werknemers en toezichthouder.

Conclusie

De rol van de OR bij loontransparantie is stevig. De OR kijkt niet alleen mee bij de rapportage, maar heeft ook invloed op de inrichting van het systeem, de indeling in categorieën en de manier waarop ongerechtvaardigde loonverschillen worden opgelost.

Ons advies aan werkgevers: behandel de OR niet als laatste vinkje in het proces. Betrek de OR tijdig, geef duidelijke informatie en maak ruimte voor overleg. Dat kost aan de voorkant misschien wat tijd, maar voorkomt vertraging en discussie aan de achterkant.

Vragen?

Heb je vragen over de rol van de OR bij loontransparantie of wil je hulp bij de voorbereiding van het medezeggenschapstraject? Wij helpen je graag met:

• voorbereiding van een instemmingsaanvraag;
• beoordeling van functiewaardering en categorieën;
• begeleiding bij overleg met de OR;
• voorbereiding van een loonrapportage of loonevaluatie;
• een plan van aanpak voor herstelmaatregelen;
• communicatie richting werknemers en OR.

Mail naar mindy.lodewijks@vdt-advocaten.nl of eva.korver@vdt-advocaten.nl of bel naar 013 – 544 04 00 en vraag naar Team Mens en Arbeid.