Loontransparantie en het informatierecht: hoe ga je daar als werkgever mee om?

Je hebt bepaald welke werknemers binnen jouw organisatie gelijk of gelijkwaardig werk doen. Daarna heb je onderzocht of binnen die categorieën loonverschillen bestaan en of je die objectief kunt verklaren. Dan volgt de volgende stap: wat moeten werknemers daar eigenlijk over kunnen weten?

In het eerste artikel uit deze serie lieten we aan de hand van een fictief administratiekantoor met 21 werknemers zien hoe je met functiewaardering tot categorieën van gelijk of gelijkwaardig werk komt. In het tweede artikel voegden we de beloningen toe en onderzochten we waardoor verschillen ontstaan en wanneer die voldoende uitlegbaar zijn.

Heb je die stappen nog niet gezet? Begin dan bij Functiewaardering voor loontransparantie – zo bouw je de juiste categorieën op en lees daarna Beloningsvergelijking bij loontransparantie: hoe je dat uitvoert en oplost.

In dit derde deel pakken we hetzelfde administratiekantoor weer op. We bekijken welke looninformatie een werknemer mag opvragen, hoe zo’n informatieverstrekking eruit kan zien en wat er gebeurt als de verstrekte cijfers vervolgens vragen oproepen.

Let op: de Europese Richtlijn loontransparantie staat vast. De Nederlandse implementatiewet is op het moment van schrijven nog in behandeling bij de Tweede Kamer. De precieze Nederlandse uitwerking kan dus nog wijzigen. De hieronder beschreven Nederlandse regels zijn gebaseerd op het huidige wetsvoorstel, bijgewerkt tot en met de nota van wijziging van 2 september 2026.

Wat moet je als werkgever rond het informatierecht organiseren?

Iedere werknemer krijgt het recht om schriftelijk informatie op te vragen over het eigen individuele loonniveau én over de gemiddelde loonniveaus van vrouwen en mannen binnen de categorie werknemers die hetzelfde of gelijkwaardig werk verrichten. Dat recht geldt voor alle werkgevers. Ons administratiekantoor met 21 werknemers valt er dus net zo goed onder als een onderneming met 500 werknemers. Volgens het huidige wetsvoorstel moet je de gevraagde informatie binnen een redelijke termijn en uiterlijk binnen twee maanden verstrekken.

Je kunt vervolgens niet simpelweg afwachten tot iemand zo’n verzoek doet. Werkgevers moeten hun werknemers jaarlijks informeren over het bestaan van dit recht én over de stappen die zij moeten zetten om daarvan gebruik te maken. Denk bijvoorbeeld aan een jaarlijkse e-mail of een vaste mededeling op intranet waarin staat waar een verzoek kan worden ingediend.

Daarmee vraagt het informatierecht ook om een klein proces achter de schermen. Als morgen een verzoek binnenkomt, wil je weten wie het behandelt, tot welke categorie de werknemer behoort, welke loondata je nodig hebt en wie controleert of de informatie klopt voordat zij wordt verstrekt. De wetgever gaat daar zelf ook vanuit: in de toelichting op het wetsvoorstel wordt expliciet genoemd dat organisaties een proces moeten inrichten waarmee aan daadwerkelijke informatieverzoeken kan worden voldaan.

Voor ons administratiekantoor zou dat bijvoorbeeld kunnen betekenen dat verzoeken centraal bij HR binnenkomen, HR de categorie en loondata controleert en één vaste verantwoordelijke de uiteindelijke informatieverstrekking beoordeelt. Zo hoef je bij ieder verzoek niet opnieuw uit te zoeken hoe het systeem werkt.

Welke informatie moet je verstrekken?

Het informatierecht is gericht. Een werknemer krijgt niet automatisch een overzicht van alle individuele salarissen binnen de organisatie.

De werknemer krijgt:

• het eigen individuele loonniveau;
• het gemiddelde loonniveau van de vrouwelijke werknemers binnen de eigen categorie; en
• het gemiddelde loonniveau van de mannelijke werknemers binnen die categorie.

Het gaat daarbij om de categorie werknemers die hetzelfde of gelijkwaardig werk verrichten. Precies daarom waren de eerste twee stappen uit deze serie nodig: zonder goede categorie-indeling en betrouwbare loondata kun je deze informatie niet goed produceren.

Het begrip loon is bovendien breder dan alleen het basissalaris. De Richtlijn rekent ook aanvullende en variabele looncomponenten mee. De precieze Nederlandse berekeningswijze wordt nog nader uitgewerkt. Gebruik de bedragen in de voorbeelden hieronder daarom vooral om te zien hoe het informatierecht werkt, niet als definitief rekenmodel voor de wettelijke informatieverstrekking.

Voorbeeld 1: een regulier informatieverzoek

We keren terug naar categorie B van ons administratiekantoor. Daarin zitten vier financieel administrateurs, drie salarisadministrateurs, een marketingmedewerker en een operationscoördinator. Hoewel hun functietitels verschillen, hebben we hun werk in het eerste artikel als gelijkwaardig gewaardeerd. In het tweede artikel voegden we hun fictieve beloningen toe.

Stel dat B1, financieel administrateur, gebruikmaakt van haar informatierecht. De werkgever hoeft dan niet te vertellen wat B2, B3 of B4 afzonderlijk verdienen.

Op basis van de vereenvoudigde cijfers uit ons eerdere voorbeeld zou de informatie er ongeveer zo uit kunnen zien:

Meer individuele salarisinformatie hoeft niet te worden toegevoegd alleen omdat B1 daarom vraagt. Het informatierecht ziet op haar eigen loonniveau en de naar geslacht uitgesplitste gemiddelden binnen de relevante categorie.

Wel is het verstandig om voldoende context te geven om de informatie begrijpelijk te maken. Bijvoorbeeld welke categorie is gebruikt, over welke periode de cijfers gaan en welke looncomponenten in de berekening zijn betrokken. Zo voorkom je dat drie losse bedragen meer onduidelijkheid opleveren dan inzicht.

Een verschil tussen de twee gemiddelden betekent bovendien nog niet automatisch dat sprake is van verboden ongelijke beloning. Gemiddelden zeggen niet waarom individuele werknemers verschillend worden beloond. Daarvoor moet je terug naar de objectieve en genderneutrale criteria achter die verschillen.

Zo zou een reactie aan B1 eruit kunnen zien: bekijk hier een voorbeeld email.

Voorbeeld 2: als de informatie wél een lastige vraag oproept

Nu wordt het interessanter.

In ons eerdere artikel bekeken we B3 en B4. Beiden zijn financieel administrateur en beiden hebben zeven jaar relevante ervaring. Toch verdient B3 in ons fictieve voorbeeld € 3.500 en B4 € 3.650 per maand.

Bij nader onderzoek bleek dat B4 bij indiensttreding een hoger salaris had uitonderhandeld. Daarna kregen B3 en B4 ongeveer dezelfde procentuele verhogingen, waardoor het oorspronkelijke verschil bleef bestaan. Zoals we in het vorige artikel concludeerden: daarmee weet je hoe het verschil is ontstaan, maar nog niet waarom het verschil vandaag objectief gerechtvaardigd is.

Stel nu dat B3 haar informatie opvraagt. Zij ziet niet het individuele salaris van B4, maar wel dat mannen binnen categorie B gemiddeld hoger worden beloond dan vrouwen. Vervolgens stelt zij de logische vraag:

Waarom ligt het gemiddelde van de mannen hoger en waarom verdien ik zelf minder dan vergelijkbare collega’s?

Dan helpt het niet om alleen te antwoorden dat individuele salarissen vertrouwelijk zijn. Je moet eerst terug naar je eigen analyse.

Misschien blijkt bijvoorbeeld dat een deel van het gemiddelde verschil goed is te verklaren doordat bepaalde werknemers aantoonbaar meer relevante ervaring hebben of een objectief toegekende vaktoeslag ontvangen. Dan kun je die systematiek uitleggen zonder individuele collega’s en hun salarisgegevens te bespreken.

Maar voor B3 en B4 ligt dat anders. Als het verschil alleen voortkomt uit de betere onderhandeling van B4 bij indiensttreding en je geen objectieve en genderneutrale reden kunt aanwijzen waarom dat verschil nog steeds bestaat, moet je niet proberen er achteraf een mooie verklaring omheen te bouwen. Dan heb je een loonverschil dat nader moet worden beoordeeld en mogelijk moet worden gecorrigeerd.

Dat is ook waarom het informatierecht méér is dan een administratieve verplichting. De werknemer krijgt cijfers waarmee bestaande verschillen zichtbaar kunnen worden. Je sterkste positie als werkgever is daarom niet zo weinig mogelijk vertellen, maar vooraf weten welke verschillen bestaan en welke je daadwerkelijk kunt onderbouwen.

Als de verstrekte informatie volgens de werknemer onjuist of onvolledig is, kan de werknemer bovendien om aanvullende en redelijke verduidelijkingen vragen. De werkgever moet daarop gemotiveerd antwoorden.

Wat als een categorie heel klein is?

Bij kleine werkgevers kan de informatie ook onbedoeld veel zeggen over één specifieke collega.

Stel dat een categorie maar bestaat uit één man en één vrouw. Het gemiddelde loonniveau van de mannen is dan feitelijk het loon van die ene man. Ook zonder zijn naam te noemen kan de andere werknemer dus achterhalen wat hij verdient.

Het huidige Nederlandse wetsvoorstel kiest er bewust voor om in zo’n situatie het informatierecht niet af te schermen. De toelichting erkent dat looninformatie bij zeer kleine categorieën direct of indirect tot een werknemer herleidbaar kan zijn. Volgens het voorstel bestaat daarvoor een wettelijke grondslag onder de AVG. De informatie mag vervolgens uitsluitend worden gebruikt voor de toepassing van het beginsel van gelijk loon. De werkgever kan van werknemers verlangen dat zij zich aan die doelbinding houden.

Privacy is dus geen algemene reden om het gevraagde gemiddelde niet te verstrekken.

Het blijft wél verstandig om niet méér persoonsgegevens te delen dan nodig. Geef dus de informatie die de regeling vraagt, maar voeg niet zonder reden namen, individuele salarisoverzichten of andere persoonsgegevens toe.

Daarnaast moeten je beloningscriteria toegankelijk zijn

Naast het recht om zelf looninformatie op te vragen kent de regeling nog een andere transparantieverplichting. Werknemers moeten gemakkelijke toegang krijgen tot de criteria waarmee hun loon en de loonniveaus binnen de organisatie worden bepaald. Die criteria moeten objectief en genderneutraal zijn.

Dat is iets anders dan het individuele informatieverzoek. Je hoeft dus niet te wachten totdat een werknemer ernaar vraagt.

Voor ons administratiekantoor zou dit bijvoorbeeld kunnen betekenen dat op intranet of in het personeelshandboek een korte pagina staat onder de titel ‘Hoe bepalen wij je salaris?’. Daarop kan bijvoorbeeld staan:

Functie en loonniveau
De functie wordt ingedeeld aan de hand van het functiewaarderingssysteem. Daarbij kijken we onder meer naar vaardigheden, inspanningen, verantwoordelijkheden en arbeidsomstandigheden.

Inschaling binnen het loonniveau
Binnen de bij de functie passende salarisband kunnen bijvoorbeeld relevante werkervaring, relevante opleiding of certificering en andere vooraf bepaalde objectieve criteria een rol spelen.

Aanvullende beloning
Voor bepaalde functies kan een vaktoeslag of variabele beloning gelden. Daarbij wordt beschreven wanneer iemand daarvoor in aanmerking komt en welke criteria worden gebruikt.

De Richtlijn schrijft niet voor dat hiervoor één specifiek document of systeem moet worden gebruikt. Ook het Nederlandse wetsvoorstel laat werkgevers ruimte. De toelichting noemt bijvoorbeeld publicatie op een website of intranet, zolang de informatie duidelijk, vindbaar en toegankelijk is.

Voor de criteria voor loonontwikkeling geldt een aparte regel. Werkgevers met ten minste 50 werknemers moeten ook gemakkelijk toegang geven tot de criteria waarmee wordt bepaald hoe werknemers naar een hoger loonniveau doorgroeien. Denk bijvoorbeeld aan prestaties, ontwikkeling van vaardigheden of anciënniteit. Ons administratiekantoor met 21 werknemers is volgens het huidige Nederlandse wetsvoorstel van deze specifieke toegankelijkheidsverplichting vrijgesteld. Dat betekent niet dat het kantoor loonontwikkeling willekeurig mag bepalen: ook daar moeten objectieve en genderneutrale criteria aan ten grondslag liggen.

Zorg vooral dat wat je laat zien ook klopt met de praktijk

Daarmee komen de drie artikelen uit deze serie bij elkaar.

Je kunt netjes opschrijven dat ervaring relevant is voor het salaris. Maar als twee werknemers met dezelfde relevante ervaring structureel verschillend worden behandeld, helpt dat document je weinig.

Je kunt een uitstekend systeem voor functiewaardering hebben. Maar als werknemers in de praktijk in de verkeerde categorie zijn ingedeeld, bereken je vervolgens de verkeerde gemiddelden.

En je kunt het informatieverzoek keurig binnen twee maanden beantwoorden. Maar als de cijfers een verschil zichtbaar maken waarvoor je geen goede verklaring hebt, begint de belangrijkste vraag pas daarna.

De praktische route is daarom:

bepaal welke werknemers gelijk of gelijkwaardig werk doen → onderzoek de loonverschillen → maak de beloningscriteria inzichtelijk → richt het informatieproces in → zorg dat je de uitkomst kunt uitleggen.

Voor ons administratiekantoor met 21 werknemers geldt daarmee een flink deel van de loontransparantieregels, ook al is het kantoor te klein voor de verplichte loonrapportage.

Vanaf 100 werknemers komt daar een volgende laag bij: de werkgever moet dan ook periodiek gegevens over loonverschillen rapporteren. In het volgende artikel uit deze serie bekijken we wat die rapportageplicht inhoudt en wat je daarvoor moet organiseren.