Loontransparantie en de OR: wanneer moet je de ondernemingsraad betrekken? (8/9)

Je bent bezig met loontransparantie. Je controleert je functiewaardering, bepaalt welke werknemers gelijk of gelijkwaardig werk doen, vergelijkt de beloning en richt misschien alvast je rapportageproces in.

Maar wanneer moet de ondernemingsraad eigenlijk aan tafel?

Dat is niet bij iedere stap hetzelfde. Soms moet je de OR informeren of raadplegen. Op andere momenten heeft de OR instemmingsrecht en kun je een voorgenomen besluit dus niet zomaar zelfstandig doorzetten.

Het is daarom verstandig om de medezeggenschap niet pas aan het einde van de implementatie toe te voegen. Juist bij een paar keuzes waarop de rest van je loontransparantie-aanpak rust, heeft de OR een stevige positie.

Let op: de Europese Richtlijn loontransparantie staat vast. De Nederlandse implementatiewet is op het moment van schrijven nog in behandeling bij de Tweede Kamer. Deze blog is gebaseerd op het huidige wetsvoorstel, bijgewerkt tot en met de nota van wijziging van 2 september 2026. De precieze Nederlandse regels kunnen dus nog wijzigen.

Wanneer heeft de OR welke rol?

Volgens het huidige wetsvoorstel ziet de rol van de OR er in hoofdlijnen zo uit:

Dat onderscheid is belangrijk. Instemmingsrecht betekent dat de OR meer doet dan advies geven. Een voorgenomen besluit waarop artikel 27 WOR van toepassing is, kan in beginsel alleen worden uitgevoerd als de OR ermee instemt of de kantonrechter vervangende toestemming verleent.

1. Functiewaardering en categorieën: betrek de OR voordat je de basis vastzet

Loontransparantie begint niet bij de salarissen. Eerst moet duidelijk zijn welke werknemers binnen jouw organisatie gelijke of gelijkwaardige arbeid verrichten.

Daarvoor heb je een systeem voor functiewaardering en -indeling nodig. Dat systeem moet volgens het wetsvoorstel zijn gebaseerd op objectieve en genderneutrale criteria. In ieder geval kijk je naar:

• vaardigheden;
• inspanningen;
• verantwoordelijkheden; en
• arbeidsomstandigheden.

Met die criteria bepaal je vervolgens welke functies gelijkwaardig zijn en welke werknemers dus samen in een categorie vallen.

De OR had al instemmingsrecht bij het vaststellen, wijzigen of intrekken van een belonings- of functiewaarderingssysteem. Het wetsvoorstel maakt daarnaast expliciet dat de OR moet instemmen met de objectieve en genderneutrale criteria én met de indeling in categorieën van werknemers.

Dat betekent praktisch: maak niet eerst zelfstandig je definitieve functiegebouw en categorie-indeling om deze daarna alleen nog aan de OR te presenteren.

Geef de OR voldoende informatie om de gekozen systematiek ook echt te kunnen beoordelen. Denk bijvoorbeeld aan:

• welke criteria je gebruikt en waarom;
• hoe zwaar verschillende criteria meewegen;
• hoe je de criteria in de praktijk toepast;
• welke functies je met elkaar hebt vergeleken;
• hoe je tot de categorieën bent gekomen;
• hoe je voorkomt dat kenmerken van traditioneel door mannen of vrouwen uitgevoerde functies onbedoeld anders worden gewaardeerd.

Vragen die daarbij kunnen helpen zijn bijvoorbeeld: worden naast fysieke ook mentale en psychosociale inspanningen voldoende meegenomen? Krijgen minder zichtbare vaardigheden voldoende gewicht? En kun je uitleggen waarom twee verschillende functies wel of juist niet als gelijkwaardig zijn aangemerkt?

Wil je zien hoe je zo’n functiewaardering en categorie-indeling praktisch opbouwt? Lees dan ook Functiewaardering voor loontransparantie: zo bouw je de juiste categorieën op.

2. Werving en inschaling: niet iedere vacature hoeft langs de OR

Loontransparantie raakt ook je werving, selectie en inschaling. Dat betekent niet dat de OR voortaan iedere vacaturetekst, salarisrange of individuele salarisafspraak moet goedkeuren.

Maar kijk wel naar het niveau waarop je iets verandert.

Pas je vanwege loontransparantie een algemene regeling aan over bijvoorbeeld je aanstellingsbeleid, beloningssysteem, functiewaardering of personeelsbeoordeling? Dan kan het bestaande instemmingsrecht van de OR uit de WOR van toepassing zijn. Een individuele salarisafspraak is iets anders dan een systematiek die voor een groep werknemers geldt.

De praktische vraag is dus niet: moet de OR bij iedere inschaling worden betrokken? Maar: veranderen we de regels volgens welke we structureel werven, beoordelen of belonen?

3. Het informatierecht van werknemers loopt niet via de OR

Werknemers krijgen het recht om informatie op te vragen over hun eigen individuele loonniveau en over de gemiddelde loonniveaus van vrouwen en mannen die binnen hun categorie gelijk of gelijkwaardig werk verrichten.

De OR hoeft zulke individuele informatieverzoeken niet te behandelen of de reactie van de werkgever daarop goed te keuren.

De OR heeft wel invloed op de basis waarop die informatie wordt samengesteld. De categorie waarin de werknemer is ingedeeld en de criteria waarmee functies zijn gewaardeerd, zijn immers juist onderdelen waarop de OR instemmingsrecht heeft.

Dat maakt het extra belangrijk dat die basis klopt vóórdat de eerste werknemer om informatie vraagt.

4. Moet je rapporteren? Dan moet de OR kunnen meekijken

Werkgevers met ten minste 100 werknemers krijgen volgens het huidige wetsvoorstel een periodieke rapportageplicht over loonverschillen tussen mannen en vrouwen.

Bij die rapportage heeft de OR géén instemmingsrecht. De ondernemer moet de OR wel raadplegen over de getrouwheid van de informatie in de loonrapportage. Dat is dus meer dan de rapportage alleen ter informatie toesturen, maar minder dan formele goedkeuring vragen.

Om daar serieus over te kunnen meepraten, moet de OR begrijpen hoe de rapportage tot stand is gekomen.

Geef daarom niet alleen de uitkomsten, maar zorg dat de OR ook voldoende inzicht krijgt in de onderliggende methode. Denk in de praktijk aan informatie over:

• welke werknemers in de rapportage zijn meegenomen;
• hoe deeltijd en andere relevante arbeidsvormen zijn verwerkt;
• hoe ter beschikking gestelde arbeidskrachten zijn meegenomen;
• welke looncomponenten zijn gebruikt;
• welke categorieën van werknemers zijn gehanteerd;
• hoe de loonverschillen zijn berekend;
• welke gegevens en relevante aannames daarbij zijn gebruikt;
• hoe privacy en mogelijke herleidbaarheid zijn geborgd.

De OR kan om verduidelijking vragen en moet desgevraagd inzicht kunnen krijgen in de gebruikte methode.

Plan die raadpleging daarom niet in als laatste formaliteit vlak voordat de rapportage de deur uit moet. Bouw haar in als echte processtap, zodat vragen of fouten nog kunnen worden onderzocht.

Meer over de rapportage zelf lees je in Loontransparantie: zo ziet jouw rapportageplicht eruit.

5. Een ongerechtvaardigd loonverschil gevonden? Dan heeft de OR weer instemmingsrecht

Uit je beloningsvergelijking of loonrapportage kan blijken dat mannen en vrouwen binnen dezelfde categorie gemiddeld verschillend worden beloond.

Dat hoeft niet automatisch verkeerd te zijn. Een verschil kan bijvoorbeeld volgen uit relevante ervaring, prestaties of andere objectieve en genderneutrale criteria. Maar kun je een verschil daar niet mee rechtvaardigen, dan moet je het binnen een redelijke termijn verhelpen.

Volgens het huidige wetsvoorstel krijgt de OR instemmingsrecht op de wijze waarop je zulke ongerechtvaardigde verschillen oplost.

De OR bepaalt daarmee niet zelfstandig welk salaris een individuele werknemer krijgt. Het gaat om de gekozen herstelroute.

Stel bijvoorbeeld dat binnen een categorie een ongerechtvaardigd verschil bestaat. Dan kunnen keuzes ontstaan als:

• corrigeer je het verschil ineens of gefaseerd?
• hoe voorkom je dat hetzelfde verschil opnieuw ontstaat?
• moet ook het beoordelings- of promotiebeleid worden aangepast?
• moet je de inschalingssystematiek aanscherpen?
• blijkt uit het probleem dat functies opnieuw moeten worden gewaardeerd?
• hoe leg je de gekozen aanpak uit aan werknemers?

Juist bij dat soort structurele keuzes krijgt de OR invloed.

En let op: daarvoor hoef je niet eerst een loonverschil van 5% te hebben. Ook een kleiner verschil dat niet objectief en genderneutraal kan worden gerechtvaardigd, moet worden aangepakt. De bekende 5%-grens speelt pas bij de volgende, zwaardere stap.

6. Vanaf 5% kan een gezamenlijke loonevaluatie nodig zijn

Een formele loonevaluatie wordt verplicht als drie voorwaarden samenkomen:

1. binnen een categorie bedraagt de loonkloof ten minste 5%;
2. de werkgever kan het verschil niet rechtvaardigen met objectieve en genderneutrale criteria; én
3. het verschil is niet binnen zes maanden na de informatieverstrekking verholpen.

De loonevaluatie brengt onder meer de loonverschillen, mogelijke oorzaken en maatregelen om ongerechtvaardigde verschillen te verhelpen in kaart. Volgens het wetsvoorstel heeft de OR instemmingsrecht op de loonevaluatie, inclusief het plan van aanpak.

Op dit moment zit de OR dus nadrukkelijk niet alleen in een controlerende rol. Werkgever en OR moeten tot een werkbare aanpak komen om de verschillen te verhelpen en herhaling zoveel mogelijk te voorkomen.

7. Minder dan 50 werknemers? Ook een pvt kan een rol hebben

Heb je minder dan 50 werknemers, dan betekent dat niet automatisch dat medezeggenschap bij loontransparantie geen onderwerp is.

Bij ondernemingen met tussen de 10 en 50 medewerkers kan een personeelsvertegenwoordiging (pvt) zijn ingesteld. Een pvt is onder meer verplicht als de meerderheid van de werknemers daarom vraagt of als een cao dat voorschrijft.

Het huidige wetsvoorstel geeft een aanwezige pvt twee specifieke nieuwe instemmingsrechten:

• de objectieve en genderneutrale criteria waarop functies worden gewaardeerd;
• de indeling in categorieën van werknemers die gelijkwaardige arbeid verrichten.

Daar houdt de uitbreiding bewust grotendeels op. De pvt krijgt bijvoorbeeld niet automatisch hetzelfde instemmingsrecht als de OR op het volledige belonings- of functiewaarderingssysteem. Ook krijgt de pvt geen rol bij de wettelijke loonrapportage en loonevaluatie; die verplichtingen beginnen pas bij werkgevers vanaf 100 werknemers.

Heb je dus bijvoorbeeld 35 werknemers én een pvt? Dan zul je die pvt al bij de basis van je loontransparantie-aanpak moeten betrekken.

Overigens gebruikt de WOR voor de vraag of een OR verplicht is zijn eigen systematiek: een ondernemer die een onderneming in stand houdt waarin in de regel ten minste 50 personen werkzaam zijn, moet een OR instellen. Dat is niet automatisch dezelfde telling als de werknemersaantallen uit de loontransparantieregels.

En als je eigenlijk een OR moet hebben, maar die niet hebt?

Heb je een onderneming waarin in de regel ten minste 50 personen werkzaam zijn? Dan ben je in beginsel verplicht een OR in te stellen.

Het ontbreken van een OR terwijl die wettelijk verplicht is, ontslaat je niet van je loontransparantieverplichtingen. Je staat voor een dubbel juridisch probleem: de overtreding van de WOR zelf én het risico dat besluiten over beloningsbeleid en functiewaardering zonder de vereiste instemming zijn genomen en daarmee aantastbaar zijn. De enige structurele oplossing is alsnog een OR of PVT instellen — ondertussen moet je actief werken met alternatieven en alles zorgvuldig documenteren.

Cao? Controleer wie waarover gaat

Tot slot kan ook de cao invloed hebben op de rolverdeling.

Is een onderwerp inhoudelijk in een cao geregeld, dan kan het instemmingsrecht van de OR voor dat onderdeel niet of niet volledig aan de orde zijn. De werknemersvertegenwoordiging vindt dan plaats via de cao-partijen en dus de vakbonden.

Dat betekent niet dat de werkgever vervolgens niets meer hoeft te doen. Een cao kan bijvoorbeeld een functie- of beloningssysteem regelen, terwijl de werkgever nog steeds verantwoordelijk blijft voor een juiste toepassing binnen de eigen organisatie, de eigen loondata en – als de werkgever rapportageplichtig is – de eigen rapportage. Lees verder: Loontransparantie en cao: wat regelt de cao al en wat moet je als werkgever zelf doen?

Controleer dus per onderwerp: wat ligt vast in de cao en over welke keuzes beschikken wij zelf nog?

Zorg dat de OR zijn rol ook daadwerkelijk kan vervullen

Bij loontransparantie kan behoorlijk technische informatie op tafel komen: functiewaarderingsmethoden, beloningsdata, statistische verschillen en soms gevoelige informatie over kleine groepen werknemers.

De OR hoeft dat niet allemaal zelf al te beheersen. OR-leden hebben recht op scholing en de OR kan deskundigen raadplegen. Houd er dus rekening mee dat bij een complex functiegebouw of ingewikkelde rapportagedata aanvullende uitleg of externe expertise nodig kan zijn.

Tegelijk vraagt loondata om zorgvuldigheid. Deel voldoende informatie om de OR zijn taak te laten uitvoeren, maar beperk persoonsgegevens tot wat daarvoor nodig is. Werk waar mogelijk met geaggregeerde informatie en besteed extra aandacht aan kleine categorieën waarin gegevens snel naar individuele werknemers herleidbaar kunnen worden.

Maak medezeggenschap onderdeel van je implementatieplanning

De belangrijkste conclusie is niet dat ieder onderdeel van loontransparantie langs de OR moet. Dat is niet zo.

De OR zit wel precies op een paar keuzes waarop de rest van je aanpak rust: hoe je functies waardeert, welke werknemers je met elkaar vergelijkt, hoe betrouwbaar je rapportage is en hoe je ongerechtvaardigde verschillen oplost.

Breng daarom vooraf per stap in kaart:

1. welk besluit je wilt nemen;
2. of de OR of pvt daarbij een formele rol heeft;
3. of het gaat om informeren, raadplegen of instemming;
4. welke informatie nodig is om die rol goed te kunnen vervullen;
5. wanneer het overleg moet plaatsvinden voordat je verder kunt.

Dan wordt medezeggenschap onderdeel van je implementatie in plaats van een formele hobbel aan het einde.

Bekijk de hele serie Loontransparantie: hulp bij iedere stap

De implementatie van de Loontransparantierichtlijn is een hele kluif. We loodsen je er stap voor stap doorheen. Kies hieronder het onderwerp waar jij hulp bij kunt gebruiken.

• Functiewaardering voor loontransparantie: zo bouw je de juiste categorieën op
• Beloningsvergelijking bij loontransparantie: hoe je dat uitvoert en oplost
• Loontransparantie bij werving en selectie: wat moet je aanpassen?
• Loontransparantie en het informatierecht: hoe ga je daar als werkgever mee om?
• Loontransparantie: zo ziet jouw rapportageplicht eruit
• Loontransparantie bij 50, 100, 150 of 250 werknemers: dit moet je per categorie regelen
• Loontransparantie en de OR: wanneer moet je de ondernemingsraad betrekken?
• Loontransparantie en cao: wat regelt de cao al en wat moet je als werkgever zelf doen?