Loontransparantie: zo ziet jouw rapportageplicht eruit (6/9)

Heb je straks 100 werknemers of meer? Dan krijg je te maken met de rapportageplicht uit de loontransparantieregels. Maar wat rapporteer je dan eigenlijk?

De rapportageplicht is niet alleen een rekensom. Eerst maak je transparant hoe mannen en vrouwen over je totale loongebouw zijn verdeeld. Daarna zoom je in op gelijk of gelijkwaardig werk ; zijn er verschillen moet je die onjectief en genderneutraal kunnen uitleggen, of je trekt recht. Dat is uiteindelijk de vraag waarop je voorbereid wilt zijn: kun je jouw beloningsverschillen niet alleen berekenen, maar ook uitleggen?

We laten het zien aan de hand van Loonlijn B.V., een fictief productiebedrijf met 175 werknemers.

Let op: we gaan in deze blog uit van het huidige Nederlandse wetsvoorstel. De wet is nog niet definitief en onderdelen van de rapportage worden nog nader uitgewerkt.

Moet je rapporteren en wanneer?

De inhoud van de rapportage is voor iedere rapportageplichtige werkgever in principe hetzelfde. Je personeelsomvang bepaalt vooral wanneer je voor het eerst rapporteert en hoe vaak daarna.

Loonlijn heeft 175 werknemers. Het bedrijf valt dus in de staffel van 150 tot 249 werknemers en moet volgens het huidige voorstel uiterlijk 7 juni 2028 voor het eerst rapporteren over kalenderjaar 2027.

Zit je rond een grens? Dan moet je eerst goed bepalen hoeveel werknemers voor deze regeling meetellen. Dat behandelen we apart in onze blog over de toepasselijkheid van de loontransparantieregels.

Maak kennis met Loonlijn B.V.

De fictieve rapportage van het fictieve bedrijf Loonlijn B.V. die hierna bij de bespreking centraal staat, kun je hier als voorbeeld bekijken. Let op: deze is niet bedoeld om over te nemen, maar als voorbeeld om een indruk te krijgen hoe de verschillende onderdelen van de rapportage in samenhang kunnen worden weergegeven.

Loonlijn produceert metalen precisiecomponenten voor de machinebouw. Er werken 120 mannen en 55 vrouwen, verdeeld over productie en assemblage, logistiek, technische dienst, engineering, planning, customer support en projectleiding.

De productie draait in twee ploegen. Loonlijn werkt met negen salarisschalen en kent naast het basissalaris onder meer ploegentoeslagen, overwerkvergoeding, persoonlijke toeslagen en een jaarlijkse prestatiebonus.

Ook de samenstelling van het personeelsbestand verschilt. Vrouwen werken gemiddeld vaker in deeltijd. Mannen zijn relatief sterker vertegenwoordigd in functies met ploegendienst en in enkele technische en hoger betaalde functies.

Dat zijn precies de omstandigheden waardoor een loonverschil op organisatieniveau kan ontstaan, zonder dat daarmee al vaststaat dat mannen en vrouwen voor gelijk of gelijkwaardig werk verschillend worden beloond.

Met die context kunnen we de cijfers beter lezen.

Wat moet Loonlijn rapporteren?

De loonrapportage begint breed: wat verdienen alle vrouwen binnen Loonlijn gemiddeld ten opzichte van alle mannen?

Het gemiddelde brutojaarloon van de mannen bedraagt in ons voorbeeld € 54.400. Bij de vrouwen is dat € 48.100. Dat geeft een verschil van 11,6%.

Kijken we naar het gemiddelde brutouurloon, dan wordt het verschil tussen mannen en vrouwen kleiner: 5,7%.

Dat verschil is logisch te plaatsen. Omdat vrouwen binnen Loonlijn gemiddeld vaker in deeltijd werken, zegt een verschil in jaarloon niet automatisch hetzelfde als een verschil in loon per gewerkt uur.

Daarom rapporteert Loonlijn niet alleen over het jaarloon, maar ook over het uurloon.

Daarnaast moet worden gekeken naar de mediaan. Dat is het loon precies in het midden van de groep: de helft verdient meer en de helft minder. De mediaan voorkomt dat enkele heel hoge of lage lonen het beeld te sterk bepalen.

Ook aanvullende en variabele beloning telt mee. Denk bij Loonlijn bijvoorbeeld aan ploegentoeslag, overwerkvergoeding en de prestatiebonus. De rapportage laat zowel zien hoe groot het verschil daarin is als welk aandeel mannen en vrouwen zulke beloningscomponenten ontvangt.

Waar zitten mannen en vrouwen in de loonverdeling?

Vervolgens kijkt Loonlijn naar de verdeling van mannen en vrouwen over de loonkwartielen.

Een loonkwartiel is simpel gezegd een kwart van het personeelsbestand, gerangschikt naar beloning. Alle werknemers worden van laag naar hoog op hun loon gerangschikt en daarna verdeeld over vier ongeveer even grote groepen:

1. de 25% laagst betaalde werknemers;
2. de volgende 25%;
3. de volgende 25%;
4. de 25% hoogst betaalde werknemers.

Bij 175 werknemers bestaan de groepen van Loonlijn uit 44, 44, 44 en 43 werknemers.

De verdeling ziet er in ons voorbeeld zo uit:

Vrouwen vormen 31,4% van het totale personeelsbestand, maar slechts 16,3% van het hoogste loonkwartiel. In het laagste kwartiel is juist 45,5% vrouw.

Betekent dit dat Loonlijn vrouwen ongelijk beloont? Nee. Het laat wel zien dat mannen en vrouwen anders over de loonstructuur van de organisatie zijn verdeeld. Dat kan bijvoorbeeld samenhangen met de functies waarin zij werken, de verdeling over deeltijd en voltijd, doorstroom of andere objectieve factoren.

Om te beoordelen of er binnen gelijk of gelijkwaardig werk loonverschillen bestaan, moet Loonlijn daarom verder inzoomen.

De belangrijkste vergelijking: gelijk of gelijkwaardig werk

Loonlijn heeft de werknemers voor dit voorbeeld verdeeld over zes categorieën van gelijk of gelijkwaardig werk.

Dat zijn niet automatisch afdelingen, functietitels of salarisschalen. Werknemers moeten worden gegroepeerd op basis van de waarde van het werk.

Binnen iedere categorie wordt vervolgens de loonkloof tussen mannen en vrouwen zichtbaar gemaakt, uitgesplitst naar basisloon en aanvullende of variabele beloning.

Een deel van de rapportage van Loonlijn ziet er bijvoorbeeld zo uit:

Nu ontstaat een ander beeld dan bij het organisatiebrede verschil van 5,7%.

Bij vijf categorieën blijft het verschil in het basisloon per uur onder 5%. Bij projectleiding & accountmanagement bedraagt het verschil 6,4%.

Dat is een signaal om verder te kijken.

Meer dan 5% verschil: wat nu?

De 5%-grens wordt nogal eens gelezen alsof een verschil boven 5% automatisch verboden is. Zo werkt het niet.

Loonlijn moet eerst onderzoeken of het verschil kan worden verklaard door objectieve en genderneutrale criteria. Denk bijvoorbeeld aan relevante ervaring, verantwoordelijkheden of andere criteria die aantoonbaar onderdeel zijn van het beloningsbeleid en consequent worden toegepast.

Een verplichte gezamenlijke loonevaluatie komt volgens het huidige wetsvoorstel pas in beeld als drie voorwaarden samenkomen:

1. binnen een categorie bedraagt het verschil in het gemiddelde loonniveau ten minste 5%;
2. het verschil kan niet worden gerechtvaardigd door objectieve en genderneutrale criteria; én
3. het ongerechtvaardigde verschil wordt niet binnen zes maanden na de rapportage verholpen.

Een verschil onder 5% mag je overigens niet automatisch negeren. Ook een kleiner ongerechtvaardigd loonverschil kan moeten worden aangepakt.

Afronding en publicatie

Voordat je de rapportage indient, moet de directie de juistheid van de informatie bevestigen – en dat moet gebeuren na raadpleging van de ondernemingsraad.

Je levert de rapportage aan bij een daarvoor aangewezen monitoringsorgaan. Welk orgaan dat wordt, moet nog bij algemene maatregel van bestuur worden bepaald.

Een groot deel van de informatie wordt vervolgens openbaar gemaakt op een landelijke website. Het gaat om de organisatiebrede gegevens, zoals de gemiddelde en mediane loonkloof, verschillen in aanvullende of variabele beloning en de verdeling over de loonkwartielen. Sollicitanten, werknemers en andere geïnteresseerden kunnen die gegevens daar inzien en werkgevers, sectoren en regio’s met elkaar vergelijken. Je mag deze informatie daarnaast ook zelf publiceren, bijvoorbeeld op je eigen website.

De loonverschillen per categorie van gelijk of gelijkwaardig werk worden niet publiek gemaakt. Die informatie moet je wel zelf actief delen met je werknemers en ondernemingsraad.

Wat als je niet rapporteert?

Niet of niet volledig rapporteren wordt een overtreding waarop de Nederlandse Arbeidsinspectie toezicht kan houden. Zij kan bijvoorbeeld een waarschuwing geven of eisen dat je alsnog aan de verplichting voldoet, maar ook een last onder dwangsom of bestuurlijke boete opleggen. Het wetsvoorstel koppelt aan overtreding van de rapportageverplichtingen een boete tot maximaal de derde boetecategorie; de concrete inzet en hoogte worden nog nader uitgewerkt. Ook de uitkomsten van inspecties kunnen openbaar worden gemaakt.

Tip: richt je systemen op voorhand in

Je salarisadministratie bevat veel loondata. Maar voor deze rapportage moet je die gegevens ook kunnen koppelen aan bijvoorbeeld: werknemer → categorie van gelijk of gelijkwaardig werk → basisloon → aanvullende en variabele beloning.

En vervolgens moet je gevonden verschillen kunnen begrijpen en waar nodig verklaren. Voor Loonlijn betekent dat bijvoorbeeld dat HR, salarisadministratie en de verantwoordelijken voor het beloningsbeleid dezelfde indeling en gegevens moeten gebruiken. Wacht niet tot de eerste officiële rapportagedatum. Doe vooraf een proefrapportage. Dan ontdek je op tijd of gegevens ontbreken, categorieën niet goed aansluiten of beloningsverschillen bestaan die nader onderzoek vragen.

En dat moet je om de paar jaar opnieuw doen.

Bekijk de hele serie Loontransparantie: hulp bij iedere stap

De implementatie van de Loontransparantierichtlijn is een hele kluif. We loodsen je er stap voor stap doorheen. Kies hieronder het onderwerp waar jij hulp bij kunt gebruiken.

• Functiewaardering voor loontransparantie: zo bouw je de juiste categorieën op
• Beloningsvergelijking bij loontransparantie: hoe je dat uitvoert en oplost
• Loontransparantie bij werving en selectie: wat moet je aanpassen?
• Loontransparantie en het informatierecht: hoe ga je daar als werkgever mee om?
• Loontransparantie: zo ziet jouw rapportageplicht eruit
• Loontransparantie bij 50, 100, 150 of 250 werknemers: dit moet je per categorie regelen
• Loontransparantie en de OR: wanneer moet je de ondernemingsraad betrekken?
• Loontransparantie en cao: wat regelt de cao al en wat moet je als werkgever zelf doen?