Loontransparantie bij 50, 100, 150 of 250 werknemers? Zo moet je tellen en dit moet je dan regelen (7/9)

Heb je 38 werknemers, 98 of 260? Voor een groot deel van de nieuwe loontransparantieregels maakt dat niet uit. De basis geldt breed. Maar bij 50, 100, 150 en 250 werknemers verandert er wel iets.

Je werknemersaantal bepaalt bijvoorbeeld of je extra informatie over loonontwikkeling beschikbaar moet maken, of de OR een rol speelt, of je moet rapporteren en hoe vaak je dat moet doen.

De Europese Richtlijn loontransparantie is definitief. De Nederlandse Wet implementatie Richtlijn loontransparantie mannen en vrouwen is nog in behandeling. Hieronder gaan we daarom uit van het huidige wetsvoorstel. De Nederlandse regels kunnen tijdens de parlementaire behandeling nog wijzigen.

Minder dan 50 werknemers

Ook met 20 of 40 werknemers krijg je met loontransparantie te maken. De grens van 50 is dus geen ondergrens voor de nieuwe regels.

Voor jou gelden de algemene loontransparantieregels:

• Functies en beloning: zorg voor een objectieve en genderneutrale loonstructuur. Waardeer en deel functies in op basis van objectieve en genderneutrale criteria en bepaal welke werknemers gelijk of gelijkwaardig werk verrichten.
• Werving en inschaling: informeer sollicitanten tijdig over het aanvangsloon of de bandbreedte, vraag niet naar hun salarisgeschiedenis en zorg voor genderneutrale vacatures en een niet-discriminerende selectieprocedure.
• Transparantie over beloning: maak de criteria waarmee je het loon en de loonniveaus bepaalt gemakkelijk toegankelijk voor werknemers.
• Informatierecht: werknemers krijgen het recht informatie op te vragen over hun eigen loonniveau en de gemiddelde loonniveaus van mannen en vrouwen die gelijk of gelijkwaardig werk verrichten. Informeer werknemers jaarlijks over dit recht en hoe zij daarvan gebruik kunnen maken.
• Loonverschillen: zorg dat verschillen in beloning bij gelijk of gelijkwaardig werk kunnen worden verklaard met objectieve en genderneutrale criteria. Lukt dat niet, trek de beloning dan gelijk;
• Medezeggenschap: heb je een pvt, dan krijgt die volgens het huidige wetsvoorstel instemmingsrecht bij de objectieve en genderneutrale criteria voor functiewaardering en bij de indeling in categorieën van gelijkwaardig werk. Dit is niet hetzelfde als instemmingsrecht over het volledige belonings- of functiewaarderingssysteem. Lees verder in Loontransparantie en de OR: wanneer moet je de ondernemingsraad betrekken?.

Wat geldt nog niet?

• Je hoeft geen gemakkelijke toegang te geven tot de criteria voor loonontwikkeling.
• Je hoeft geen formele loonrapportage te maken.

Extra opletten rond 50: zit je in de buurt van deze grens? Controleer dan hoe je werknemersaantal voor de loontransparantieregels wordt berekend. Daarover verderop meer.

50 tot 99 werknemers

Vanaf 50 werknemers blijft de hele basis hierboven gelden en komt er één extra transparantieverplichting bij.

Voor jou geldt dus:

• alle algemene regels over functies en beloning, werving en inschaling, transparantie over beloning, het informatierecht en het kunnen verklaren of – als dat niet lukt – corrigeren van loonverschillen die ook voor werkgevers met minder dan 50 werknemers gelden;
• daarnaast: maak ook de criteria voor loonontwikkeling gemakkelijk toegankelijk voor werknemers. Werknemers moeten dus kunnen achterhalen op basis waarvan zij bijvoorbeeld binnen een salarisschaal kunnen groeien of naar een hoger loonniveau kunnen gaan;
• een formele loonrapportage is nog niet verplicht.

Medezeggenschap: heb je een OR, betrek die dan tijdig bij besluiten over het belonings- of functiewaarderingssysteem, de objectieve en genderneutrale criteria en de indeling in categorieën van gelijkwaardig werk. Voor deze onderwerpen kan instemmingsrecht gelden. Lees verder in Loontransparantie en de OR: wanneer moet je de ondernemingsraad betrekken?.

Extra opletten rond 100: nader je de grens van 100 werknemers? Controleer dan tijdig of je rapportageplichtig wordt. Vanaf die grens verandert niet alleen wat je moet doen, maar ook welke gegevens en processen je daarvoor op orde moet hebben.

100 tot 149 werknemers

Vanaf 100 werknemers blijven alle verplichtingen van de categorie 50–99 gelden en komt de formele loonrapportage erbij.

Voor jou geldt dus:

• alle algemene regels over functies en beloning, werving en inschaling, transparantie over loon én loonontwikkeling en het informatierecht;
• de verplichting om loonverschillen bij gelijk of gelijkwaardig werk objectief en genderneutraal te kunnen verklaren, of – als dat niet lukt – de beloning gelijk te trekken;
• daarnaast: stel eens per drie jaar een formele loonrapportage op. Volgens het huidige voorstel rapporteert deze groep voor het eerst uiterlijk 7 juni 2031 over kalenderjaar 2030;
• rapporteer daarbij onder meer over de gemiddelde en mediane loonkloof, aanvullende en variabele beloning, loonkwartielen en loonverschillen binnen categorieën van gelijk of gelijkwaardig werk;
• onderzoek loonverschillen die uit de rapportage naar voren komen en verhelp verschillen die niet objectief en genderneutraal kunnen worden gerechtvaardigd binnen een redelijke termijn;
• beoordeel vervolgens of de voorwaarden voor een gezamenlijke loonevaluatie zijn vervuld. Daarbij speelt onder meer de bekende 5%-grens.

Medezeggenschap: de OR krijgt vanaf de rapportageplicht ook aanvullende rollen. De OR wordt geraadpleegd over de getrouwheid van de rapportage en kan inzicht krijgen in de gebruikte methoden. Ook bij het verhelpen van ongerechtvaardigde loonverschillen en een eventuele gezamenlijke loonevaluatie speelt de OR een formele rol. Lees verder in Loontransparantie en de OR: wanneer moet je de ondernemingsraad betrekken?.

Over die 5%: de 5%-grens is geen algemene veilige marge. Een gezamenlijke loonevaluatie kan nodig zijn als binnen een categorie een loonkloof van ten minste 5% bestaat, deze niet met objectieve en genderneutrale criteria kan worden gerechtvaardigd én niet binnen zes maanden wordt verholpen.

Extra opletten rond 150: boven deze grens verandert niet de frequentie van rapporteren, maar volgens het huidige voorstel wel het moment waarop je voor het eerst moet rapporteren.

150 tot 249 werknemers

Voor werkgevers met 150 tot 249 werknemers gelden inhoudelijk vrijwel dezelfde verplichtingen als voor werkgevers met 100 tot 149 werknemers. Het belangrijke verschil is dat de rapportageplicht eerder start.

Voor jou geldt dus:

• alle algemene regels over functies en beloning, werving en inschaling, transparantie over loon en loonontwikkeling en het informatierecht;
• de verplichting loonverschillen bij gelijk of gelijkwaardig werk objectief en genderneutraal te kunnen verklaren, of – als dat niet lukt – de beloning gelijk te trekken;
• een formele loonrapportage eens per drie jaar;
• waar aan de voorwaarden wordt voldaan: een gezamenlijke loonevaluatie, waarbij onder meer de 5%-grens relevant is;
• anders dan bij 100–149 werknemers: de eerste rapportage is volgens het huidige Nederlandse voorstel al voorzien uiterlijk 7 juni 2028 over kalenderjaar 2027.

Medezeggenschap: dezelfde OR-rechten gelden als bij de categorie 100–149: betrokkenheid bij de relevante functie- en beloningsstructuur, raadpleging over de getrouwheid van de loonrapportage en waar nodig instemming bij herstelmaatregelen en de gezamenlijke loonevaluatie. Lees verder in Loontransparantie en de OR: wanneer moet je de ondernemingsraad betrekken?.

Extra opletten rond 250: vanaf 250 werknemers verandert vooral de frequentie. Rapporteren wordt dan geen driejaarlijkse, maar een jaarlijkse verplichting.

250 werknemers of meer

Vanaf 250 werknemers blijven alle inhoudelijke verplichtingen van de categorie 150–249 gelden. Het belangrijkste verschil is dat de loonrapportage ieder jaar moet worden uitgevoerd.

Voor jou geldt dus:

• alle algemene regels over functies en beloning, werving en inschaling, transparantie over loon en loonontwikkeling en het informatierecht;
• de verplichting loonverschillen bij gelijk of gelijkwaardig werk objectief en genderneutraal te kunnen verklaren, of – als dat niet lukt – de beloning gelijk te trekken;
• waar aan de voorwaarden wordt voldaan: een gezamenlijke loonevaluatie, waarbij onder meer de 5%-grens relevant is;
• daarnaast: stel ieder jaar een formele loonrapportage op;
• de eerste rapportage is volgens het huidige Nederlandse voorstel voorzien uiterlijk 7 juni 2028 over kalenderjaar 2027.

Medezeggenschap: ook hier gelden dezelfde formele OR-rechten rond functie- en beloningsstructuren, de loonrapportage, herstel van ongerechtvaardigde verschillen en een eventuele gezamenlijke loonevaluatie. Omdat de rapportage jaarlijks terugkomt, ligt het voor de hand de betrokkenheid van de OR ook als terugkerend proces in te richten. Lees verder in Loontransparantie en de OR: wanneer moet je de ondernemingsraad betrekken?.

Wat verandert er vooral vanaf 250? Niet de basis waaraan je functie- en beloningsstructuur moet voldoen en ook niet de inhoud van de loonrapportage. Het verschil zit vooral in de jaarlijkse frequentie. Daardoor wordt loontransparantie nog nadrukkelijker een vast HR- en dataproces in plaats van een periodieke exercitie.

Maar hoeveel werknemers heb je dan precies?

Dat klinkt eenvoudiger dan het is.

Voor de grenzen van de loontransparantieregels kijk je volgens het huidige wetsvoorstel niet simpelweg naar het aantal mensen dat vandaag op je loonlijst staat. De organisatiegrootte wordt jaarlijks bepaald aan de hand van de werknemers die in het voorgaande kalenderjaar hebben gewerkt. Daarbij wordt de arbeidsomvang uitgedrukt in arbeidsjaareenheden (AJE), oftewel fte.

Het uitgangspunt is eenvoudig:

• iemand die het hele jaar voltijd werkt = 1 AJE;
• iemand die het hele jaar 50% werkt = 0,5 AJE;
• iemand die drie maanden voltijd werkt = 0,25 AJE;
• iemand die zes maanden 60% werkt = 0,3 AJE.

Werk je dus in deeltijd of maar een deel van het jaar, dan telt die arbeidsomvang naar rato mee.

Een voorbeeld: 118 mensen betekent niet automatisch 118 werknemers voor de grens

Stel dat in het voorgaande kalenderjaar bij jouw organisatie hebben gewerkt:

• 80 werknemers die het hele jaar voltijd werken → 80 AJE;
• 20 werknemers die het hele jaar 50% werken → 10 AJE;
• 8 werknemers die drie maanden voltijd werken → 2 AJE;
• 10 uitzendkrachten die het hele jaar voltijd bij jouw organisatie werken → 10 AJE.

Opgeteld kom je uit op 102 AJE.

Er hebben in dit voorbeeld 118 verschillende mensen gewerkt, maar voor de toepasselijke werknemersgrens kom je uit op 102.

En dat laatste getal is relevant. Je komt dan volgens het huidige wetsvoorstel boven de grens van 100 uit en krijgt dus met de formele rapportageplicht te maken.

Uitzendkrachten? Die kunnen jouw telling verhogen

Ter beschikking gestelde arbeidskrachten, zoals uitzendkrachten, tellen voor de organisatiegrootte mee bij de organisatie waar zij feitelijk werken: de inlener. De uitlener telt voor zijn eigen organisatiegrootte alleen de arbeidskrachten die voor zijn eigen onderneming werken.

Heb je bijvoorbeeld:

• 94 AJE aan eigen werknemers; en
• 8 AJE aan uitzendkrachten die bij jouw organisatie werken?

Dan kom je voor deze regels uit op 102 AJE. De inzet van uitzendkrachten kan dus net het verschil maken tussen wel of niet rapportageplichtig zijn.

En een stagiair?

Voor de telling wordt volgens het huidige wetsvoorstel in beginsel gekeken naar werknemers met een arbeidsovereenkomst of publiekrechtelijke aanstelling.

Een stagiair telt dus niet automatisch mee omdat die binnen je organisatie stage loopt. Is de juridische verhouding feitelijk een arbeidsovereenkomst, dan kan dat anders liggen.

Meerdere bv’s? Tel niet automatisch het hele concern bij elkaar op

Heb je drie bv’s met ieder personeel? Tel dan niet automatisch alle werknemers binnen de groep bij elkaar op.

Uitgangspunt van het wetsvoorstel is de afzonderlijke werkgever. De werknemers van verschillende werkgevers binnen een concern worden dus niet zonder meer bij elkaar opgeteld voor de werknemersgrens.

Voorbeeld: drie werkmaatschappijen hebben respectievelijk 70, 65 en 40 AJE. Samen zijn dat 175 AJE. Dat betekent niet automatisch dat iedere werkmaatschappij voor de rapportage wordt behandeld als een werkgever met 175 werknemers.

Bij concernstructuren is dus niet alleen de rekensom belangrijk. Je moet eerst bepalen welke entiteit voor deze regels werkgever is.

Internationale werknemers? Dan kan de telling ingewikkelder worden

Bij internationale organisaties kan de telling minder vanzelfsprekend zijn. Denk aan werknemers die structureel over de grens werken, Nederlandse en buitenlandse vestigingen of werknemers die formeel bij een buitenlandse groepsmaatschappij in dienst zijn.

Dan is het verstandig niet alleen naar het HR-overzicht te kijken, maar eerst vast te stellen welke werknemers voor de Nederlandse regels moeten worden meegenomen.

Bekijk de hele serie Loontransparantie: hulp bij iedere stap

De implementatie van de Loontransparantierichtlijn is een hele kluif. We loodsen je er stap voor stap doorheen. Kies hieronder het onderwerp waar jij hulp bij kunt gebruiken.

• Functiewaardering voor loontransparantie: zo bouw je de juiste categorieën op
• Beloningsvergelijking bij loontransparantie: hoe je dat uitvoert en oplost
• Loontransparantie bij werving en selectie: wat moet je aanpassen?
• Loontransparantie en het informatierecht: hoe ga je daar als werkgever mee om?
• Loontransparantie: zo ziet jouw rapportageplicht eruit
• Loontransparantie bij 50, 100, 150 of 250 werknemers: dit moet je per categorie regelen
• Loontransparantie en de OR: wanneer moet je de ondernemingsraad betrekken?
• Loontransparantie en cao: wat regelt de cao al en wat moet je als werkgever zelf doen?