Wat moet je weten om een incasso-zaak te voorkomen
Kun je jouw antwoord niet vinden? Stel dan jouw vraag hier aan Stefan.
Juridisch gezien is 1 aanmaning waarin je een laatste termijn biedt om te betalen voldoende. In de praktijk is 2 aanmaningen gebruikelijk. Als je dan nog geen betaling of concrete toezeggingen hebt van jouw debiteur, adviseren wij om te bellen. Leidt dat nog steeds tot niets, dan loop je het risico aan het lijntje gehouden te worden (en ben je eigenlijk gratis krediet aan het verstrekken).
Is er sprake van een zakelijke debiteur, dan mag het kort zijn. 3 tot 5 werkdagen is gebruikelijk. Is jouw klant een consument dan moet je wettelijk een termijn van tenminste 14 dagen aanhouden.
De wet zegt “schriftelijk”, maar email geldt juridisch tegenwoordig ook als schriftelijk. Wij adviseren per email, want dat is sneller en goedkoper. Het is bij email ook lastiger te ontkennen dat deze is ontvangen. Zeker wanneer je de aanmaning richt aan meerdere personen tegelijkertijd (bijvoorbeeld aan zowel de directie als aan de administratie). Als er geen emailadres bekend is, gebruik dan het officiële adres uit de kamer van koophandel voor de brief. Tenminste 1 aanmaning aangetekend versturen is dan het beste.
Een sommatie (of aanmaning) is allereerst bedoeld om druk uit te oefenen, maar deze moet ook gebruikt kunnen worden als er rechtsmaatregelen genomen moeten worden. Een goede sommatie geeft een opsomming van alle vervallen facturen (zodat er geen twijfel kan ontstaan over de juistheid van de vordering), met een duidelijke termijn met een datum waarop er betaald moet zijn. Kondig aan dat er incassorente en incassokosten zullen worden gevorderd als er niet tijdig betaald wordt en dat de vordering uit handen wordt gegeven aan een incassopartij. Let ook op dat je bij de sommatie (exact) dezelfde gegevens en benaming van jouw klant gebruikt, zoals ook in de KVK staan, liefst zelfs met het juiste KVK nummer erbij.
Bij zakelijke klanten begint de handelsrente al te lopen meteen na het vestrijken van de afgesproken betalingstermijn. Daar is geen aanmaning voor nodig. Bij particuliere klanten (consumenten) moet je wel eerst een aanmaning hebben verzonden en de consument een laatste betalingskans hebben geboden van tenminste 14 dagen. Is er dan nog niet betaald mag je wettelijke rente in rekening brengen.
De wettelijke handelsrente (bij zakelijke debiteuren) bedraagt (juni 2022) 8%. De wettelijke rente (bij consumenten bedraagt (juni 2022) 2%. Check altijd de laatste stand van zaken op deze site van de overheid.
Lees deze blog: Nieuwe klant? Google eerst eens even (5 tips)
De meeste effectieve rechtsmaatregel is het aanvragen van het faillissement van de debiteur. Niet zozeer om deze daadwerkelijk failliet te laten verklaren, maar wel om heel snel maximale druk op te voeren. Deze procedure is ook goedkoop, ook al heb je hier een advocaat voor nodig. Lees ook: Waarom de faillissementsprocedure als incassomiddel zo goed werkt Daarnaast is er de incassoprocedure, daarmee kun je snel een vonnis krijgen als de vordering onbetwist is. Met dat vonnis kun je betaling afdwingen, bijvoorbeeld door beslag te leggen op de bankrekening of onder debiteuren.
Als je niets hebt geregeld in jouw algemene voorwaarden geldt de volgende regeling. Je mag kosten in rekening gaan brengen als de debiteur “in verzuim” is. Een goede aanmaning is daarvoor voldoende. Je mag dan jouw eigen kosten bij de vordering optellen. De staffel is als volgt: Over de eerste € 2.500: 15% (minimaal € 40); over de volgende € 2.500: 10%; over de volgende € 5.000: 5%; over de volgende € 190.000: 1%; over het meerdere: 0,5%, met een maximum van € 6.775.
Je mag hier in jouw algemene voorwaarden van afwijken ten opzichte van zakelijke klanten.
Wat moet ik regelen in mijn algemene betalingsvoorwaarden?
Je kunt in jouw algemene voorwaarden een eigen regeling opnemen ten aanzien van rente en incassokosten, mits het gaat om zakelijke klanten (dus niet bij consumenten). Veel voorkomend is een bepaling waarin altijd 15% incassokosten gerekend wordt over de vervallen vordering, met een minimumbedrag van € 250,00. Zo’n (forse) regeling beweegt debiteuren sneller tot betaling. Let wel: je mag dit in rekening brengen, maar je kunt hier in specifieke gevallen altijd coulant mee omgaan.
Wat betreft de rente is een percentage van 1,5% per maand een gangbaar alternatief voor de wettelijke handelsrente van 8% per jaar.
Meestal rest jou niets anders dan de vordering in te dienen in het faillissement. Als er nog een lopende opdracht is, kun je dat soms nog als hefboom voor betaling gebruiken. Bel dan direct met onze specialisten. Denk ook aan een eventueel eigendomsrecht als je dat goed in jouw algemene voorwaarden hebt geregeld. Verder kan het recht van reclame misschien helpen (dat lijkt op een eigendomsvoorbehoud, en dit recht heb je ook als je niets geregeld hebt in de algemene voorwaarden). Onder “downloads” vind je modelteksten hiervoor. Lees ook: Terughalen van je spullen bij een (dreigend) faillissement van jouw klant. Vergeet het recht van reclame niet!
Ja, onze specialisten kennen de weg ook over de grens. Hier zijn vaak wel aanvullende kosten aan verbonden. Lees ook:
Laat jouw klant altijd eerst een voorstel doen per email (dus schriftelijk). Juridisch erkent hij dan alvast de vordering en dat is altijd gunstig. Alles wat in een goede betalingsregeling voor moet komen, lees je in de model betalingsregeling onder “downloads”. Daarmee kun je de regeling ook goed vastleggen.
